Workshop là gì? Quy trình để tổ chức một buổi workshop thành công

Định nghĩa workshop là gì?

Workshop là hoạt động thảo luận, trao đổi, hướng dẫn thực hành về một chủ đề, vấn đề thuộc về một lĩnh vực nhất định nào đó. Những người tham gia vào buổi thảo luận này sẽ có cơ hội thu nạp kiến thức, kĩ năng mới hay có thể chia sẻ những điều mà mình biết với những người tham gia. Nói cách khác, thì đây là một buổi ngoại khóa có độ “mở” rất cao.

Người diễn giả trong buổi workshop được gọi là speaker sẽ lựa chọn ra một chủ đề nhất định để trao đổi, giảng dạy cho những người tham dự. Thời gian của một buổi workshop có thể sẽ kéo dài trong khoảng thời gian từ 2 đến 4 tiếng.

Hoạt động chính trong chương trình thường sẽ là thảo luận với khách mời, hướng dẫn cho khách mời một kỹ năng cụ thể và phần giải đáp những thắc mắc, câu hỏi được đặt ra.

Không có sự giới hạn nhất định về số lượng thành viên tham gia một chương trình workshop, có thể chỉ một vài người, mười mấy người cho đến những sự kiện quy mô lớn với hàng trăm người tham dự.

Số lượng thành viên tham gia sẽ phụ thuộc khá nhiều vào khả năng thực tiễn của đơn vị tổ chức cũng như nội dung chương trình hoặc không gian.

Phần không gian tổ chức có thể mở hoặc kín nhưng cần phải có diện tích đủ rộng rãi, tạo sự thoải mái cho các thành viên tham gia trao đổi, thực hành các kỹ năng, networking, teamwork,…

Lợi ích của hoạt động workshop 

Workshop đem lại ba lợi ích chính cho những người tham gia là:

• Thứ nhất, với tính chất của một chương trình workshop, bạn có thể gặp gỡ, giao lưu, làm việc với những người mà bạn chưa biết mặt, chưa từng tiếp xúc. Họ có thể trở thành đồng đội cùng làm việc với bạn trong buổi Workshop diễn ra và bạn sẽ phải học cách thống nhất với họ để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Điều này giúp bạn nâng cao khả năng hòa nhập cộng đồng và tinh thần teamwork.
• Thứ hai, với một điều kiện tương đối hạn chế (về thời gian, vật chất,…) bạn sẽ được yêu cầu buộc phải sáng tạo ra một sản phẩm gì đó thú vị và độc đáo, đây là một điều không hề dễ dàng. Với tinh thần làm việc nghiêm túc, sự nỗ lực không ngừng nghỉ, bạn có thể rèn cho não bộ khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực ngắn hạn.
• Thứ ba, với những bạn rụt rè, trầm tính, workshop là một hình thức giao lưu mới mẻ, hay ho giúp bạn tự tin hơn, nâng cao khả năng giao tiếp hiệu quả. Còn với các bạn hướng ngoại, tính cách sôi nổi, yêu thích các hoạt động giao lưu, thuyết trình thì đây lại càng là một cơ hội thể hiện mình tuyệt vời hơn.
• Ít người biết rằng workshop là một kênh quảng bá thương hiệu vô cùng hiệu quả. Các doanh nghiệp có thể tổ chức những buổi workshop để giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ của mình để giảm thiểu tối đa chi phí marketing. Workshop hoàn toàn có thể trở thành nơi gặp gỡ giữa các doanh nhân, những khách hàng tiềm năng…

Một chương trình workshop hiệu quả cần các yếu tố nào?

Để tổ chức một chương trình workshop có tính hiệu quả cao cần những yếu tố sau:

• Người đại diện cho những bên có liên quan đến chương trình.
• Xác định mục tiêu cụ thể của chương trình.
• Xác định trước các phương thức tương tác giữa speaker và người tham gia.
• Xác định các sản phẩm công việc đầu ra.
• Một người điều phối chương trình sở hữu kỹ năng dẫn dắt tốt.

Một chương trình workshop hiệu quả sẽ giúp nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau, thúc đẩy sự giao tiếp mạnh mẽ giữa các bên tham gia, và tạo ra những kết quả cuối cùng có giá trị cao.

Quy trình tổ chức một buổi workshop thành công

Dù đã xuất hiện ở Việt Nam được một thời gian thế nhưng workshop vẫn còn là một hoạt động khá mới mẻ đối với nhiều người. Để tổ chức nên một buổi workshop thành công, hiệu quả, đạt được những mục tiêu đã đề ra cần phải làm những gì?

Chuẩn bị bước đầu cho một buổi workshop

Sự chuẩn bị luôn đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong một sự kiện, có thể quyết định tới 50% sự thành công của workshop. Những công tác cần phải làm để chuẩn bị cho một chương trình workshop cụ thể bao gồm:

• Xác định mục đích, mục tiêu cụ thể khi tổ chức buổi workshop, những kết quả cần đạt được sau khi chương trình kết thúc.
• Xác định các đối tác, đối tượng liên quan sẽ tham gia vào chương trình.
• Tìm kiếm, lựa chọn ra người quản lý, người hướng dẫn tổ chức cùng một người thư ký để thực hiện công việc ghi chép quá trình hoạt động sẽ diễn ra.
• Triển khai xây dựng một chương trình nghị sự.
• Set – up khu vực tổ chức buổi workshop thật tỉ mỉ cẩn thận, sắp xếp lại bàn ghế, trang trí cho không gian phòng ốc theo chủ đề buổi workshop như kế hoạch đã lập.
• Gửi đến các bên đối tác, khách mời tham gia timeline, kịch bản chương trình (nếu có).
• Có thể tổ chức phỏng vấn, phát phiếu Q/A đến cho những người tham dự chương trình để biết suy nghĩ của họ về workshop.

Quá trình tiến hành một chương trình workshop

Để hoạt động workshop diễn ra một cách thành công thì ban tổ chức cần tuân thủ nghiêm túc những quy tắc dưới đây:

• Luôn luôn tôn trọng các quan điểm, nhận định, đánh giá, ý kiến mà người tham dự chương trình đưa ra.
• Thảo luận, trao đổi về chủ đề được đưa ra dựa trên tinh thần cùng nhau chia sẻ và học hỏi lành mạnh.
• Khung giờ chia sẻ, thảo luận cần có các mốc thời gian cụ thể, nhất định để từ đó không làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác.
• Tập trung thảo luận về vấn đề chính được đưa ra.
• Tuyệt đối không đả kích, bài xích, miệt thị hay có những biểu cảm, thái độ không đúng mực với những người khác, nên phản biện vấn đề một cách lịch sự.
• Cần có sự tổng kết tất cả các ý kiến được đưa ra, đưa ra sự đồng thuận nhất trí cuối cùng sau khi đã kết thúc chương trình thảo luận.

Người điều phối buổi workshop sẽ có vai trò định hướng các hoạt động diễn ra theo timeline, duy trì được sự ổn định và tập trung vào chủ đề thảo luận chính.

Tổng kết chương trình workshop

Sau khi kết thúc chương trình, người điều phối sẽ tiếp tục làm việc, phân tích những hạng mục đã thảo luận, ghi nhận những ưu điểm và nhược điểm trong buổi workshop, hoàn thiện những tài liệu liên quan, phân phối chúng đến với những người đã tham dự, rút kinh nghiệm cho những chương trình tổ chức sau đó.

Xác định chính xác vai trò của những người tham dự chương trình workshop

Mỗi thành phần tham gia chương trình workshop đều đảm nhiệm những vai trò nhất định của riêng mình. Công việc của ban tổ chức là cần nắm rõ được vai trò của các đối tượng tham gia chương trình để từ đó có thể thu lại các kết quả tốt đẹp như mong đợi.

Nhà tài trợ

Nhà tài trợ là những người có khả năng hỗ trợ tổ chức buổi workshop như là kinh phí hay không gian địa điểm tổ chức. Họ không nhất thiết có mặt tại nơi diễn ra chương trình làm việc hay và cũng không chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của buổi workshop.

Thông thường quy mô tổ chức của các buổi workshop khá nhỏ nên những hạng mục cần đến nhà tài trợ cũng không có quá nhiều.

Người điều phối

Người điều phối chính là những người “cầm trịch” chủ chốt trong chương trình workshop. Những người này sẽ nắm rõ về mục đích tổ chức chương trình, có trách nhiệm hướng dẫn cho những người tham dự vào hoạt động của chương trình workshop đồng thời giám sát quá trình diễn ra toàn bộ sự kiện.

Người điều phối buộc phải theo sát toàn bộ hoạt động, những tổ chức của workshop từ lúc bắt đầu cho đến phút cuối. Vì vậy, yêu cầu bắt buộc đối với những người điều phối là sở hữu khả năng bao quát toàn cảnh cao, phối hợp với nhiều đơn vị, bộ phận khác nhau để nhanh chóng giải quyết các vấn đề bất ngờ.

Để trở thành điều phối thành công bạn cần phải làm những điều sau:

• Học hỏi từ những người đi trước: bạn cần phải không ngừng học hỏi và cải thiện khả năng nhìn nhận, bao quát toàn bộ chương trình. Hãy tìm đến những người điều phối có kinh nghiệm, tìm hiểu cách mà họ thành công, nghe họ chia sẻ về những khó khăn mà họ phải đối mặt.
• Không được thúc giục khá giả: Thay vì thúc giục khán giả đưa ra câu trả lời trong phần Q/A, bạn hãy tóm tắt các vấn đề được nêu ra, gợi mở thêm thông tin và khuyến khích khán giả đưa ra ý kiến riêng của mình.
• Thêm một chút không khí vui vẻ vào chương trình: Thay vì tỏ ra quá nghiêm trọng hãy thêm gia vị hài hước, dí dỏm vào buổi workshop để mọi người đều cảm thấy thoải mái hơn.
• Khéo léo kết chương trình vào một thời điểm thích hợp. Khi khán giả tranh luận quá nhiệt tình và vượt quá thời gian quy định thì người điều phối cần can thiệp vào một cách khéo léo để không làm mất lòng người tham dự. Đừng quên cảm ơn khán giả, những người tài trợ, diễn giả về những đóng góp của họ cho sự thành công chung của chương trình workshop.

Người ghi chép

Người ghi chép tài liệu cần theo dõi tất cả hạng mục hoặc vấn đề mà chưa thể hoàn thành trong buổi workshop. Một số phẩm chất mà người ghi chép cần có là: tập trung, chú ý vào trọng tâm, sắp xếp thông tin khoa học, sáng tạo, lắng nghe tích cực.

Người điều phối thời gian

Người giám sát chương trình sẽ có nhiệm vụ là đảm bảo tất cả các hạng mục trong buổi workshop diễn ra theo đúng khung giờ đã định và gói gọn trong khoảng thời gian đặt ra trong kế hoạch ban đầu. Vị trí này đòi hỏi phải có sự sát sao trong công việc và đồng thời tuân thủ kỷ luật vô cùng chặt chẽ về mặt thời gian.

Những dụng cụ để hỗ trợ cho người điều phối gian là:

• Một bản tóm tắt lịch trình hoặc nội dung công việc trong chương trình.
• Một chiếc bút để ghi chép
• Đồng hồ để đếm giờ (hoặc sử dụng đồng hồ đeo tay/điện thoại thông minh)
• Một cuốn sổ dùng để ghi chép thông tin.

Workshop là nơi để bạn có thể học hỏi được nhiều kỹ năng và kiến thức mới, cũng giúp bạn có thể làm quen với những người bạn mới, tự tin hơn. Hiện nay các buổi workshop được tổ chức rất nhiều tại Việt Nam với những chủ đề khác nhau, phù hợp với nhu cầu, sở thích nhiều đối tượng người tham gia.