Tìm kiếm những kỹ năng tổ chức sẽ giúp bạn trở thành nhà lãnh đạo tài ba

I. Thế nào là kỹ năng tổ chức?

Kỹ năng tổ chức sẽ cho phép bạn sử dụng nguồn lực hiện hữu một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Có sự tổ chức bạn sẽ quản lý tốt thời gian, không gian, nguồn lực của mình để hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao. Các kỹ năng tổ chức của mỗi người sẽ có các dạng khác nhau tùy vào nơi làm việc, chức danh trong công việc của bạn. Tuy nhiên chúng thường liên quan đến việc duy trì không gian, thời gian và giao tiếp của bạn với mọi người.

Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng tổ chức là kỹ năng mềm phục vụ cho việc lên kế hoạch cụ thể, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, quản lý thời gian, nguồn lực, không gian làm việc hợp lý để hoàn thành công việc của mình một cách tối ưu nhất. 

Người có được kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp họ giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Chẳng hạn như sự trì hoãn, chậm chễ, bỏ sót các việc khác cần làm và làm giảm hiệu quả công việc. Có thể thấy, kỹ năng tổ chức đóng vai trò quan trọng để bạn có thể làm việc đa nhiệm và khiến công việc của mình vận hành trơn tru hơn, đem về hiệu quả cao hơn.

II. Vai trò của kỹ năng tổ chức công việc

- Nâng cao chất lượng công việc: Trong trường hợp trưởng nhóm có thể phân chia công việc cho mỗi thành viên một cách khoa học, phù hợp với khả năng và trình độ từng người thì mọi công việc sẽ được diễn ra theo đúng thời gian, tiến độ và kế hoạch đã đặt ra ban đầu.

- Kết nối các thành viên trong nhóm: khi đã phân công nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp mỗi người trong nhóm biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình cũng như của những người khác. Như vậy có thể nắm bắt được vai trò, trách nhiệm nhằm hỗ trợ và tương tác với nhau trong suốt quá trình thực hiện công việc.

- Gây dựng mối quan hệ và hỗ trợ nhân viên: một người lãnh đạo biết cách tổ chức và phân chia công việc công bằng, phù hợp thì sẽ tạo thêm niềm tin cho các nhân viên, thành viên trong nhóm. Bởi vậy, việc chia sẻ quan điểm, ý kiến trong công việc cũng thuận lợi hơn.

- Phát triển kỹ năng lãnh đạo: Muốn đạt được mục đích trở thành người quản lý, lãnh đạo giỏi thì trước hết bạn phải hiểu kỹ năng tổ chức công việc là yếu tố vô cùng quan trọng. Nhờ kỹ năng này, bạn có thể phân chia công việc phù hợp, khoa học. Qua đó tạo thêm động lực cho các thành viên để mọi người có thể kết hợp, hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả.

III. Các kỹ năng tổ chức cần có của người quản lý, lãnh đạo

1. Kỹ năng Lập kế hoạch

Nếu bạn là người không bao giờ lập kế hoạch cho công việc thì kết quả đạt được sẽ không thể nào được như kỳ vọng. Với bất kỳ dự án nào, việc lập kế hoạch là điều cần thiết để dự đoán công việc cần làm, nguồn lực cần có, thời gian hoàn thành và sau đó liệt kê chi tiết trong một bản kế hoạch cụ thể.

Lập một bản kế hoạch cho công việc dù lớn hay nhỏ cũng đều quan trọng. Nếu dành cho công việc quy mô nhỏ thì sẽ dễ dàng và nhanh hơn, nhưng vẫn rất cần thiết. Một số kỹ năng liên quan tới việc lập kế hoạch như: Thu thập thông tin; Giải quyết vấn đề; Phân tích vấn đề; Phân tích Số liệu; Nghiên cứu; Quản lý dự án; Quản lý công việc; Lập lịch trình; Lập ngân sách; Kế hoạch phát triển; Lập kế hoạch chiến lược.

Với kỹ năng lập kế hoạch, bạn có thể tận dụng tối đa thời gian và nguồn lực bạn có. Dự đoán được mục tiêu và kết quả để lên kế hoạch phù hợp. Giúp bạn nắm được các chi tiết công việc phải làm và thời gian hoàn thành, hoặc nếu chậm trễ thì phải có phương án khác thay thế.

2. Kỹ năng Quản lý thời gian

Quản lý tốt thời gian của bản thân là kỹ năng thiết yếu trong công việc. Bởi, thời gian sẽ liên quan đến lịch trình hoạt động của bạn. Bạn phải chia thời gian theo từng mốc cụ thể, không gây chồng chéo, khó kiểm soát. Như vậy sẽ giúp bạn hoàn thiện được mọi công việc một cách thuận lợi, đúng thời hạn mà không bị quá tải hay áp lực chậm chễ.

Khi thời gian được quản lý tốt sẽ giúp bạn cân bằng thời gian dành cho công việc và gia đình. Như vậy bạn luôn cảm thấy thoải mái với công việc mà không phải chịu quá nhiều áp lực khi đi làm. Nó cũng giúp bạn tiết kiệm năng lượng và giữ bình tĩnh nếu ở trong môi trường có nhịp độ nhanh. 

3. Kỹ năng Giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp cũng nằm trong những kỹ năng  tổ chức mà bạn cần có. Việc bạn có thể giao tiếp tốt hay không sẽ dựa vào mức độ chia sẻ và tiếp nhận thông tin nơi làm việc của mình.

Nếu là người giao tiếp có tổ chức thì bạn có thể cung cấp cho những thành viên cùng nhóm những thông tin mà họ nên biết một cách kịp thời, hiệu quả. Những người có kỹ năng giao tiếp sẽ ưu tiên hiệu quả ở nơi làm việc thông qua việc đáp ứng các yêu cầu một cách nhanh chóng, có các chỉ dẫn chính xác và truyền đạt thông tin rõ ràng, cụ thể cho đối phương.

4. Kỹ năng Đặt mục tiêu trong công việc

Kỹ năng đặt mục tiêu cũng liên quan mật thiết tới kỹ năng tổ chức công việc. Bởi một người có kỹ năng tổ chức sẽ biết cách đặt ra mục tiêu cá nhân và công việc cho bản thân. Việc này sẽ giúp họ có thêm nhiều động lực để thực hiện và hoàn thành một mục tiêu đề ra.

Việc đưa ra mục tiêu cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng là rất cần thiết để giúp bạn biết được mục tiêu chung nhất là gì. Đạt được từng mục tiêu đã đề ra là cách chứng minh cho một nhân viên có kỹ năng tổ chức và sử dụng hiệu quả nguồn lực của mình.

5. Kỹ năng Ủy quyền

Có kỹ năng tổ chức thì bạn sẽ biết được giới hạn của bản thân. Nếu khối lượng công việc quá nhiều, vượt khỏi khả năng của mình thì bạn cần biết cách ủy quyền, đề nghị người khác giúp đỡ. Theo đó, hãy giao một hoặc nhiều nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm để có thể cùng nhau hoàn thành công việc, đạt được mục tiêu chung. Như vậy, kỹ năng ủy quyền sẽ giúp bạn giao việc cho đúng người có năng lực phù hợp để hoàn thành được nhiệm vụ đó. Ngoài ra, khi bạn liệt kê và sắp xếp phù hợp các nhiệm vụ của mình hay quyết định giao việc cho ai thì bạn có thể cải thiện năng suất và hiệu quả công việc của cả nhóm.

6. Kỹ năng Làm việc dưới áp lực

Kỹ năng tổ chức còn có khả năng giúp bạn chống chịu được khi làm việc dưới áp lực cao. Trong môi trường có tốc độ làm việc nhanh, có những yêu cầu nghiêm ngặt thì kỹ năng tổ chức công việc rất quan trọng. Bởi, nó có thể giúp bạn giữ bình tĩnh và tập trung hơn. Nếu có khả năng sắp xếp thời gian, quản lý năng lượng bản thân hiệu quả thì khả năng làm việc tốt dưới áp lực cao sẽ đưa bạn trở thành nhân viên ưu tú của công ty.

7. Kỹ năng Chủ động trong công việc

Khả năng chủ động cũng là một yếu tố quan trọng cấu thành kỹ năng tổ chức. Các nhân viên có nhận thức rõ ràng về những công việc họ phải thực hiện và cả những công việc được giao mà không cần làm dưới sự giám sát hay giúp đỡ. Nếu bạn sở hữu kỹ năng tổ chức tốt và chủ động trong công việc của mình thì chắc chắn sẽ đạt hiệu suất làm việc cao và nắm giữ được nhiều cơ hội thăng tiến nghề nghiệp.

8. Kỹ năng tư duy phân tích

Kỹ năng tư duy phân tích bao gồm cả khả năng đọc và giải thích thông tin để đưa ra kết luận phù hợp nhất. Kỹ năng tổ chức công việc thường kết nối với việc tổ chức quá trình suy nghĩ của con người. Việc suy nghĩ về một vấn đề thật logic và xác định được nguồn gốc của chúng sẽ giúp bạn vượt qua những bế tắc khi làm việc để nhanh chóng giải quyết, tránh bị chậm chễ.

9. Kỹ năng bao quát chi tiết

Kỹ năng tổ chức liên quan tới mức độ lưu tâm và độ kỹ lưỡng của bạn khi thực hiện công việc. Người có kỹ năng tổ chức sẽ nhận biết được thời gian nào cần tập trung để xử lý công việc có hiệu quả ngay từ lần đầu mà không phải tốn thêm công sức sau này. Khi rèn luyện được kỹ năng tổ chức tốt, có nghĩa bạn đã xác định được thời gian và nguồn lực bảo đảm cho công việc được xử lý một cách chính xác từng bước một cho tới giai đoạn hoàn thành dự án.

10. Kỹ năng đưa ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định là một phần không thể thiếu trong quá trình tổ chức công việc. Đưa ra quyết định cần phải được cân nhắc kỹ càng, nhanh chóng nhưng phải chính xác. Việc này bao gồm cả giai đoạn thu thập thông tin cần thiết, xem xét hậu quả có thể xảy ra và tính toán trước kết quả đạt được.

Quá trình đưa ra một quyết định bao gồm hoạt động nghiên cứu, thu thập thông tin, cân nhắc ưu nhược điểm, dự đoán kết quả và hậu quả trong tương lai. Theo đó, một người lãnh đạo phải đưa ra quyết định một cách quyết đoán, sáng suốt, đúng thời điểm trong các tình huống. Như vậy mới có thể dẫn dắt đội nhóm của mình vượt qua mọi khó khăn, thử thách, tiến tới hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Bài viết này đã đưa ra những khái niệm, vai trò và phân loại một số kỹ năng cần thiết trong việc tổ chức công việc của một người quản lý, lãnh đạo hoặc bất kỳ ai cũng cần có. Các quản lý có thể rèn luyện và áp dụng những kiến thức này để gia tăng hiệu suất công việc và đạt được thêm nhiều thành công mới.