Có được ủy quyền cho người khác tham dự Hội nghị nhà chung cư lần đầu hay không?

Hỏi : 

“Tòa nhà chung cư nơi tôi ở chuẩn bị tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu. Tôi muốn hỏi, chủ sở hữu căn hộ có được ủy quyền cho một chủ sở hữu khác trong tòa nhà đó tham dự Hội nghị không? Có quy định về một người được nhận ủy quyền của bao nhiêu người không? 

Theo tôi biết, mỗi người chỉ được ủy quyền cho một người khác thôi. Giấy ủy quyền với nội dung tham dự Hội nghị nhà chung cư, phát biểu và bỏ phiếu bầu Ban quản trị tòa nhà có phải chứng thực tại phường hoặc công chứng không? Xin nói rõ đây là ủy quyền giữa các chủ sở hữu căn hộ trong Tòa chung cư với nhau” (Anh Vũ Huy Bắc - Bắc Giang).

Trả lời:

Liên quan đến câu hỏi của anh Bắc, Luật sư Diệp Năng Bình - Đoàn Luật sư TP Hồ Chí Minh xin tư vấn như sau: 

Điều 13 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, quy định pháp luật chỉ yêu cầu người tham dự hội nghị nhà chung cư lần đầu là đại diện chủ sở hữu căn hộ chung cư mà không bắt buộc là chủ sở hữu căn hộ trong chung cư. 

“Hội nghị nhà chung cư lần đầu

1. Điều kiện để tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:

a) Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua); trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm này mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao;

2. Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:

a) Đối với hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Trường hợp không đủ số người tham dự quy định tại Điểm này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có nhà chung cư (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) tổ chức hội nghị nhà chung cư;”

Pháp luật cũng không quy định hạn chế chủ thể được phép nhận ủy quyền tham dự hội nghị nhà chung cư lần đầu. Vì vậy, chủ sở hữu nhà chung cư có thể ủy quyền cho một chủ sở hữu căn hộ khác trong tòa nhà tham dự Hội nghị này. 

Đồng thời, pháp luật hiện hành không quy định hạn chế số lượng ủy quyền một chủ thể được phép nhận, trừ các trường hợp đặc biệt do pháp luật quy định. Trong trường hợp ủy quyền tham dự Hội nghị nhà chung cư lần đầu, vì pháp luật không hạn chế nên một chủ thể có quyền nhận ủy quyền từ nhiều chủ sở hữu căn hộ trong tòa nhà. 

Theo quy định của Bộ luật dân sự 2015 về chứng thực hoặc công chứng hợp đồng ủy quyền, việc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng ủy quyền là việc không bắt buộc. Nhưng để hạn chế tranh chấp trong hợp đồng ủy quyền và bảo đảm tính xác thực, hợp pháp thì bạn nên tiến hành công chứng hoặc chứng thực chữ ký trong hợp đồng này. 

Bởi, theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Luật công chứng: “Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015: “Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản”.

Căn cứ vào các quy định trên, khi bạn thực hiện công chức hoặc chứng thực hợp đồng ủy quyền sẽ góp phần giúp chủ thể tổ chức hội nghị nhà chung cư có thể xác định cụ thể và chính xác tư cách của người được ủy quyền mà không phải mất thời gian xác minh lại. Bên cạnh đó cũng giúp người được ủy quyền thực hiện nội dung được ủy quyền thuận lợi hơn trong thực tế. 

Ngoài ra Quyền biểu quyết tại hội nghị tòa nhà chung cư được quy định tại Điều 16 về Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 02/2016/TT-BXD, được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Thông tư 06/2019/TT-BXD như sau:

“Thành phần tham dự và việc biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư
...
3. Quyền biểu quyết tại hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1 m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết.

4. Chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư được ủy quyền cho chủ sở hữu khác trong nhà chung cư đó hoặc người đang sử dụng nhà chung cư đó tham dự họp và thay mặt chủ sở hữu biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư.

Đối với các căn hộ thuộc sở hữu nhà nước (bao gồm cả đối với căn hộ chưa có người sử dụng và căn hộ đã có người sử dụng) thì cơ quan đại diện chủ sở hữu dự họp và thực hiện quyền biểu quyết. Trường hợp các căn hộ đang có người sử dụng mà cơ quan đại diện chủ sở hữu ủy quyền cho người sử dụng tham gia dự họp thì người sử dụng căn hộ tham dự họp và thực hiện biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư đối với phần diện tích căn hộ đang sử dụng.

5. Mọi quyết định của hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu; nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký cuộc họp hội nghị nhà chung cư”.