Chuyển đổi số là gì? Vì sao chuyển đổi số là xu hướng tất yếu trong Cách mạng 4.0

Khái niệm chuyển đổi số 

Chuyển đổi số là gì vẫn là một khái niệm khá xa lạ với nhiều người dù rằng thuật ngữ này xuất hiện khá nhiều trên các phương tiện truyền thông đại chúng.

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của các cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số (Theo “Cẩm nang chuyển đổi số” của Bộ Thông tin và truyền thông).

Theo các chuyên gia đến từ Microsoft, chuyển đổi số là một sự thay đổi, đổi mới trong lĩnh vực kinh doanh được thúc đẩy nhờ có sự bùng nổ của công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), điện toán đám mây và Internet vạn vật (IoT), cung cấp ra những phương thức mới để hiểu, quản lý, giám sát và chuyển đổi cho những hoạt động kinh doanh thương mại của họ.

Theo chuyên trang Tech Republic – Tạp chí trực tuyến uy tín dành riêng cho các chuyên gia trong ngành CNTT, khái niệm chuyển đổi số được hiểu đơn giản là “cách sử dụng các công nghệ hiện đại, tiên tiến để thực hiện lại những quy trình làm việc sao cho có tính hiệu quả cao hơn, đạt kết quả tốt hơn.

Với mỗi đơn vị doanh nghiệp, mỗi cách thức tổ chức vận hành, làm việc khác nhau thì định nghĩa về quy trình chuyển đổi số cũng sẽ có sự khác biệt. Nhưng nhìn chung, có thể hiểu định nghĩa về chuyển đổi hiểu theo nghĩa một cách rộng rãi nhất là “định hình lại các ngành kinh doanh, sản xuất bằng cách thực hiện tái cơ cấu những mô hình làm việc, vận hành hoạt động và kinh doanh hiện đang tồn tại”.

Ở cấp độ các doanh nghiệp công ty, Chuyển đổi số có nghĩa là tích hợp những công nghệ, giải pháp số vào bản chất cốt lõi của mỗi đơn vị doanh nghiệp, thay đổi một cách sâu sắc cách hoạt động của công ty, doanh nghiệp bằng cách tạo nên những quy trình sản xuất, kinh doanh mới, nâng cao tối đa trải nghiệm khách hàng và cải thiện văn hóa tổ chức.

Quá trình này không chỉ tái tạo lại những phương pháp xưa cũ, truyền thống mà còn có thể góp phần sáng tạo nên những phương pháp làm việc mới để đáp ứng được những kỳ vọng về sự thay đổi toàn diện của thị trường.

Tại sao nên thực hiện chuyển đổi số?

Quy trình chuyển đổi số không chỉ giúp tăng năng suất trong quá trình làm việc, giảm tối đa chi phí mà còn đem lại một không gian làm việc phát triển mới, tạo nên những giá trị mới bên cạnh những giá trị truyền thống đã có.

Chuyển đổi số trên thực tế là quá trình khách quan, là xu hướng tất yếu của thời đại, dù muốn hay không thì quy trình chuyển đổi số vẫn sẽ xảy ra và cũng đang diễn ra mạnh mẽ. Cuộc sống là không ngừng biến đổi và vận động. Mỗi người cũng sẽ cần phải không ngừng thay đổi chính bản thân mình, tìm cách thích nghi, nếu không chắc chắn sẽ bị bỏ lại ở phía sau.

Do đó, có thể thực hiện quy trình chuyển đổi số ngay lập tức bằng cách là chuyển đổi về nhận thức, tư duy, sau đó sẽ thực hiện dần dần chuyển đổi phương thức sống, cách thức quy trình làm việc và phương thức sản xuất dựa trên những ứng dụng công nghệ số mới nhất.

Những lĩnh vực áp dụng quy trình chuyển đổi số

Hiện nay, chuyển đổi số cũng đã được ứng dụng vào trong khá nhiều lĩnh vực khác nhau trong đó có 2 lĩnh vực chính, quan trọng nhất là các cơ quan nhà nước và những đơn vị doanh nghiệp tư nhân. 

Chuyển đổi số cơ quan Nhà nước

Một số ví dụ chuyển đổi số trong Nhà nước như: phát triển chính phủ số, phát triển Chính phủ điện tử,...giúp các nhà chức trách, lãnh đạo, nhân viên phụ trách có thể dễ dàng quản lý công việc hơn. Đồng thời, giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi những thủ tục hành chính rắc rối cho người dân.

Thực hiện quy trình chuyển đổi số trong các doanh nghiệp

Hiện nay có nhiều đơn vị doanh nghiệp đang triển khai ứng dụng những tiến bộ của công nghệ vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh thương mại và quản lý của mình.

Ví dụ: lưu trữ các thông tin, dữ liệu trên hệ thống điện toán đám mây, sử dụng những ứng dụng hiện đại như Google Planner vào việc thực hiện quản lý các dự án công việc và giám sát nhân sự mà không cần phải tận mắt theo dõi đội ngũ nhân sự làm việc.

Vai trò và tầm quan trọng của quá trình chuyển đổi số 

Không ít doanh nghiệp hiện nay băn khoăn có nên chuyển đổi số là gì và có nên thực hiện chuyển đổi số hay không. Thực tế quy trình chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là ứng dụng thêm những chương trình phần mềm số hóa vào việc vận hành để từ đó giảm thiểu tối đa sức người, tối ưu về mặt chi phí mà còn làm thay đổi được tư duy vận hành của những người quản lý.

Tầm quan trọng của quy trình chuyển đổi số được thể hiện ở những điều sau:

Thay đổi nhận thức, tư duy quản lý công việc và văn hóa tổ chức 

Việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào quy trình vận hành công việc đòi hỏi, yêu cầu những người quản lý cần phải thực sự thay đổi tư duy, nhận thức.

Họ cần phải chủ động trong công việc, tìm tòi những phương pháp làm việc mới và cho phép việc thực hiện lưu trữ dữ liệu, thông tin kinh doanh, thông tin sản phẩm lên trên không gian đám mây của một bên thứ 3.

Điều này sẽ buộc lãnh đạo doanh nghiệp cần phải tin tưởng tuyệt đối vào đội ngũ nhân viên dưới quyền và thực hiện việc trao quyền cho họ, nhờ đó, các quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian để trực tiếp theo dõi các nhân viên đang làm việc mà vẫn có thể nắm bắt được tình hình vận hành, hoạt động của công ty.

Chuyển đổi số sẽ giúp cho việc tăng cường sự liên kết giữa các bộ phận, các đội nhóm trong tổ chức, những phòng ban có các công việc, các mục tiêu, nhiệm vụ liên quan tới nhau và họ có thể dễ dàng nắm bắt được công việc chung nhờ thông tin trên hệ thống.

Điều này sẽ giúp tăng tính minh bạch, hợp lý trong tổ chức và tối ưu được hiệu suất làm việc của tất cả những thành viên làm việc trong tổ chức.

Cung cấp những thông tin, dữ liệu một cách nhanh chóng

Khi các tổ chức, cơ quan doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số, thì các thông tin, dữ liệu đều sẽ được đưa lên trên một tài khoản điện toán đám mây. Nhờ đó, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, giám sát và cập nhật các thông tin để nhanh chóng đưa ra được những quyết định chính xác cho doanh nghiệp, tổ chức của mình.

Đồng thời, các nhân viên của công ty cũng có thể dễ dàng truy cập thông tin để làm việc hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời mọi lúc, mọi nơi. Lợi ích này sẽ càng dễ thấy trong thời kỳ dịch bệnh, giãn cách xã hội và nhân viên phải làm việc tại nhà (work from home) thì rất nhiều doanh nghiệp vẫn có thể vận hành và hoạt động hiệu quả bình thường.

Giảm thiểu tối đa chi phí vận hành

Khi thực hiện quy trình chuyển đổi số, nhiều nhiệm vụ công việc trong mô hình làm việc truyền thống sẽ không còn tồn tại nữa mà dần dần được thay thế bằng những loại hình công nghệ hiện đại.

Ví dụ điển hình: các thông tin lưu trữ sẽ được đưa lên trên hệ thống máy tính để giảm bớt tối đa lượng giấy dùng để in ấn, giúp cho các công ty có thể tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn trong việc lưu trữ, vận hành. Hoặc một số công việc truyền thống sẽ không còn phù hợp trong thời đại chuyển đổi số.

Ví dụ với các công việc văn thư, lưu trữ, làm thủ tục giấy tờ sẽ không đến nhiều người cùng triển khai thực hiện vì hiện nay đều đã có các phần mềm chuyên dụng giúp quản lý hỗ trợ.

Duy trì được yếu tố lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp

Chuyển đổi số giờ đây đã trở thành một trong những vấn đề sống còn trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0 phát triển không ngừng nghỉ. Đây không chỉ đơn thuần là vấn đề của sự lựa chọn, mà là điều bắt buộc phải thực hiện nếu các doanh nghiệp muốn duy trì được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Deborah Ancona, giáo sư quản lý hiện đang làm việc tại Viện Công nghệ Massachusetts (MIT) và là người sáng lập ra Trung tâm Lãnh đạo đưa ra nhận định: “Sự thúc đẩy về việc thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số đang nhanh chóng tăng tốc trong một thế giới mà các đơn vị doanh nghiệp ngày càng có sự cạnh tranh gay gắt về sự đổi mới, tốc độ tăng trưởng và khả năng thích ứng.

Với tới 93% công ty đều đồng thuận rằng công nghệ số là điều cần thiết để có thể đạt được mục tiêu thực hiện chuyển đổi số của họ. Rõ ràng là các đơn vị doanh nghiệp sẽ phải tìm kiếm, lựa chọn ra công nghệ thực sự phù hợp để từ đó có thể đáp ứng được trọn vẹn mục tiêu chuyển đổi số của họ và từ đó đem đến trải nghiệm mới làm hài lòng khách hàng.

Những công cụ thực hiện việc chuyển đổi số 4.0 đang được xây dựng để từ đó đáp ứng được những nhu cầu mới, khắt khe và hiện đại hơn của khách hàng và những công ty cũng cần phải tìm ra được những giải pháp phù hợp để có thể nâng cao tối đa trải nghiệm và đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng trong bối cảnh hiện tại và thì tương lai.

Nâng cao sự trải nghiệm của khách hàng 

Lưu trữ các dữ liệu, thông tin của các khách hàng là 1 điểm vô cùng quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của các đơn vị doanh nghiệp. Từ những thông tin cụ thể như lịch sử giao dịch, những nhóm sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng yêu thích, yêu cầu của khách hàng với sản phẩm, lịch mua thường xuyên, nhân viên bán hàng có thể tư vấn ra các loại hình mặt hàng hoặc các dịch vụ tốt, phù hợp với người mua.

Hoặc nhờ thông tin cập nhật thường xuyên trên CRM, các công ty có thể đưa ra được nhiều chương trình chăm sóc khách hàng như gửi các tin nhắn chúc mừng dịp sinh nhật, Lễ Tết, gửi cho khách hàng quà tặng hoặc phiếu khuyến mãi, coupon,... để từ đó gây ấn tượng và tạo ra sự thiện cảm với khách hàng. 

Lời kết

Hiểu rõ về chuyển đổi số là gì cũng như những lợi ích của quá trình này sẽ giúp các doanh nghiệp tự tin và quyết tâm hơn trong việc thực hiện chuyển đổi số. Quá trình chuyển đổi số không đơn giản, đòi hỏi rất nhiều công sức và nhân lực.