Meey Land
Workshop là gì? Các bước tổ chức một buổi Workshop thành công
BÀI LIÊN QUAN
Workplace là gì? Tại sao Workplace lại phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏWorking capital là gì? Vai trò của Working capital trong doanh nghiệpWorkflow là gì? Những lợi ích mà Workflow đem đến cho doanh nghiệpWorkshop là gì?
Cho đến ngày nay, Workshop vẫn chưa có một định nghĩa chính xác nhất. Hiểu theo cách nôm na, workshop được hiểu là mô hình của một buổi hội thảo, thảo luận hay trao đổi kiến thức và kỹ năng có tính mở dành cho mọi ngành nghề đối tượng. Phần đầu buổi sẽ gồm là phần trình bày của diễn giả hoặc những người có chuyên môn và phần còn lại là hỏi đáp tự do dành cho người tham dự.
Thông thường một buổi workshop sẽ kéo dài trong 2 - 4 giờ đồng hồ tùy vào chủ đề. Để một buổi workshop được đánh giá là thành công chỉ khi tổng hòa được 3 yếu tố: Hữu ích, không nhàm chán và có tính tương tác cao. Điều này phụ thuộc lên đến 80% vào năng lực của MC và khách mời và một phần vào không gian và những thiết bị.
Một số bài viết về Workshop thường nhấn mạnh về giới hạn thành viên tham gia. Trên thực tế, số lượng người tham gia sẽ phụ thuộc nhiều vào mục đích của người tạo ra workshop, những chủ đề được triển khai trong buổi workshop là gì, khách mời của buổi workshop đó là ai và không gian diễn ra buổi workshop đó ở đâu,...
Thông thường workshop có hai hình thức là online và offline. Hình thức offline sẽ thường ít người tham gia hơn vì các lý do về địa điểm, khoảng cách,...
Lợi ích của việc tổ chức workshop là gì?
Workshop là gì đã được chúng tôi đề cập ở phần trên. Việc tổ chức một buổi Workshop có rất nhiều lợi ích. Dưới đây là những lợi ích cơ bản mà chúng tôi đã đề cập.
Nâng cao khả năng làm việc nhóm
Để có thể làm nên một buổi workshop thông thường phải có một đội ngũ nhiều thành viên cùng nhau làm việc và mỗi người một công đoạn. Đây chính là một cơ hội tốt để bạn nâng cao khả năng làm việc nhóm của bản thân mình. Workshop được xem là hình thức giao lưu một cách chủ động và không ràng buộc.
Thúc đẩy khả năng sáng tạo
Trong việc lên ý tưởng và tạo dựng một buổi workshop có rất nhiều vấn đề phát sinh vô cùng khó giải quyết đòi hỏi mọi người phải tự tư duy, sáng tạo để đưa ra cách giải quyết tốt nhất. Trong trường hợp bị hạn chế về mọi mặt, mọi người cần tập trung cao độ và nghiêm túc để phát huy khả năng là việc dưới áp lực trong khoảng thời gian ngắn. Điều này sẽ giúp nâng cao khả năng sáng tạo của bạn.
Kênh quảng bá thương hiệu hiệu quả
Nếu so với các chiến lược Marketing quảng bá thương hiệu thì một buổi workshop sẽ tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều mà hiệu quả thì không hề thua kém. Một buổi workshop nhất là những buổi workshop online sẽ kéo theo sự quan tâm của rất nhiều người trong cùng lĩnh vực tham gia, do đó khả năng tiếp cận đúng mục tiêu thị trường là rất cao.
Các hình thức phổ biến hiện nay của workshop là gì?
Ngày nay, Workshop được diễn ra với rất nhiều hình thức. Dưới đây là một số hình thức phổ biến của Workshop.
Workshop chia sẻ kiến thức
Đây là một hình thức rất phổ biến và dễ dàng tổ chức. Quy mô của hình thức này thường diễn ra từ vài chục đến vài trăm người trong khoảng 3 - 4 tiếng tùy người tổ chức. Đối với workshop chia sẻ kiến thức thường được tổ chức dưới dạng một chuyên gia hay diễn giả chia sẻ những kinh nghiệm kiến thức chuyên môn trong ngành.
Sau khi diễn giả chia sẻ xong, một phần ba khoảng thời gian còn lại của chương trình sẽ được dùng cho khán giả hỏi và chuyên gia giải đáp các thắc mắc. Những buổi workshop như thế này, người tham dự có thể học hỏi được rất nhiều kiến thức và tích lũy được nhiều kinh nghiệm.
Workshop về thực hành
Buổi workshop này thông thường sẽ được tổ chức trong nội bộ công ty và được xem như buổi đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên. Tại workshop, người tham dự sẽ được lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm từ những diễn giả đồng thời được thực hành các công việc trong buổi workshop nhằm đảm bảo cho buổi workshop được diễn ra hiệu quả. Người tham gia thường chính là những người mong muốn nâng cao chuyên môn.
Workshop để quảng bá
Những buổi workshop thế này thường được diễn ra nhằm mục đích quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm mới và thường có quy mô lớn lên đến hàng trăm người.
Đây là một buổi Workshop được chuẩn bị rất chi tiết và chu đáo với mong muốn người tham gia hiểu rõ về sản phẩm. Các buổi Workshop thế này thường có sự tham dự của đại diện nhãn hàng và các chuyên gia được mời đến để tư vấn rõ nhất về sản phẩm. Đây được coi như một hình thức Marketing hiệu quả với mong muốn truyền tải thông tin từ nhãn hàng đến người tham dự một cách nhanh chóng nhất.
Các bước tổ chức một buổi Workshop thành công
Các bước để tổ chức một buổi Workshop là gì? Những yếu tố nào tạo nên thành công cho một buổi Workshop? Tất cả sẽ được chúng tôi giải đáp trong phần dưới đây.
Chuẩn bị kỹ trước buổi Workshop
Để một buổi Workshop được thành công, trước hết, bạn cần xác định được mục tiêu rõ ràng cho buổi workshop để đề ra chiến lược cụ thể về thời gian và những hoạt động diễn ra,...
Trong trường hợp có nhiều khách mời tham dự, bạn cần chuẩn bị một kịch bản chương trình gửi đến họ. Điều này không những giúp những khách mời nắm rõ được chương trình mà còn giúp chương trình đi đúng hướng kế hoạch.
Khi đã có được mục tiêu cụ thể, người tổ chức sẽ lập ra được danh sách đối tượng tham gia để tiếp cận được đúng đối tượng. Bên cạnh đó, một số yếu tố bên ngoài cũng cần cần phải sắp xếp như địa điểm tổ chức, số lượng người tham gia, máy chiếu hay các trang thiết bị phục vụ cho buổi workshop,...
Xác định vai trò của người tham dự
Trong quá trình diễn ra workshop, mỗi vị trí đều có vai trò, trách nhiệm riêng. Việc phân công nhiệm vụ giúp mỗi cá nhân nắm rõ thông tin chương trình và gia tăng hiệu quả công việc đồng thời cho thấy sự chuyên nghiệp của chương trình.
Tiến hành buổi workshop theo đúng kế hoạch
Buổi Workshop nên được diễn ra theo đúng thời gian đã thông báo. Người điều phối sẽ mở màn buổi workshop bằng lời chào, giới thiệu để dẫn dắt vào chủ đề.
Sau đó, MC sẽ tóm tắt cho mọi người khung thời gian diễn ra những hoạt động trong suốt buổi workshop đồng thời nêu lên mục đích và những mong muốn sau chương trình.
Đối với vị trí người tham dự, bạn nên lắng nghe và tôn trọng những chia sẻ của các chuyên gia và tích cực đưa ra những ý kiến đóng góp trên quan điểm tôn trọng lẫn nhau để buổi workshop trở nên thành công hơn.
Tổng kết và đúc rút kinh nghiệm
Sau khi kết thúc một buổi Workshop, người điều phối sẽ tổng kết lại chương trình, cảm ơn khách mời và khán giả đã tham gia buổi Workshop. Ban tổ chức buổi Workshop nên họp lại để tổng kết và đúc rút ra khi nghiệm cho những buổi Workshop tiếp theo trở nên tốt hơn.
