[Giải đáp] Số hóa là gì? Ưu và nhược điểm của số hóa

Khái niệm về chuyển đổi số

Chuyển đổi số (Digital transformation, viết tắt DT) là việc vận dụng tính luôn đổi mới, nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật để giải quyết vấn đề. 

Khái niệm này được ra đời trong thời đại bùng nổ internet, mô tả những hoạt động đổi mới một cách mạnh mẽ và toàn diện trong cách thức hoạt động của toàn doanh nghiệp, ở tất cả những khía cạnh như cung ứng, sản xuất, hợp tác, mối quan hệ khách hàng hoặc thậm chí là tạo ra những doanh nghiệp mới với cách thức hoạt động mới mẻ hoàn toàn.

Khái niệm về số hóa 

Số hóa là một phần của việc chuyển đổi số, vậy số hóa là gì và có những công dụng như thế nào trong việc giúp những doanh nghiệp có những chiến lược kinh doanh ổn thỏa và phát triển? Đồng thời có những ưu/nhược điểm gì? Hãy đến với những dòng tiếp theo để nhìn ra được vấn đề mà chúng ta đang bàn đến, vấn đề quay quanh câu hỏi mà bạn đọc đang thắc mắc.

Số hóa là gì? Số hóa là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm gần đây, nổi lên như một hiện tượng mới của lĩnh vực công nghệ hiện đại. Số hóa được định nghĩa chung là quá trình đổi mới hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số.

Với sự mở rộng của kinh tế, số hóa là xu hướng tất yếu trong lĩnh vực kinh doanh, là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. 

Các hình thức số hóa 

Ta có hai hình thức số hóa như sau: số hóa tài liệu và số hóa quy trình (Digitalization).

- Số hóa tài liệu là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ analog hay vật lý sang dạng kỹ thuật số. Sau đó, chúng được hệ thống máy tính sử dụng vào các mục đích khác nhau.

- Số hóa quy trình là quá trình cải thiện hoặc kích hoạt quy trình kinh doanh bằng các công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu số hóa. Việc này giúp cải thiện năng suất, tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, giải pháp này không làm biến đổi quy trình kinh doanh của bạn. 

Ưu điểm và nhược điểm của số hóa

Ưu điểm 

Hợp lý hóa các quy trình

Cung cấp thông tin và các dữ liệu đúng người và đúng thời điểm, hợp lý hóa các quy trình dựa trên giấy và tối ưu hóa thời gian xử lý thông tin và cải thiện năng suất hiệu quả. 

Quản lý tài liệu dễ dàng

Bằng cách lưu trữ và kiểm soát tài liệu theo hướng có câu trúc an toàn sẽ giảm nguy cơ thất lạc tài liệu.

Thu thập dữ liệu

Tổ chức nắm bắt thông tin từ tài liệu giấy, nguồn đa phương tiện và kỹ thuật số, đọc thông tin từ các đầu vào có thể quét được như mã vạch, mã QR, chip RFID,... và chuyển đổi và cung cấp thông tin đã nắm bắt vào các hệ thống khác nhau như quản lý dữ liệu, CRM, ERP, MIS,...

Tính khả dụng liên tục

Qua quá trình số hóa, tổ chức có thể đảm bảo tính khả dụng liên tục do người cuối cùng được kết nối và được cung cấp giải pháp khắc phục hậu quả. 

Tối thiểu hóa việc lưu trữ giấy

Số hóa là dạng chuyển đổi tài liệu sang kỹ thuật số, vì vậy sẽ giảm thiểu một lượng giấy rất lớn, góp phần vào việc giảm không gian lưu trữ và tiết kiệm giấy. 

Loại bỏ tìm kiếm thủ công

Tìm kiếm tài liệu rất mất thời gian, việc tìm kiếm tài liệu thông qua kĩ thuật số sẽ giúp nhân viên tìm kiếm dễ dàng hơn cũng như tiết kiệm được rất nhiều thời gian. 

Cải thiện tính sẵn có của thông tin

Quá trình số hóa dẫn đến truy cập đa điểm của thông tin, việc truy cập vào tài liệu cũng nhanh hơn do đó giảm thời gian tìm kiếm.

Tăng cường bảo mật thông tin

Bảo mật thông tin được tăng lên do quyền truy cập thông tin cho nhân viên có thể được kiểm soát ngay trên một trang riêng, cho phép nhân viên chỉ truy cập vào thông tin có liên quan trực tiếp đến họ. 

Giảm chi phí lưu trữ

Với quy trình số hóa, yêu cầu lưu trữ vật lý giảm đi rất nhiều do chỉ những tài liệu giấy đó cần được giữ lại trong thời gian dài cần thiết cho các yêu cầu pháp lý. Tất cả các tài liệu khác có thể được lưu trữ trong một đĩa cứng bên ngoài hoặc một đĩa compact.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Quá trình số hóa cung cấp cho nhân viên việc tìm tài liệu và những thông tin khách hàng cần thiết ngay lập tức, vì thế giúp khách hàng hài lòng hơn. 

Tăng năng suất

Với một kế hoạch số hóa và hình ảnh tài liệu được thực hiện tốt, điều này có thể giảm xuống một vài giây hoặc ít hơn. 

Tăng tính cạnh tranh

Từ các công ty đa quốc gia đến tổ chức nhỏ, số hóa đã là câu thần chú của quản lý tài liệu thời đại mới. Những nỗ lực số hóa tài liệu đã hoàn trả cho các doanh nghiệp trong việc giảm chi phí, quy trình làm việc hiệu quả và làm hài lòng khách hàng.

Nhược điểm

Nhược điểm của số hóa là rủi ro về an toàn dữ liệu và tài chính. Số hóa có những ứng dụng rất hữu ích để giúp cho những người ở lĩnh vực kinh doanh có thể hoạt động dễ dàng hơn. Đây cũng là lý do mà số hóa được các doanh nghiệp ưa chuộng (lợi nhiều - hại ít). 

Sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

Hiện nay vẫn còn nhiều người nhầm lẫn giữa khái niệm số hóa và chuyển đổi số. Tuy nhiều người còn nhầm lẫn về hai khái niệm này nhưng chuyển đổi số là dạng phát triển hơn của số hóa. Vì thế, chúng tôi đã đưa ra những điều ‘phức tạp’ của chuyển đổi số, giúp bạn đọc hiểu hơn về hai khái niệm này.

Chuyển đổi số đòi hỏi phải áp dụng rộng rãi hơn nhiều công nghệ kỹ thuật số và thay đổi văn hóa. Chuyển đổi số là về con người nhiều hơn là về công nghệ kỹ thuật số. Nó đòi hỏi những thay đổi về tổ chức lấy khách hàng làm trung tâm, được hỗ trợ bởi sự lãnh đạo, được thúc đẩy bởi những thách thức đối với văn hóa doanh nghiệp và tận dụng các công nghệ trao quyền và cho phép nhân viên. 

Các loại hình doanh nghiệp bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi số hóa

Kỹ thuật số là động lực chính của những thay đổi hiện tại đang thúc đẩy thế giới kinh doanh. Số hóa ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh của cuộc sống của chúng ta và cách chúng ta tiêu thụ. Hiện nay có rất nhiều mô hình kinh doanh khác nhau và số hóa đã đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều những lợi ích khác nhau.

Những lợi ích đó đã giúp các nhà kinh doanh có thể áp dụng số hóa vào chiến lược đầu tư của họ, đồng thời giúp họ tiếp cận được nhiều khách hàng hơn và dễ dàng tìm được những khách hàng tiềm năng. 

Sản phẩm của ngành số hóa là gì? 

Sản phẩm của ngành số hóa là bất kỳ sản phẩm nào không tồn tại dạng vật lý mà bạn có thể kinh doanh trực tuyến và đem về doanh thu. Ví dụ như một phần mềm, ebook, khóa học trực tuyến... Tuy nhiên, bạn lưu ý là với các sản phẩm số hóa thì hầu như khách hàng chỉ mua 1 lần.

Chính vì vậy, bí quyết để kinh doanh thành công và phát triển mạnh trong tương lai là bạn không ngừng nghiên cứu, nhằm cho ra đời nhiều sản phẩm sở hữu các ưu điểm nổi bật khiến khách hàng không thể không mua chúng.

Các bước giúp các nhà kinh doanh có thể áp dụng và phát triển sản phẩm của số hóa

Vậy bí quyết để kinh doanh thành công và phát triển mạnh trong tương lai là gì? Chúng tôi sẽ đưa ra những gợi ý sau đây để giúp các nhà kinh doanh có thể áp dụng vào và phát triển sản phẩm của số hóa. 

• Bước 1: Sẵn sàng để thay đổi.
• Bước 2: Từ bỏ chu kỳ kinh doanh trước đó.
• Bước 3: Mở rộng ra ngoài "phân tích trang web" - web analytics.
• Bước 4: Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
• Bước 5: Quyết định dựa trên dữ liệu (data driven)

Những ảnh hưởng của số hóa đối với doanh nghiệp

Số hóa là gì là câu hỏi trong kinh doanh được nhiều người quan tâm. Bởi, số hóa có những ảnh hưởng đối với doanh nghiệp, ví dụ điển hình là công ty B2B. Một công ty bị ảnh hưởng bởi sự phát triển của số hóa.

Đứng trước sự ảnh hưởng như vậy, công ty đã phải thích nghi với môi trường mới và lấy khách hàng làm trọng điểm, vì mô hình kinh doanh của B2B trong tương lai sẽ được xác định bởi khách hàng cuối cùng. 

Do tầm ảnh hưởng của số hóa với B2B, chúng tôi đã rút ra được những ảnh hưởng mà số hóa tác động đến doanh nghiệp. (B2B được hiểu là business to business: là hình thức giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp với nhau.) 

• Năng lực mua sắm cao hơn
• Cạnh tranh ngày càng tăng
• Tốc độ nhanh
• Công nghệ mới

Kết luận

Qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn đọc hiểu hơn về câu hỏi “số hóa là gì?” Song đó là những lợi ích, tầm ảnh hưởng cũng như những ứng dụng mà các nhà kinh doanh đã áp dụng số hóa vào đời thực. Chúng tôi rất hy vọng sau bài viết này có thể giúp bạn đọc hiểu rõ về thuật ngữ trong kinh doanh cũng như tránh nhầm lẫn giữa khái niệm số hóa và chuyển đổi số.