Meey Land
Nhân viên PMC là gì? Yếu tố nào giúp bạn có thể trở thành PMC thành công
Định nghĩa vị trí công việc PMC
PMC là từ viết tắt của Project Management Consultant, khi dịch sang tiếng Việt nghĩa là nhà tư vấn quản lý dự án. Vị trí công việc này còn khá mới mẻ đối với nhiều người, đặc biệt là với các bạn trẻ, sinh viên mới ra trường. Công việc PMC sẽ chủ yếu phụ thuộc vào sự phát triển chung của nền kinh tế cũng như tác động từ môi trường kinh doanh.
Nhiệm vụ của các nhà tư vấn quản lý dự án là dành thời gian để nghiên cứu thông tin và tham khảo những ý kiến từ bên ngoài để công việc có thể đạt được những kết quả tốt nhất. Điều này hoàn toàn khác biệt với nhiệm vụ của quản lý dự án là tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý của các dự án.
Công việc tư vấn quản lý dự án sẽ rất quan trọng đối với sự phát triển, sự thành công hay rủi ro thất bại của một dự án. Các doanh nghiệp thậm chí còn phải trả tiền cho dịch vụ tư vấn và quản lý dự án chuyên nghiệp nếu như không có chuyên gia riêng của mình.
Công việc cụ thể của một nhân viên PMC
Công việc của những nhân viên PMC là gì? Đây là câu hỏi nhiều người rất tò mò. Một chuyên gia tư vấn quản lý dự án là áp dụng những kiến thức chuyên môn và các kỹ năng của mình để hỗ trợ doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt nhất, thực hiện các dự án kinh doanh hiệu quả nhất. PMC sẽ phải giám sát, theo dõi và tư vấn cho ban lãnh đạo việc thực hiện những dự án kể từ khi bắt đầu lập kế hoạch cho đến khi chính thức hoàn thành.
Công việc phải thực hiện hàng ngày của một nhân viên PMC là quản lý ngân sách, nguồn lực và những mối quan hệ liên quan để từ đó hoàn thành tốt những mục tiêu của tổ chức đưa ra, cũng như thực hiện việc lập kế hoạch, phát triển và theo dõi lịch thực hiện các nhiệm vụ công việc để từ đó kịp thời hoàn thành các dự án. Các PMC sử dụng biểu đồ Gantt để xây dựng kế hoạch công việc với các mốc thời gian cụ thể.
Trong quá trình thực thi triển khai dự án, chuyên gia PMC sẽ thực hiện công việc phân tích dữ liệu và tìm ra các xu hướng, sự kém hiệu quả trong công việc để có thể ngăn ngừa nhanh chóng những vấn đề rủi ro có thể phát sinh trong dự án. PMC sẽ cung cấp lộ trình nhiệm vụ công việc và khuyến nghị về thời hạn hoàn thành dự án cho quản lý cấp cao. Những công việc cụ thể của PMC là gì?
- Tổ chức những cuộc họp thảo luận về các công việc liên quan đến dự án. Trước khi bắt đầu bước vào cuộc họp, PMC sẽ chuẩn bị các tài liệu của dự án.
- Thiết lập một mối quan hệ thân thiết, bền vững, tốt đẹp với các khách hàng và nhà cung cấp thiết bị, vật liệu cho dự án.
- Theo dõi, nghiên cứu và thu thập dữ liệu, tài liệu liên quan đến công việc dự án, khách hàng, thị trường.
- Chuẩn bị tài liệu, nội dung bài thuyết trình trước các đối tác, cấp lãnh đạo của doanh nghiệp và khách hàng.
- Đưa ra những giải pháp xử lý các vấn đề, rủi ro phát sinh trong dự án, đưa dự án về đích thành công.
Những kỹ năng cần phải có của một chuyên viên PMC
Sau khi đã hiểu rõ nhân viên PMC là gì, các bạn sinh viên sắp tốt nghiệp cũng cần tìm hiểu về những kiến thức và kỹ năng cần có của vị trí này nếu có mong muốn trở thành một PMC chuyên nghiệp. Đối với một số vị trí công việc chuyên gia tư vấn quản lý dự án thì yêu cầu đầu tiên là phải có bằng cử nhân và kinh nghiệm làm việc thực tế của một số tổ chức.
Ngoài ra thì một số đơn vị tuyển dụng cũng sẽ ưu tiên những ứng viên sở hữu chứng chỉ và các bằng cấp cao như MBA.
Những kiến thức và kỹ năng cơ bản nhất của một chuyên gia PMC bao gồm:
- Kinh doanh – Các chuyên gia tư vấn quản lý dự án cần phải sự hiểu biết sâu rộng về kinh doanh cũng như cách thức hoạt động, làm việc của doanh nghiệp. Đây là một kiến thức rất quan trọng của PMC. Việc tìm hiểu những kiến thức từ cơ bản đến nâng cao trong lĩnh vực kinh doanh, tài chính ngân hàng sẽ giúp cho các nhà tư vấn quản lý dự án có thể hình dung cụ thể, rõ ràng nhất về các trường đặc biệt, môi trường làm việc của doanh nghiệp,…
- Hiểu biết đầy đủ về tổ chức doanh nghiệp của bạn – Điều này bao gồm những hoạt động cơ bản của đơn vị doanh nghiệp, chẳng hạn như cấu trúc doanh nghiệp và cách đơn vị vận hành cũng như những công cụ quản lý hiệu quả mà bạn đang sử dụng để đảm bảo duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
- Kế toán – Đây cũng là một kiến thức vô cùng quan trọng mà các chuyên viên PMC cần phải nắm rõ. Theo đó, PMC cần có kiến thức về sổ cái, cách thức đặt hàng cho các khách hàng và phương thức nhận thanh toán.
- Pháp lý – Các nhân viên PMC sẽ phải hiểu rõ về các thỏa thuận kinh doanh của đơn vị doanh nghiệp
- Tiếp thị – Kỹ năng tiếp cận khách hàng và xây dựng tệp khách hàng tiềm năng cũng là một kỹ năng đóng vai trò quan trọng. Càng thu hút được nhiều khách hàng thì tỷ lệ thành công của dự án sẽ càng cao.
- Bán hàng – PMC cần phải sở hữu những kỹ năng bán hàng tốt để từ đó có thể tư vấn hiệu quả cho các dự án có sự liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh bán hàng.
- Kiến thức pháp luật: Am hiểu về các quy định pháp luật sẽ giúp PMC đưa ra những quyết định chính xác, nhanh chóng, tránh việc vi phạm pháp luật. Hiểu rõ về các quy định, chính sách của Nhà nước cũng giúp doanh nghiệp có thể tạo ra sự cạnh tranh trên thị trường.
Ngoài những kiến thức nói trên, nhân viên PMC cũng cần sở hữu những kỹ năng như sau:
- Biết cách sắp xếp và tổ chức các công việc, vì trong một dự án có thể có nhiều quy trình triển khai công việc phức tạp.
- Có tính thần làm việc chuyên nghiệp: sẵn sàng đối mặt với những tình huống, thử thách gian nan, khó khăn nhất.
- Tính cách đáng tin cậy giúp cho các mối quan hệ trong công việc luôn bền vững, gắn kết.
- Luôn luôn đúng giờ trong mọi hoạt động bởi điều này là thể hiện sự tôn trọng của bạn với những người xung quanh.
- Có khả năng giao tiếp tốt, có thể truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, rành mạch
- Ngoài ra, cách mà các PMC xây dựng, phát triển các mối quan hệ trong kinh doanh cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công trong công việc.
Làm thế nào để trở thành một chuyên viên PMC chuyên nghiệp thành công
Một nhà tư vấn quản lý dự án PMC muốn thành công trong công việc của mình, cần đáp ứng được những điều sau:
Hoàn thiện những trình độ kiến thức và kỹ năng của bản thân
Muốn trở thành một nhà tư vấn quản lý dự án tài giỏi cần phải có kiến thức chuyên môn vững vàng về việc quản trị dự án, đồng thời cũng phải sở hữu những bằng cấp, chứng chỉ liên quan để chứng minh trình độ của mình. Ngoài ra các PMC cũng cần phải có khả năng giao tiếp, thuyết trình, kỹ thuật và khả năng lãnh đạo.
Hiện nay ở Việt Nam rất nhiều trường cao đẳng và đại học có chương trình đào tạo về quản lý và cấp bằng, chứng chỉ cho ngành quản lý dự án và những chứng chỉ quản lý trong các ngành học, lĩnh vực liên quan. Bên cạnh đó bạn cũng có thể tham gia vào những dự án nghiên cứu về quản lý dự án trong quá trình nghiên cứu, học tập.
Những công tác nghiên cứu này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình làm việc sau này của bạn. Bởi lẽ rất nhiều các đơn vị doanh nghiệp chỉ tuyển dụng, hợp tác với bạn khi biết bạn có dày dặn kinh nghiệm làm việc, phù hợp với vị trí công việc. Đây là lúc kinh nghiệm tham gia vào dự án nghiên cứu của bạn có thể thực sự phát huy tác dụng.
Thông thường, bằng cấp cử nhân sẽ là mức bắt buộc tối thiểu đối với bất kỳ vị trí nhà tư vấn quản lý dự án PMC nào. Tuy nhiên, nếu bạn sở hữu bằng thạc sĩ hoặc bằng tiến sĩ, thì công việc và vai trò của PMC sẽ càng được nâng cao hơn.
Tận dụng kỹ năng giao tiếp để xây dựng và phát triển những mối quan hệ
Bên cạnh việc sở hữu trình độ chuyên môn giỏi, có năng lực tốt trong công việc, bạn cũng cần phải xây dựng và phát triển những mối quan hệ xã hội, quan hệ kinh doanh và đặc biệt là những mối quan hệ trong doanh nghiệp. Bạn cũng cần phải duy trì những mối quan hệ tốt đẹp, vững vàng với các đồng nghiệp và cả các khách hàng thân quen của mình, sau đó tiếp tục mở rộng hơn mạng lưới mối quan hệ để phục vụ tốt nhất cho công việc.
Xây dựng nền móng cho sự phát triển của tổ chức doanh nghiệp
Những kiến thức, kỹ năng và trình độ mà bạn đúc kết, tạo dựng được trong quá trình làm việc sẽ trở thành nền tảng quan trọng để bạn xây dựng, phát triển doanh nghiệp của mình. Nếu muốn trở thành một chuyên viên tư vấn PMC thành công, bạn không chỉ cần giỏi chuyên môn, thực hiện tốt công việc được giao phó, mà còn phải là một người kinh doanh tài năng. Bạn sẽ cần biết cách tính toán và xử lý các hóa đơn chi phí, tính phí tư vấn dự án theo dự án, theo giờ? Những vấn đề này sẽ được giải quyết bằng kinh nghiệm làm việc của chính bạn.
Sử dụng thành thạo các phần mềm công nghệ hỗ trợ
Hiện nay các PMC có thể ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án thể tăng hiệu quả công việc tối đa, đồng thời tiết kiệm ngân sách thực hiện dự án tối đa. Áp dụng phần mềm quản lý chi phí cũng là một cách để tránh thất thoát ngân sách, quản lý dòng tiền ra vào dự án hiệu quả.
