Số hóa quy trình là gì? Vì sao cần phải số hóa quy trình tại các doanh nghiệp

Khái niệm số hóa quy trình là gì?

Số hóa quy trình là gì là vấn đề được nhiều người quan tâm.

Số hóa quy trình (Digitalization) là việc sử dụng những loại thông tin, dữ liệu, tài liệu đã được chuyển đổi sang hình thức định dạng kỹ thuật số dạng bit và byte, từ đó nâng cấp, thay đổi quy trình vận hành, những quy trình làm việc, sản xuất, vận hành, hoạt động kinh doanh của các đơn vị doanh nghiệp.

Nội dung dữ liệu khi được số hóa vẫn không thay đổi so với bản gốc, chỉ đơn giản là chuyển sang định dạng kỹ thuật số.

Những tài liệu sau khi được số hóa thành dữ liệu, lưu trữ thông tin tại máy chủ sẽ được tải lên trên nền tảng đám mây (Cloud); các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập và xem những báo cáo, tài liệu này. Những quy trình làm việc nhờ đó sẽ được tiến hành một cách đơn giản, nhanh chóng, hiệu quả và thuận tiện hơn tiếp cận dữ liệu trong doanh nghiệp một cách dễ dàng.

Vì sao phải thực hiện số quy trình ở các doanh nghiệp?

Với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, số hóa quy trình làm việc tại các doanh nghiệp đang là xu hướng tất yếu của tương lai. Đây cũng là mô hình mà mọi đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp ngày nay đều đang hướng tới, giúp các doanh nghiệp có thể giảm bớt tối đa những gánh nặng về nguồn lực, nhân sự, chi phí….Và:

Gia tăng tối đa năng suất làm việc

Trung bình mỗi nhân viên tốn 12 phút đồng hồ để tìm kiếm tài liệu giấy tờ. Với quy trình số hóa thời gian chỉ còn rút lại khoảng vài giây. Các nhân viên sẽ không phải tốn đến hàng giờ đồng hồ thậm chí là cả ngày để tìm kiếm hóa đơn, số liệu, chứng từ. Chỉ với 1 vài thao tác trên máy tính, vấn đề trên sẽ được giải quyết nhanh chóng. Số hóa sẽ giúp cho đội ngũ nhân viên có thể nâng cao tối đa hiệu suất làm việc và đồng thời giảm thiểu việc tiêu tốn thời gian và sức lực.

Dễ dàng tiếp cận thông tin

Thông tin sẽ không bị giới hạn, người dùng có thể tiếp cận dữ liệu dễ dàng. Thông tin, dữ liệu đều được lưu trữ dưới dạng kho dữ liệu đám mây, thế nên người dùng có thể thực hiện việc truy cập kho dữ liệu dễ dàng vào mọi lúc mọi nơi chỉ cần có thiết bị kết nối mạng internet. Người dùng sẽ không bị giới hạn với kho dữ liệu về thời gian, không gian, địa lý.

An toàn, bảo mật

Khi thực hiện quét một văn bản số hóa thì ta có thể theo dõi, xác định được văn bản đó. Các doanh nghiệp sẽ giới hạn hoặc phân quyền cho nhân viên theo chức năng, vai trò cho từng nhân viên, bộ phận, phòng ban, (bao gồm cac nhóm quyền truy cập, quyền bình luận, quyền chỉnh sửa). Chính vì thế nên việc đảm bảo về yếu tố an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu sẽ được hiệu quả tối đa.

• Số hóa thông tin dữ liệu, quy trình làm việc giúp cho việc tiết kiệm diện tích không gian và chi phí lưu trữ tài liệu
• Đây là một bước đệm quan trọng cho công cuộc chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Tiết kiệm diện tích lưu trữ không gian

Bởi vì chi phí thuê/mua bất động sản làm văn phòng hiện nay là vô cùng đắt đỏ, do đó, khi giảm thiểu tối đa được việc lưu trữ trên phần cứng doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm diện tích không gian, giảm chi phí thuê mặt bằng để cất giữ hồ sơ, tài liệu.

Tăng cao tính minh bạch

Tính minh bạch, rõ ràng trong các quy trình sản xuất, kinh doanh là điều rất quan trọng cho những mục tiêu thành công trong tương lai lâu dài. Nếu những quy trình công việc được giám sát và áp dụng công nghệ số, các cấp lãnh đạo, cấp quản lý cao hơn sẽ có thêm niềm tin mạnh mẽ hơn vào cách thức mọi thứ công việc được thực hiện.

Bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số

Lưu trữ các thông tin, dữ liệu ảo hay quét sản phẩm, hình ảnh đều là bước đệm đầu tiên xảy ra trong quy trình xây dựng quy trình chuyển đổi số. Việc số hóa toàn bộ các hình ảnh, thông tin tài liệu là chìa khóa giúp cho các tổ chức hành chính, doanh nghiệp đảm bảo những thành công vượt bậc trong tương lai.

Những bước xây dựng quy trình số hóa hiệu quả cho doanh nghiệp

Để thực hiện xây dựng số hóa quy trình cho các đơn vị doanh nghiệp hoàn toàn không phải là điều đơn giản, dễ dàng. Do đó, các tổ chức doanh nghiệp cần phải có những bước chuẩn bị kỹ lưỡng, chi tiết để xây dựng hiệu quả quy trình số hóa. Dưới đây là một số bước mà các doanh nghiệp có thể tham khảo thực hiện:

Xác định mục tiêu và nhu cầu

Để có một quy trình số hóa xây dựng một cách nhanh chóng, thành công và đáp ứng được mong muốn của các thành viên thì trước hết những người quản lý hay ban lãnh đạo cấp cao cần phải xác định được chính xác nhu cầu và mục tiêu mà đơn vị doanh nghiệp của mình muốn nhắm đến. Việc này sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát thông tin, xác định đúng chính xác phạm vi và có thể khoanh vùng được đúng đối tượng để việc thực hiện công việc và đạt hiệu quả tốt nhất.

Những bước quy trình làm việc ở doanh nghiệp

Số bước quy trình thực hiện công việc ở mỗi đơn vị doanh nghiệp sẽ còn phụ thuộc vào những loại hình, các tính chất công việc của chính đơn vị doanh nghiệp đó. Do đó, không có bất cứ một chuẩn mực cụ thể nào về các bước quy trình làm việc. Nếu có quá nhiều bước công việc có thể sẽ dễ dẫn đến rắc rối khó khăn trong việc kiểm soát mọi việc. Tuy nhiên nếu có quá ít bước công việc sẽ dẫn đến những sai sót nhất định.

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo công thức 5W-1H-5M để phân tích quy trình công việc:

• What: xác định chính xác các nội dung công việc là gì?
• Why: Vì sao cần phải xác định chính xác mục tiêu, mục đích, yêu cầu công việc?
• When: thời gian thực hiện công việc, nơi bắt đầu và nơi kết thúc công việc là khi nào?
• Where: địa điểm, nơi thực hiện công việc là ở khu vực nào?
• Who: ai sẽ là người giữ vai trò thực hiện công việc, hỗ trợ công việc hoặc giám sát.
• How: phương pháp triển khai thực hiện công việc sẽ như thế nào?

Và áp dụng nguyên tắc 5M thường để xác định nguồn lực gồm:

• Man:Trình độ, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất của đội ngũ nhân sự có thể đáp ứng việc thực hiện chuyển đổi số và sử dụng quy trình số hóa hay không?
• Money: Ngân sách của doanh nghiệp có đảm bảo được việc số hóa quy trình?
• Material: các đơn vị đối tác, nhà cung cấp cho doanh nghiệp cần có tiêu chuẩn gì, và chất lượng sản phẩm phải đảm bảo yếu tố như thế nào?
• Machine: tiêu chuẩn về công nghệ và các máy móc, trang thiết bị ra sao?
• Method: phương pháp thực hiện công việc như thế nào?

Nội dung chính của số hóa quy trình 

Đây là bước vô cùng quan trọng trước khi triển khai việc xây dựng quy trình số hóa. Việc xác định được những nội dung chính, cụ thể nhất của quy trình số sẽ sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể đi đúng hướng, không đi sai lệch khỏi mục đích, định hướng ban đầu.

Quy trình sẽ được thực hiện như sau:

• Thử nghiệm (Pre–test): đây là giai đoạn triển khai làm thử, thử nghiệm dịch vụ, sản phẩm,
• Kiểm tra (Test): thực hiện việc kiểm tra quy trình công việc trong quá trình thực hiện.
• Đo lường cụ thể tính khả thi của toàn bộ quy trình.

Kiểm tra và kiểm soát

Để đảm bảo chắc chắn rằng quy trình làm việc sau khi chuyển đổi số có thể vận hành một cách trơn tru, an toàn, hiệu quả thì các nhà quản lý cần phải có những có những phương pháp kiểm tra cụ thể đồng thời kiểm soát quy trình một cách toàn diện. Điều này nhằm đảm bảo đánh giá một cách chính xác, đúng đắn và đồng thời cũng có những giải pháp cụ thể để điều chỉnh một cách kịp thời cho hệ thống bộ máy vận hành.

Xác định các bước cụ thể trong quy trình làm việc cần tối ưu hóa công nghệ

Nhà quản trị hay những người quản lý cấp cao cần quán xuyến được quy trình làm việc, từ đó liệt kê những ưu điểm và hạn chế cần sửa chữa trong quy trình. Điều này sẽ giúp cho việc thay đổi và cải thiện được quy trình thực hiện một cách nhanh chóng hơn và tăng hiệu quả rõ rệt hơn.

Các công cụ hỗ trợ phù hợp

Để số hóa quy trình làm việc được một cách hiệu quả hơn, doanh nghiệp sẽ cần phải sử dụng các công cụ hỗ trợ đi kèm. Trên thực tế không phải bất cứ mô hình công việc nào cũng có thể được xây dựng phần mềm để số hóa. Do đó, việc lựa chọn một bên thứ 3 để cung cấp các giải pháp số sẽ phải là một sự lựa chọn tốt, hiệu quả cho doanh nghiệp.

Hoàn thiện tài liệu kèm theo

Việc số hóa quy trình làm việc của các doanh nghiệp có thành công hay không còn phụ thuộc một phần vào sự chấp nhận, tiếp nhận của đội ngũ nhân sự. Việc toàn bộ đội ngũ nhân sự hiểu và làm theo những sự đổi mới thì lúc đó sẽ được coi là thành công. Và để nhân sự có thể hiểu và thực hiện đúng quy trình số, lãnh đạo doanh nghiệp cần có những tài liệu hướng dẫn, tham khảo đi kèm theo như:

• Định nghĩa: giải thích cụ thể ý nghĩa của các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải những từ hoặc cụm từ viết tắt.
• Biểu mẫu đi kèm theo: xác định một quy trình cụ thể gồm những biểu mẫu nào đi kèm theo,…

Những hiểu lầm của doanh nghiệp khi thực hiện số hóa quy trình

Số hóa quy trình cho doanh nghiệp là một chủ đề vô cùng mới mẻ, đặc biệt được quan tâm. Do đó, có một số lầm tưởng mà các đơn vị doanh nghiệp hiểu sai về số hóa doanh nghiệp như dưới đây:

• Cứ áp dụng số hóa là sẽ thành công: Triển khai số hóa rời rạc, máy móc sẽ khiến doanh nghiệp thất bại trong chuyển đổi số.
• Chỉ có những công ty lớn mới áp dụng số hóa quy trình: Khả năng thích ứng nhanh và cách nắm bắt cơ hội nhanh chóng mới là yếu tố thành công của doanh nghiệp khi số hóa quy trình.
• Quá vội vàng để theo đuổi xu hướng mới.

Với nội dung trên đây, bạn đã có thể hiểu số hóa quy trình là gì và vai trò quan trọng của việc số hóa. Việc thực hiện số hóa quy trình là điều hết sức quan trọng với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0.