Kỹ năng đặt câu hỏi thông minh để đạt hiệu quả cao trong giao tiếp

Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

Đặt câu hỏi không chỉ là một hành động mà còn là một kỹ năng. Kỹ năng đặt câu hỏi có thể được hiểu là khả năng vận dụng sự hiểu biết để đặt ra những câu hỏi cho người nghe, nhằm khai thác thông tin hữu ích, từ đó dẫn dắt cuộc hội thoại theo đúng trọng tâm và mục đích giao tiếp. 

Trong quan hệ xã hội, kỹ năng đặt câu hỏi được xem là một nghệ thuật giao tiếp có “sức mạnh” vô cùng to lớn. Thậm chí, nhiều trường hợp mục đích giao tiếp có đạt được hay không đều phụ thuộc vào kỹ năng đặt câu hỏi của các bên.

Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

• Một là, kỹ năng đặt câu hỏi tốt sẽ góp phần tạo thiện cảm cho người được hỏi, từ đó người đặt câu hỏi dễ dàng thu thập được thông tin mình mong muốn.
• Hai là, kỹ năng đặt câu hỏi được phát huy tốt sẽ đồng thời tạo một phong thái đĩnh đạc, đầy tự tin cho người đặt câu hỏi. Từ đó, giúp họ dễ dàng làm chủ và kiểm soát cuộc giao tiếp.
• Ba là, kỹ năng đặt câu hỏi phù hợp bạn có thể duy trì được cuộc giao tiếp lâu dài, không bị ngắt quãng gây cảm giác khó chịu, xa cách cho các bên.

Cơ sở để đặt câu hỏi hiệu quả

• Có sự tìm hiểu thông tin trước khi hỏi

Mục đích chính của việc đặt câu hỏi chính là thu nhập thông tin. Tuy nhiên, để đặt được câu hỏi đúng và đủ ý để phục vụ cho mục đích này đòi hỏi người đặt câu hỏi phải có sự tìm hiểu những thông tin liên quan đến việc đặt câu hỏi. Ví dụ như: thông tin của người được hỏi (sở thích, tính cách,..); Thông tin về nội dung xoay quanh câu hỏi muốn đặt ra; Tiên lượng thông tin có thể thu về được từ câu trả lời,… Tóm lại, một sự chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp việc đặt câu hỏi được đầy đủ và đúng trọng tâm.

• Xác định rõ ràng mục đích trước khi đặt câu hỏi 

Việc xác định mục đích trước khi đặt ra câu hỏi là một yếu tố quan trọng. Nếu xác định đúng mục đích cần khai thác từ người được hỏi, việc đặt câu hỏi sẽ diễn ra trôi chảy và nhanh chóng. Đặt câu hỏi có thể xem như đưa ra cho người khác một bài toán và họ sẽ cung cấp lời giải cho đối phương. Nếu một đề toán sau thì không thể nào thu về được đáp án đúng. Cũng theo đó, xác định rõ ràng mục đích trước khi hỏi sẽ giúp tránh được việc đặt ra những câu hỏi mơ hồ, chung chung, vừa không hiệu quả, vừa lãng phí công sức và thời gian. 

• Lựa chọn được đại từ nhân xưng phù hợp khi đặt câu hỏi

Tạo ra không khí thoải mái khi giao tiếp là điều quan trọng. Một trong những yếu tố làm nên điều này chính là thái độ tôn trọng đối phương khi đối thoại. Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với đối phương mà việc lựa chọn đại từ nhân xưng có thể thay đổi linh hoạt. Tuy nhiên, phải có sự cân nhắc thấu đáo trước khi đưa ra quyết định sử dụng đại từ nhân xưng phục vụ cho việc khai thác câu hỏi. Chắc chắn rằng, khi bạn chọn một đại từ nhân xưng khiến đối phương cảm thấy mình được tôn trọng sẽ khiến họ nhiệt thành hơn trong lúc trao đổi với bạn.

• Sử dụng ngôn từ thích hợp khi đặt câu hỏi

Kỹ năng chọn lọc và sử dụng ngôn từ khi đặt câu hỏi là một yếu tố đặc biệt cần thiết để cấu thành nên cách đặt câu hỏi phù hợp. Vốn kiến thức, trình độ, sự khéo léo của người hỏi sẽ được bộc lộ thông qua cách vận dụng linh hoạt vốn từ ngữ khi đặt câu hỏi cho người nghe.

Tùy tình huống giao tiếp, bạn nên cân nhắc dùng một hệ thống ngôn từ đảm bảo thể hiện được cá tính của bản thân, nhưng không quá phô trương, khó hiểu, gây rắc rối cho người được hỏi. Một lưu ý rằng, bạn nên hạn chế sử dụng những từ ngữ chuyên môn đối với những trường hợp giao tiếp bình thường trong cuộc sống. Đối với việc đặt câu hỏi cho đồng nghiệp, đối tác,... bạn nên thể hiện thái độ khiêm nhường và tránh để tần suất ngôn từ địa phương xuất hiện quá nhiều trong câu hỏi mình đặt ra.

• Quan sát thái độ và đọc vị suy nghĩ của đối phương khi đặt câu hỏi

Cần hiểu rằng, dù cho mục đích quan trọng nhất của bạn là đặt ra câu hỏi để thăm dò, khai thác thông tin thì cũng luôn cần quan sát thái độ, lắng nghe người được đặt câu hỏi để thấu hiểu cảm xúc, phản ứng của họ trong cuộc giao tiếp. Nếu đôi phương thể hiện sự khó chịu khi nghe câu hỏi của bạn, bạn cần có biện pháp thay đổi cách hỏi, hoặc một số kỹ năng khác làm cuộc trò chuyện trở nên dễ chịu hơn. Nhìn chung, nếu thực tập được thói quen quan sát và đọc vị đối phương, hiệu suất đặt câu hỏi trong giao tiếp của bạn sẽ rất cao. 

Những loại câu hỏi được sử dụng phổ biến 

• Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng được hiểu là dạng câu hỏi mà không cần thiết có sự diễn giải, người được hỏi có thể trả lời “có” hoặc “không” hoặc lựa chọn khác tùy ý. Câu hỏi đóng có thể mạnh là dễ dàng khai thác thông tin trực tiếp một cách rất cụ thể, ngắn gọn.

Dùng câu hỏi đóng sẽ ít có thể đi vào chi tiết nội dung muốn khai thác, song tiết kiệm được thời giờ và công sức. Tính chất chủ đạo của câu hỏi đóng là dùng để xác nhận lại thông tin cần khai thác. Ví dụ câu hỏi đóng: “Bạn có đang cảm thấy thoải mái khi nghe tôi hỏi không?” Người được hỏi lúc này có thể trả lời “có” hoặc “không” hoặc một lựa chọn khác tùy ý.

• Câu hỏi mở 

Câu hỏi mở là loại câu hỏi nhằm thu nhận câu trả lời đầy đủ và chi tiết, hay nói cách khác là không giới hạn câu trả lời. Câu hỏi mở sẽ không có câu trả lời mặc định nào cả, người được hỏi sẽ tự mình trả lời theo như mong muốn và quan điểm của bản thân. Câu hỏi mở thường sẽ được sử dụng để khai thác tối ưu hơn thông tin từ đối phương, tuy nhiên khi thực hiện sẽ có thể dẫn đến trường hợp những câu trả lời nhận về lan man, không đúng trọng tâm.

Ví dụ câu hỏi mở: “Tại sao anh lại lựa chọn công việc làm bác sĩ mà không phải những công việc khác”. Trường hợp này người được hỏi có thể thỏa sức tự mình đưa ra quan điểm cá nhân mà không có một giới hạn nào cả.

• Câu hỏi hình nón 

Ngày nay, câu hỏi hình nón được sử dụng khá phổ biến. Có thể hiểu đơn giản, loại câu hỏi này là việc người đặt câu hỏi đi từ những câu hỏi phụ (mang tính tổng quan) rồi mới đi vào câu hỏi chính (mang tính trọng tâm nội dung). Theo đó, mức độ bám sát mục đích hỏi ban đầu sẽ dần được tăng lên qua các câu hỏi. Loại câu hỏi này thường được dùng để khơi gợi suy nghĩ trong đối phương đối với những trường hợp khó tiếp cận, khó khai thác thông tin từ họ.

Ví dụ câu hỏi hình nón: “Có bao nhiêu người cùng anh thực hiện hành vi trộm cắp tài sản? Là nam hay nữ? Phối hợp thực hiện thế nào?”. Trường hợp này người được hỏi sẽ được dẫn dắt và dần trả lời vào trọng tâm mục đích của người hỏi.

• Câu hỏi thăm dò 

Câu hỏi thăm dò được sử dụng để dẫn dắt, tìm kiếm thông tin về một nội dung nào đó khi đối phương có thái độ né tránh đề cập đến. Câu hỏi thăm dò được sử dụng tinh tế sẽ giúp khai thác thông tin chính xác mà không cần quá đi vào câu hỏi trọng tâm. Ví dụ câu hỏi thăm dò: “Chị có muốn mua cuốn sách này không?”. Trường hợp này người được hỏi sẽ có thể phát sinh nhu cầu mua sách sau khi được hỏi thăm dò.

• Câu hỏi tu từ 

Cần hiểu rõ, mục đích của câu hỏi tu từ không phải để hỏi, để khai thác thông tin mà là để xác định lại thông tin được hỏi có thật sự đúng và đủ hay chưa. Câu hỏi tu từ thường sẽ mang lại cảm giác được đồng cảm cho người hỏi và thu hút sự lắng nghe. Ví dụ câu hỏi tu từ: “Facebook là một phần mềm rất thủ vị đúng không?”. 

Những lỗi sai cơ bản khi đặt câu hỏi

Thứ nhất, người đặt câu hỏi gây khó chịu cho đối phương vì thiếu sự tinh tế, thấu hiểu cảm xúc của đối phương. Điều này là dễ hiểu, bởi nếu trong suốt quá trình đặt câu hỏi để khai thác thông tin, người hỏi không quan sát thái độ, cử chỉ của người nghe mà chỉ tập trung vào việc đặt thật nhiều câu hỏi, khai thác thật nhiều thông tin thì sẽ khiến người nghe cảm thấy mệt mỏi, không muốn hưởng ứng cuộc nói chuyện.

• Thứ hai, người đặt câu hỏi quá chung chung, không đi vào cụ thể và chi tiết khiến người được hỏi phải mất thời gian hỏi ngược lại rồi mới có thể xác định được nội dung được hỏi và đi đến trả lời. Điều này còn thể hiện sự không chuyên nghiệp của người đặt câu hỏi, gây mất điểm trong mắt đối phương. Thử hỏi một người không chuyên nghiệp trong giao tiếp thì sao có thể khai thác được thông tin đúng trọng tâm và đầy đủ từ người khác?
• Thứ ba, người đặt câu hỏi chưa tìm hiểu, chuẩn bị kỹ thông tin trước khi hỏi, chỉ đặt câu hỏi theo bản năng mà không có sự sắp xếp logic. Đây là một hạn chế rất lớn mà nhiều người gặp phải, bởi lẽ họ chỉ đặt câu hỏi liên tục mà không có sự tìm hiểu thông tin có liên quan, chỉ biết nhận về thông tin mà không soi chiếu giữa các thông tin thu nhận về.
• Thứ tư, người đặt câu hỏi không thường xuyên thay đổi cách hỏi, luôn hỏi theo một loại câu hỏi, gây ra sự nhàm chán cho cuộc giao tiếp. Thực tế có rất nhiều dạng câu hỏi có thể vận dụng để cùng phục vụ cho một mục đích khai thác nội dung mà người hỏi mong muốn. Nếu không thể vận dụng đồng loạt các dạng câu hỏi, thì người đặt câu hỏi cũng nên linh hoạt thay đổi một vài lần để tạo hiệu ứng cuốn hút cho người trả lời.
• Thứ năm, không có sự dẫn dắt thú vị trước khi đặt câu hỏi khiến câu hỏi trở nên cứng nhắc. Không khí của cuộc nói chuyện là vô cùng quan trọng, mà để tạo được không khí này thì sự dẫn dắt câu chuyện sẽ là tiền đề quý giá để mọi người đều cảm thấy thoải mái trong giao tiếp.
• Thứ sáu, người đặt câu hỏi không bày tỏ được nguyện vọng mong muốn nhận được câu trả lời, cũng như không tạo được sự tập trung cho đối phương khi trả lời. Do vậy, cuộc đối thoại rời rạc, không nhận được sự nhiệt tình hưởng ứng.

Cuối cùng, người đặt câu hỏi chưa hiểu mình muốn gì trước khi đặt câu hỏi, từ đó dẫn đến sử dụng câu hỏi mơ hồ, không có trọng tâm khai thác.

Vậy, có thể nhận định rằng kỹ năng đặt câu hỏi là vô cùng quan trọng trong giao tiếp. Việc không ngừng học hỏi, nâng cao được kỹ năng đặt câu hỏi chính chìa khóa mang lại thành công cho con người, đáp ứng được trọn vẹn mục đích giao tiếp. Và sẽ tùy thuộc vào từng tính chất của cuộc trò chuyện, tùy vào từng hoàn cảnh để bạn có thể sử dụng khéo léo, linh hoạt những kỹ năng đật câu hỏi, từ đó tạo ra được những câu chuyện thú vị và hấp dẫn, để lại ấn tượng khó phai nhé.