Thư ký văn phòng là gì? Có những yêu cầu nào đối với vị trí này?

Định nghĩa thư ký văn phòng là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu chuyên sâu về vị trí thư ký văn phòng là gì, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu đôi chút về những thuật ngữ văn phòng cấu tạo lên vị trí này nhé.

Văn phòng hay công sở được hiểu là khu vực làm việc của các doanh nghiệp, công ty hay đơn vị tổ chức thường được đặt tại tòa nhà cao ốc tạo một môi trường làm việc thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp.

Thư ký là người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý và điều hành trong văn phòng. Vị trí này thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị hoặc lên kế hoạch cho giám đốc.

Từ những định nghĩa này, chúng ta có thể hiểu vị trí thư ký văn phòng là một trong những công việc trong ngành quản trị văn phòng doanh nghiệp. Đây cũng là người đảm nhận công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng, xử lý các vấn đề về giấy tờ, hành chính nhân sự, hồ sơ, văn bản, họp hành hay tiếp khách,… Thư ký văn phòng là vị trí đóng vai trò hỗ trợ quan trọng và thiết thực tại các văn phòng doanh nghiệp hiện nay.

Ngành nghề này đã trở nên phát triển khá mạnh trong xã hội, đóng vai trò mật thiết với các công tác điều hành, hoạt động của các doanh nghiệp. Chính vì vậy thư ký văn phòng được nhiều bạn trẻ hiện nay quan tâm, định hướng.

Mô tả các công việc của thư ký văn phòng

Cơ cấu, tổ chức của doanh nghiệp ngày nay có nhiều sự thay đổi để thích ứng với sự phát triển của thị trường, do đó vai trò của thư ký cũng đang được chú trọng hơn. Nhìn chung thư ký văn phòng thường thực hiện các chức năng và nhiệm vụ như sau:

Sắp xếp và quản lý công việc

Công việc chủ yếu của thư ký văn phòng liên quan mật thiết đến việc sắp xếp và quản lý, cụ thể như:

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp và công tác cho công ty.
• Chịu trách nhiệm trong tổ chức các cuộc họp, đồng thời ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý.
• Tổ chức, hội ý để các bộ phận liên quan được báo cáo trực tiếp và nêu ra quan điểm cá nhân. 
• Ghi chép ý kiến của các cấp quản lý, lãnh đạo, sau đó chuyển thông tin xuống những đơn vị/ cá nhân có liên quan.

Tiếp nhận và xử lý thông tin

Thư ký thường đóng vai trò đại diện cho một đơn vị hay cá nhân trong ban quản lý nên mọi thông tin, giấy tờ quan trọng đều sẽ đến bộ phận thư ký trước. Chính vì thế, công việc tiếp theo của bộ phận này sẽ là:

• Tổng hợp, phân loại các văn bản nhanh chóng nhất từ các phòng ban.
• Trợ giúp các cấp lãnh đạo giải quyết những văn bản không quan trọng. 
• Đảm bảo các văn bản đến đúng nơi chính xác và có tính bảo mật cao.
• Thu thập các thông tin liên quan đến số liệu.
• Truy cứu và tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
• Hỗ trợ biên, phiên dịch khi có nhu cầu.

Đón tiếp khách hàng công ty

Với vai trò đại diện, bên cạnh giấy tờ thì thư ký còn đảm nhiệm công việc đón tiếp khách hàng, cụ thể:

• Đón và tiếp khách, đồng thời giải quyết những việc trong khả năng và mức độ hiểu biết của mình.
• Sắp xếp nơi để khách chờ đợi.
• Hỗ trợ chuẩn bị phương tiện di chuyển cho khách hàng.
• Chuẩn bị thức ăn nhẹ, nước uống cho khách hàng trước khi vào cuộc gặp mặt chính thức.

Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên

Do tính chất của nhiều  ngành nghề, nhân sự trong doanh nghiệp thường phải đi công tác ở nhiều địa điểm khác nhau. Do đó, thư ký văn phòng sẽ giúp họ sắp xếp chuyến đi một cách phù hợp nhất:

• Phác thảo các thông tin cần thiết cho chuyến đi như mục đích của chuyến đi, nơi đi/ đến, thời gian, phương tiện di chuyển,…
• Lập bản chương trình gặp mặt với các thông tin về ngày, giờ, đối tượng gặp mặt, địa điểm, hồ sơ, tài liệu cần mang theo…
• Chịu trách nhiệm đặt vé phương tiện di chuyển cho cấp trên.
• Đặt khách sạn với vị trí,  giá cả,…phù hợp.
• Tạm ứng và quyết toán chi phí với kế toán.

Kỹ năng cần có của thư ký văn phòng

Nếu như bạn muốn trở thành một thư ký văn phòng thì bạn cần trang bị cho mình một số tố chất, kỹ năng cần có:

Kỹ năng về nghiệp vụ chuyên môn

Khi là một thư ký văn phòng, bạn cần phải có hiểu biết sâu sắc về nghề nghiệp cũng như công việc của mình để hoàn thành tốt các công việc.

Bên cạnh đó, các bạn cũng cần có kỹ năng thành thạo nghiệp vụ chuyên môn, có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ cho người khác, thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết hiện đại tại văn phòng.

Ngoài ra, thư ký cần phải đảm nhận được nhiều chức năng khác nhau bao gồm kế toán, tài chính, nhân sự,văn thư,….

Kỹ năng giao tiếp tốt

Đã đảm nhiệm vị trí thư ký văn phòng bạn sẽ là người cộng sự đắc lực cho cấp lãnh đạo trong việc gặp gỡ, phát triển các mối quan hệ với khách hàng, đối tác, kết nối với các phòng ban trong công ty… theo yêu cầu của cấp trên. Chính vì thế, bạn cần phải có khả năng giao tiếp tốt; kỹ năng đàm phán, ngoại giao giỏi và cách ứng xử linh động, khéo léo… trong mọi tình huống để giải quyết tốt các công việc được giao.

Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo

Khi trở thành một thư ký văn phòng bạn cần phải biết sử dụng các ứng dụng tin học phổ biến như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình hay làm hợp đồng, thu chi, thư mời, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.

Để tránh việc lúng túng khi được giao công việc liên quan sử dụng đến máy tính, thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu nhất.

Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc

Là một người thư ký, bạn cần phải biết cách sắp xếp công việc sao cho hợp lý từ việc cá nhân, đời sống thường ngày đến việc tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, có những việc sắp xếp công việc của văn phòng, cấp trên để cấp trên có lịch trình hợp lý, hiệu quả tiết kiệm thời gian và tránh bị rơi vào tình trạng bị dối.

Kỹ năng xử lý tình huống

Các kiến thức về xã hội, tự nhiên… có rất quan trọng và cần thiết đối với một thư ký văn phòng. Bởi trong một số trường hợp nhất định, bạn sẽ là người thay mặt sếp đưa ra quyết định xử lý công việc; do đó cần phải có khả năng phân tích vấn đề, xác định mấu chốt vấn đề và khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác

Kỹ năng quản lý

Kỹ năng này bao gồm các hoạch định, tổ chức và điều hành doanh nghiệp; quản lý thời gian cá nhân, công việc,… Việc tổ chức công tác quản lý của bạn phải logic, hợp lý, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng.

Phong cách, thái độ làm việc

Với một thư ký văn phòng đòi hỏi người cần có tính trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ; nghiêm chỉnh tuân thủ nội quy và quy định của doanh nghiệp, ban lãnh đạo. Ngoài ra, thư ký sẽ người thường xuyên tiếp xúc với các giấy tờ, công văn, thông tin mang tính bảo mật, vì vậy bạn cần trung thực, kín đáo để được sếp tin cậy hơn. 

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về công việc thư ký văn phòng là gì dành cho bạn đọc. Hy vọng rằng, những kiến thức này thực sự hữu ích cho bạn trong tìm hiểu nghề nghiệp sau này.