Data hygiene là gì? Tầm quan trọng của data hygiene

Data hygiene là gì?

Data hygiene nghĩa là vệ sinh dữ liệu, đây là quá trình giữ cho dữ liệu luôn gọn gàng, cập nhật mới nhất và chính xác hơn thông qua các phương pháp khác nhau.

Nói chung, vệ sinh dữ liệu gói gọn trong bất kỳ quy trình nào để làm sạch dữ liệu của mình và sau đó duy trì sự sạch sẽ đó. Dữ liệu phải không có lỗi, dễ hiểu, được trình bày một cách có tổ chức và dễ sao chép.

Càng nhiều dữ liệu tuân theo các hướng dẫn đó, dữ liệu đó càng có khả năng vệ sinh dữ liệu cao hơn. Điều quan trọng là phải duy trì vệ sinh dữ liệu tốt vì dữ liệu có quá nhiều lỗi có thể gây ra các sự cố bao gồm trục trặc, hỏng hóc, chậm trễ, vi rút và độ chính xác.

Bất kỳ loại lỗi nào trong một nhóm dữ liệu hoặc tập dữ liệu đều có thể làm giảm mức độ vệ sinh của dữ liệu, bao gồm các lỗi sau:

• Thông tin lỗi thời
• Dữ liệu không đầy đủ
• Thông tin trùng lặp
• Những thay đổi không được hỗ trợ đối với số liệu
• Dữ liệu không chính xác
• Tổ chức dữ liệu chi tiết không chính xác
• Chỉ đường bị lỗi

Làm thế nào để tham gia vào quá trình data hygiene?

Có một số cách mà bạn có thể tham gia vào quy trình data hygiene vệ sinh dữ liệu. Thông thường, các chuyên gia dữ liệu tham gia vào các quy trình sau để dọn dẹp cơ sở dữ liệu và tăng mức độ vệ sinh tổng thể của nó:

• Chuyển đổi tệp hoặc định dạng lại tệp: Điều này đề cập đến việc chuyển đổi các tệp dữ liệu của bạn thành các định dạng khác nhau tùy theo nhu cầu kinh doanh cụ thể.
• Phân tích cú pháp: Điều này đề cập đến việc phân biệt và tách các phần tử cụ thể của một bản ghi thành các trường khác nhau trong cơ sở dữ liệu.
• Mã hóa địa lý: Điều này đề cập đến việc áp dụng vĩ độ và kinh độ cho các địa chỉ cụ thể mà bạn đã lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của mình.
• Chống trùng lặp: Điều này đề cập đến việc xóa bất kỳ thông tin nào, chẳng hạn như tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ hoặc các bản ghi khác xuất hiện nhiều lần trong cơ sở dữ liệu của bạn.
• Sáp nhập: Điều này đề cập đến việc kết hợp thông tin, chẳng hạn như các yếu tố trùng lặp, thành một bản sao hoàn chỉnh và gắn kết trong cơ sở dữ liệu của bạn.
• Giao lộ: Điều này đề cập đến việc xác định các vị trí trong cơ sở dữ liệu của bạn nơi các tệp có các điểm kiểm tra, chẳng hạn như địa chỉ được chia sẻ và nhóm chúng lại với nhau để tạo thành một tệp mới, duy nhất.
• Xóa: Điều này đề cập đến việc xác định bất kỳ thông tin không cần thiết nào trong cơ sở dữ liệu của bạn và chỉ cần loại bỏ nó.
• Phân tách A/B: Điều này đề cập đến việc phân đoạn các tệp trong cơ sở dữ liệu của bạn để thử các chiến lược và quy trình khác nhau trên chúng để xem cái nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
• Mã hóa khóa: Điều này đề cập đến việc liên kết một mã định danh duy nhất với mọi tệp riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu của bạn bằng cách lưu ý nghĩa và nguồn gốc của chúng.

Tại sao quy trình data hygiene lại quan trọng?

Một quy trình data hygiene tốt là điều hết sức quan trọng bởi nhiều lý do khác nhau, bao gồm:

• Giúp theo dõi và tạo khách hàng tiềm năng
• Hợp lý hóa quy trình
• Giúp xác định các yếu tố tích cực của dữ liệu
• Tạo hiệu quả
• Tạo ra một tiêu chuẩn để đo lường sự thành công
• Giúp xác định các vấn đề trong dữ liệu

Các phương pháp hay nhất để thực hành vệ sinh dữ liệu

Khi tham gia vào các hoạt động làm sạch dữ liệu, thường có một số mẹo cần cân nhắc. Những thực hành về phương pháp vệ sinh dữ liệu thường bao gồm những điều sau đây:

Bắt đầu với một cuộc kiểm tra toàn diện

Bước đầu tiên cần thực hiện khi tham gia vào quy trình vệ sinh dữ liệu là bắt đầu bằng việc kiểm tra toàn bộ tất cả các hệ thống của bạn. Hiểu rõ hơn về những gì cần khắc phục có thể giúp bạn xác định những bước cần phải thực hiện và cách mà bạn sẽ thực hiện quy trình. Tiến hành kiểm tra liên quan đến việc phân tích tổng thể dữ liệu và cơ sở dữ liệu của bạn và xác định mức độ hữu ích của nó cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Làm như vậy cũng sẽ giúp bạn hiểu điểm dữ liệu nào bạn cần, điểm dữ liệu nào bạn không cần và điểm nào cần trợ giúp thêm để thành công.

Bắt đầu quy trình làm sạch dữ liệu bằng việc kiểm tra có thể cung cấp cho bạn cái nhìn thực tế về lượng dữ liệu mà bạn cần phải làm sạch. Khi bạn đã tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng, bạn có thể có một nền tảng tốt để tiếp tục quy trình vệ sinh dữ liệu.

Tập trung vào các chi tiết

Điều quan trọng cần nhớ là ngay cả những điểm không nhất quán nhỏ cũng có thể dẫn đến các vấn đề lớn hơn nhiều, do đó, vì thế việc áp dụng phương pháp tập trung vào từng chi tiết nhỏ cho quy trình vệ sinh dữ liệu có thể rất hữu ích. Phân tích tất cả các chi tiết nhỏ trong cơ sở dữ liệu của bạn có thể giúp bạn xác định các mục nhập không chính xác, thông tin bị lỗi thời hoặc bộ dữ liệu không hoàn thiện đầy đủ.

Ngoài ra, bằng cách tập trung vào những chi tiết nhỏ hơn, bạn có thể tìm thấy những khu vực trong cơ sở dữ liệu của mình có thể hưởng lợi nhiều nhất từ những phương pháp khác nhau để xử lý dữ liệu của bạn theo cách chuẩn hóa nhất.

Chuẩn hóa các khía cạnh nhất định của cơ sở dữ liệu

Tạo một tiêu chuẩn cơ sở dữ liệu có thể hữu ích trong việc giữ cho nó sạch sẽ nhất có thể. Làm như vậy có thể hợp lý hóa tất cả các quy trình nhập dữ liệu ngoài việc tăng tốc chúng và đảm bảo các phương pháp này hiệu quả. Bạn có thể xem xét tiêu chuẩn hóa các khía cạnh sau của cơ sở dữ liệu của mình:

• Chữ viết tắt và số: Tạo quy tắc để đánh vần hoặc viết tắt một số từ và số nhất định có thể giúp chuẩn hóa thông tin trong cơ sở dữ liệu của bạn.
• Địa chỉ email: Mọi người thường nhập địa chỉ email sai hoặc không chính xác khi họ được yêu cầu cung cấp địa chỉ email cho một quy trình nào đó. Việc xác minh rằng địa chỉ email là chính xác và có thể sử dụng được có thể đảm bảo cơ sở dữ liệu của bạn không có địa chỉ email giả mạo, giúp giữ cho cơ sở dữ liệu luôn sạch sẽ và có tổ chức.
• Địa chỉ nhà riêng hoặc doanh nghiệp: Đảm bảo rằng bất kỳ địa chỉ nhà riêng hoặc doanh nghiệp nào trong hệ thống của bạn đều có cùng định dạng sẽ hữu ích trong việc đảm bảo rằng mọi thứ được vận chuyển đến các địa chỉ này đều đến đó. Ngoài ra, nó giúp tạo tiêu chuẩn cho các địa chỉ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Loại bỏ các thông tin không cần thiết

Bạn cần phải loại bỏ bất kỳ thông tin nào từ cơ sở dữ liệu của bạn nếu chúng không cần thiết, không quan trọng cho quy trình vệ sinh dữ liệu. Thông tin không cần thiết hoặc dữ liệu bị chặn có thể làm xáo trộn cơ sở dữ liệu của bạn và không cho phép chúng được sắp xếp một cách gọn gàng và ngăn nắp nhất có thể.

Nếu không thể sử dụng một điểm dữ liệu, bạn có thể cân nhắc xóa hoàn toàn điểm đó khỏi cơ sở dữ liệu của mình. Làm như vậy có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và thậm chí cả tiền bạc.

Tạo quy trình đồng nhất

Với data hygiene - vệ sinh dữ liệu, việc phát triển các quy trình nhất định để đảm bảo tính đồng nhất trong cơ sở dữ liệu là chìa khóa vô cùng quan trọng. Việc xác định rõ ràng và thực hiện đầy đủ tất cả các quy trình chuẩn để thống nhất dữ liệu sẽ tạo nên một quy trình đồng nhất.

Khi doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu ngày càng phát triển hơn, bạn có thể cân nhắc xem lại các quy tắc và thủ tục này và thay đổi chúng khi cần. Chẳng hạn, bạn có thể tạo ra các quy trình để giải quyết các vấn đề sau:

• Nhập dữ liệu: Bạn có thể tạo một cách tiêu chuẩn để mọi người nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, bao gồm các quy tắc cụ thể và các bước để họ thực hiện khi làm như vậy.
• Giải quyết lỗi: Bạn có thể tạo một kế hoạch được xác định rõ ràng về những việc cần làm nếu ai đó xác định được lỗi, bao gồm cả việc liên hệ với ai và cách liên hệ với họ.
• Dữ liệu lộn xộn: Ngay từ đầu, bạn có thể tạo một kế hoạch ngăn chặn dữ liệu bẩn, dữ liệu trùng lặp xâm nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu, bao gồm các biểu mẫu bổ sung để điền vào khi nhập bất kỳ dữ liệu nào.

Cân nhắc đưa dữ liệu vào một nhóm

Việc sử dụng một nhóm chuyên gia dữ liệu chuyên nghiệp có thể hữu ích trong việc tham gia vệ sinh dữ liệu, ít nhất là khi bạn mới bắt đầu quy trình. Các chuyên gia dữ liệu có thể sử dụng kiến thức chuyên môn của mình để tiếp cận chuyên sâu nhằm phân tích các con số, dữ liệu thông tin liên hệ, tên, địa chỉ và các chi tiết quan trọng khác. Nếu bản thân bạn không phải là chuyên gia về vệ sinh dữ liệu, bạn có thể hưởng lợi rất nhiều từ các phần mềm hỗ trợ hoặc nhờ cậy sự trợ giúp của các chuyên gia.

Giữ cho dữ liệu được vệ sinh sạch sẽ

Sau khi bạn đã dọn sạch cơ sở dữ liệu của mình, điều quan trọng là phải giữ cho cơ sở dữ liệu đó càng sạch sẽ và càng gắn kết càng tốt. Tạo quy tắc để nhập hoặc lọc dữ liệu có thể giúp bạn duy trì cơ sở dữ liệu sạch. Việc xem xét thường xuyên tất cả các bộ dữ liệu và các mục nhập vào hệ thống cũng có thể giúp bạn đảm bảo cơ sở dữ liệu hợp vệ sinh, đạt được chất lượng cao.

Data hygiene - vệ sinh dữ liệu có thể hỗ trợ các đơn vị doanh nghiệp theo dõi các khách hàng tiềm năng từ đó đặt ra những chiến lược marketing hiệu quả nhất. Vệ sinh dữ liệu cũng giúp xác định các vấn đề xảy ra trong hệ thống dữ liệu.