Tầm hạn quản trị là gì - Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào yếu tố nào

Tầm hạn quản trị là gì?

Tầm hạn quản trị hay tầm hạn kiểm soát là một khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà người quản lý phải chịu trách nhiệm điều hành, quản lý và kiểm soát dựa trên quy mô của công ty. Khi đó nhà quản trị cần phải điều khiển cấp dưới một cách tối ưu để đạt được hiệu quả tối đa. 

Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào những yếu tố nào? Trong tổ chức, tầm hạn kiểm soát có liên quan chặt chẽ đến số lượng các cấp có tính chất trung gian. Tầm hạn quản trị rộng sẽ có ít cấp trung gian hơn tầm hạn quản trị hẹp trong công ty. 

Tầm hạn quản trị rộng

Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào những yếu tố nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé.

Khái niệm, điều kiện của tầm hạn quản trị rộng

Tầm hạn quản trị rộng là một loại của tầm hạn quản trị. Đây là thuật ngữ chỉ số lượng nhân viên trong công ty mà người quản lý có thể kiểm soát, điều khiển một cách tối ưu. Đối với tầm hạn quản trị rộng sẽ có các điều kiện sau: 

Người quản lý phải hiểu rõ về trình độ chuyên môn và nghiệp vụ. Nhân viên cấp dưới phải có kỹ năng nghiệp vụ tốt. Nhân viên cấp dưới có công việc cố định. Các công việc đã được lên kế hoạch và ít có sự thay đổi. Các nhà quản lý cấp cao ủy quyền tất cả các quyết định và hành động cho các nhà quản lý cấp dưới.

Ưu, nhược điểm của tầm hạn quản trị rộng

Ưu điểm: Ưu điểm nổi bật nhất là có ít cấp quản lý, giúp giảm thiểu các loại chi phí, giảm thiểu chi phí thuê người quản lý, đồng thời đưa thông tin đến cấp dưới dễ dàng và nhanh chóng hơn trong quá trình truyền tải thông điệp. Khả năng kiểm soát, đồng thời giám sát nhân viên cấp dưới chặt chẽ và dễ dàng.

Nhược điểm: Người quản lý phải có kinh nghiệm và năng lực chuyên môn cao, có đầy đủ kiến ​​thức, đảm bảo kỹ năng và phong cách lãnh đạo nhất quán thì họ mới có thể thực hiện nhiệm vụ và công việc một cách hiệu quả nhất.

Tầm hạn quản trị hẹp

Để trả lời tiếp cho câu hỏi tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào yếu tố nào? Hãy cùng đọc ngay nội dung sau nhé!

Khái niệm, điều kiện của tầm hạn quản trị hẹp

Tầm quản trị hẹp phụ thuộc vào số lượng nhân viên để nhà quản trị đưa ra những cách điều khiển hiệu quả nhất. Tầm quản trị hẹp tốt nhất là 3 đến 9 nhân viên. Đối với công ty hoạt động đơn giản có thể có từ 12 đến 15 nhân viên. Đối với các công ty phức tạp hơn, có thể có 2-3 nhân viên.

Ưu, nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp

Ưu điểm: Tầm hạn quản trị hẹp sẽ giúp phân bổ công việc rõ ràng hơn, đồng thời, số lượng nhân viên trong nhóm ít nên việc kiểm soát trở nên đơn giản và dễ dàng.

Nhược điểm: Tầm hạn quản trị hẹp đòi hỏi các nhà quản lý giỏi và có nhược điểm lớn là chậm đưa ra các quyết định đúng đắn.

Đặc trưng của tầm hạn quản trị

Để hiểu rõ hơn về tầm quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào yếu tố nào, chúng ta cần tìm hiểu đặc trưng của tầm hạn quản trị. Tầm hạn quản trị có những đặc trưng cơ bản như sau:

Tầm hạn quản trị có thể thay đổi tuỳ theo nội dung công việc của nhà quản trị. Nếu dây chuyền sản xuất được trang bị công nghệ vận hành đơn giản thì tầm hạn quản trị có khả năng tăng lên. Điều này có nghĩa là mặc dù số lượng nhân viên lớn nhưng lại do một nhà quản trị điều khiển.

Tầm quản trị rộng khiến cấp quản lý bị thu hẹp. Ngược lại, những công ty có bộ phận quản lý hẹp thì cấp quản trị được tăng lên. nếu có ít tầng trung gian sẽ góp phần tạo nên một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ hơn. Tuy nhiên, tầm quản trị rộng chỉ phù hợp với những nhà quản trị có trình độ chuyên môn cao và cấp dưới được đào tạo bài bản, trình độ làm việc tốt.

Yếu tố ảnh hưởng tới tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị mà bạn cần lưu ý:

Năng lực và trình độ chuyên môn

Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào năng lực và trình độ chuyên môn của nhà quản trị. Thực tế cho thấy các nhà quản trị thường có kinh nghiệm tốt, chuyên môn giỏi và thường xuyên được bồi dưỡng các kỹ năng quản lý. Điều này khiến nhân viên tôn trọng và tin tưởng họ. Họ lãnh đạo đội ngũ dễ dàng hơn và đoàn kết hơn. 

Trong khi đó, những nhà quản lý non kinh nghiệm hoặc thiếu kinh nghiệm gặp rất nhiều khó khăn. Đặc biệt khi họ phải quản lý một số lượng lớn nhân viên. Sự chênh lệch này sẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho các công ty, doanh nghiệp. Do đó, các công ty nên tập trung vào việc thúc đẩy những người có đủ kinh nghiệm và kỹ năng lãnh đạo để đảm bảo doanh nghiệp phát triển liên tục và thống nhất.

Tính chất công việc

Ngoài ra, tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào tính chất công việc của nhân viên. Hãy lấy một công ty sản xuất quần áo làm ví dụ: Các nhà máy của họ thường có hàng trăm nhân viên. Để thuận tiện cho việc quản lý và phân bổ trang thiết bị, họ chia nhỏ nhóm công nhân. Nhưng mỗi nhóm vẫn sẽ có số lượng thành viên lớn, tầm quản trị ở đây sẽ rộng. Ngược lại, khi tính đồng nhất trong công việc cao thì tầm quản trị càng rộng. Ngược lại khi công ty có nhiều phòng ban chuyên môn thì tầm quản trị càng hẹp.

Lợi ích của tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị mang lại các lợi ích như sau:

Cải thiện việc ra quyết định ở cấp cao nhất

Theo báo cáo, sự kết nối chặt chẽ giữa các cấp quản trị của một tổ chức sẽ giúp đưa ra quyết định nhanh hơn. Ngoài ra, các công ty có thể cải thiện hiệu suất công việc. Tầm hạn quản trị tốt đảm bảo khả năng tiếp cận thông tin nhanh chóng và liên lạc liên tục giữa các bên liên quan. Quản trị tốt cũng cho phép các hành động được ưu tiên nhanh chóng và chính xác, dẫn đến những thay đổi trong sự phát triển chung của doanh nghiệp theo thời gian.

Đảm bảo kiểm soát nội bộ

Thực hiện tầm hạn quản trị công ty một cách chính xác trong toàn bộ tổ chức giúp đội ngũ quản trị dễ dàng kiểm soát một cách hợp lý và hiệu quả. Người đứng đầu duy trì các kết nối tốt trong đội ngũ, điều này thúc đẩy hiệu suất dự án. Ngoài ra, ban quản trị sẽ bao quát tốt hơn, kịp thời phát hiện các hành động sai lệch.

Cho phép lập kế hoạch chiến lược tốt hơn

Với khả năng tiếp cận thông tin nhanh hơn và giao tiếp tốt, tầm hạn quản trị có thể xây dựng và phát triển các chiến lược thành công hơn. Điều này bao gồm việc phân bổ các nguồn lực và vốn. 

Ngoài ra, khuôn khổ quản trị mạnh mẽ sẽ hỗ trợ thêm việc hiểu rõ môi trường pháp lý và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh; sử dụng công nghệ để sản xuất, phân phối và truyền thông; và xác định, quản lý lợi ích hợp lý của tất cả các bên liên quan trong công ty. Tất cả những thành phần này là những yếu tố cần thiết của một kế hoạch chiến lược mạnh mẽ.

Các cấp quản trị trong các đơn vị, tổ chức

Trong các đơn vị, tổ chức có các cấp quản trị như sau:

Quản trị viên cao cấp – Top Managers

Đây là cấp cao nhất trong hệ thống phân cấp cũng như trong một tổ chức hoặc công ty. Họ chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng. Họ cũng đưa ra các quyết định chiến lược cho tổ chức. Các nhà quản lý cấp cao thường gặp trong cuộc sống mang các chức danh như: Chủ tịch hội đồng quản trị, Thành viên hội đồng quản trị, Phó chủ tịch, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc,...

Quản trị viên cấp giữa hay cấp trung gian – Middle Managers

Họ là những nhà quản trị hoạt động dưới cấp quản trị cấp cao và trên cấp quản trị cơ sở. Họ sẽ chịu trách nhiệm về các quyết định chiến lược. Họ chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch và chính sách. Họ sẽ phối hợp các hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Các nhà quản trị cấp trung thường là các chức danh như trưởng phòng, phó phòng, chánh phó quản đốc các phân xưởng,…

Quản trị viên cấp cơ sở – First-line Managers

Quản lý cơ sở là cấp quản lý cuối cùng trong một tổ chức. Họ sẽ chỉ đưa ra quyết định để đốc thúc, hướng dẫn và chỉ đạo lực lượng lao động. Các quyết định của họ không mang tính chiến lược, nhưng gần gũi, chúng có tác động gần nhất đến nhân viên. Họ theo dõi sát sao công việc hàng ngày. Thậm chí, họ còn sinh hoạt, nghỉ ngơi cùng các công nhân trên cương vị tổ trưởng, trưởng ca, quản đốc …

Biện pháp gia tăng tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào vào rất nhiều yếu tố như trên đã trình bày. Do đó, muốn mở rộng phạm vi hoạt động của tầm hạn quản trị thì cần phải củng cố nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng của cán bộ quản lý. Ngoài ra, các nhà quản lý phải liên tục nâng cao kiến ​​thức cơ bản và cần thiết của bản thân một cách sâu sắc nhất. Vì chỉ khi người quản lý có hiểu biết toàn diện và tầm nhìn bao quát thì mới có thể mở rộng được tầm hạn quản trị. Thay vì chỉ chú trọng tới nhà quản trị thì hãy quan tâm nhiều hơn tới chất lượng của bộ phận nhân sự, đào tạo kiến thức, trình độ và những kỹ năng sâu rộng cho nhân viên.

Lời kết

Bài viết trên cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết giúp bạn hiểu được tầm hạn quản trị là gì. Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào yếu tố nào. Tôi hy vọng điều này sẽ giúp bạn có được ý tưởng rõ ràng và đầy đủ hơn về tầm hạn quản trị là gì để từ đó áp dụng vào công việc kinh doanh của mình một cách hiệu quả nhất. Chúc các bạn luôn thành công.