Mô tả chi tiết về công việc thư ký văn phòng và những yêu cầu cần có

Thư ký văn phòng là gì?

Thư ký là người chuyên thực hiện các công việc hỗ trợ quá trình quản lý, điều hành trong văn phòng, đồng thời, thư ký cũng sẽ phải sắp xếp các công việc liên quan đến giấy tờ, tạp vụ hành chính, hồ sơ hay soạn thảo văn bản, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, tiếp khách,...cho giám đốc.

Văn phòng là nơi làm việc của các doanh nghiệp, công ty, đơn vị tổ chức. Thông thường, văn phòng sẽ được đặt tại các tòa nhà cao ốc và trang trí không gian sao cho thoáng mát, văn minh, lịch sự tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho mọi nhân viên. 

Qua hai định nghĩa trên ta có thể hiểu một cách đơn giản thư ký văn phòng là người đảm nhận các công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng để bao quát hỗ trợ cho giám đốc.

Ngoài ra, họ còn đảm nhận các công việc liên quan đến giấy tờ, tạp vụ hành chính nhân sự, hồ sơ, văn bản, họp hành,… Thư lý văn phòng vẫn được ví là một vị trí hết sức quan trọng tại các văn phòng doanh nghiệp để bộ máy có thể vận hành một cách thuận lợi. 

Hiện nay, thư ký văn phòng đã trở thành một nghề phổ biến và có nhiều cơ hội phát triển vì gắn bó chặt chẽ với các hoạt động của doanh nghiệp cũng như thay cho quản lý nắm bắt được mọi thành viên đã hoàn thành công việc ra sao. Do đó, đây là nghề được nhiều bạn trẻ quan tâm.

Mô tả chi tiết về công việc thư ký văn phòng

Hiện nay mỗi doanh nghiệp đều có rất nhiều việc nên đương nhiên thư ký văn phòng cũng sẽ phải đảm nhận nhiều việc cùng một lúc, cũng vì vậy mà có thể thấy vai trò của thư ký văn phòng cực kì quan trọng. Một số công việc mà thưu ký văn phòng phải đảm nhận như sau:

Sắp xếp lịch làm việc

Đây là công việc quan trọng nhất trong những nhiệm vụ của thư ký văn phòng, họ sẽ là người chịu trách nhiệm sắp xếp lịch làm việc tại văn phòng đối với các phòng ban.

Do đó, thư ký văn phòng phải lên kế hoạch sắp xếp chi tiết, cụ thể phù hợp các công việc tại văn phòng dựa vào việc nắm rõ được bản kế hoạch, dự định trong tương lai cụ thể của toàn bộ doanh nghiệp để giúp công việc được triển khai có hiệu quả. Đồng thời, họ cũng chính là người sẽ lên kế hoạch lịch họp, công tác của cấp trên.

Tiếp nhận và xử lý thông tin

Đối với một người đảm nhiệm công việc thư ký văn phòng thì luôn phải tiếp nhận thông tin và xử lý công việc được giao một cách nhanh nhất và yêu cầu độ chính xác cao vì công việc này sẽ cần phải xử lý rất nhiều loại giấy tờ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó thư ký văn phòng cũng phải có trách nhiệm hỗ trợ giải quyết các công việc nội bộ.

Tiếp đón khách hàng

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải thường xuyên tiếp đón khách hàng với những mối quan hệ trong làm ăn, do đó, thư ký văn phòng còn có một trách nhiệm nữa là tiếp đón khách hàng, đối với việc này yêu cầu sự khéo léo, tận tâm, chu đáo để khách hàng có thể vui vẻ đến hợp tác.

Thậm chí, một số trường hợp thư ký văn phòng sẽ được giao nhiệm vụ tiếp khách và giải quyết công việc trong giới hạn phạm vị công việc của mình. 

Sắp xếp lịch trình làm việc cho cấp trên

Ngoài những công việc đã được liệt kê ở trên thư ký văn phòng còn có một nhiệm vụ khác quan trọng không kém là sắp xếp lịch trình làm việc cho cấp trên. Ví dụ như giờ giấc các buổi họp, các chuyến công tác và luôn phải nhắc nhở cấp trên trước khi đến lịch thực hiện.  

Kỹ năng cần có của thư ký văn phòng

Để trở thành một thư ký văn phòng bạn sẽ phải có kĩ năng chuyên môn, kĩ năng mềm và nhiều phẩm chất để có thể xử lý công việc một cách thuận lợi. Một số kĩ năng thư ký văn phòng phải có như sau: 

Kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn

Để trở thành một thư ký văn phòng giỏi điều đầu tiên chính là cần hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ chuyên môn, phải biết mình cần làm gì thì mới có thể\ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Đồng thời khi có kĩ năng nghiệp vụ chuyên môn thì thư ký văn phòng mới có truyền đạt, hướng dẫn cho người khác và thao tác thuần thục kỹ năng cơ bản về hành chính văn phòng và sử thành thạo tin học.

Bên cạnh đó, thư ký văn phòng sẽ phải đảm nhận nhiều việc cùng một lúc để có thể kiểm soát bộ máy như: kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ văn thư, book khách sạn, vé máy bay, tham gia ghi chép tại các cuộc họp, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của cấp trên,….

Kỹ năng giao tiếp

Đây là một kỹ năng cực kì quan trọng và bắt buộc phải có đối với ai giữ vị trí thư ký văn phòng. Thư ký chính là cánh tay đắc lực cho cấp lãnh đạo trong các công việc gặp gỡ làm việc với đối tác, phát triển các mối quan hệ với khách hàng, kết nối với các phòng ban trong doanh nghiệp…

Vì thế, một kỹ năng cần thiết để trở thành một thư ký văn phòng chuyên nghiệp là cần có khả năng giao tiếp, đàm phán và linh hoạt trong xử lý các vấn đề phát sinh... 

Kỹ năng tin học văn phòng

Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng là một điểm cộng rất cần thiết đối với thư ký văn phòng. Tuy không cần phải giỏi như những chuyên gia trong lĩnh vực vi tính, nhưng ít nhất bạn cũng cần phải biết sử dụng các ứng dụng tin học phổ biến như Word, Excel, Powerpoint để có thể soạn thảo văn bản, xây dựng nội dung thuyết trình trong mỗi buổi họp và thiết kế những tấm thiệp mời cũng như lưu trữ hồ sơ, tài liệu trên hệ thống máy chủ. 

Kỹ năng sắp xếp lịch trình khoa học

Đương nhiên đây sẽ là kỹ năng bắt buộc phải có vì thư lý văn phòng không chỉ sắp xếp lịch trình cho sếp mà còn sắp xếp lịch làm việc cho các phòng ban. Vì thế họ cần phải biết cân  bằng giữa công việc và cuộc sống để có thể sắp xếp công việc của văn phòng, của cấp trên một cách hợp lý tránh tình trạng chồng chéo không thực hiện theo một hệ thống nào. 

Kỹ năng xử lý tình huống nhạy bén

Thư ký văn phòng là vị trí yêu cầu cần đến nhiều kiến thức trong cuộc sống, vì trong một số trường hợp thư ký sẽ là người thay mặt sếp đưa ra quyết định xử lý công việc. Do đó, họ cần có kiến thức sâu rộng để nhanh chóng xử lý các công việc tồn động và phát sinh, đặc biệt, thư ký văn phòng cần phải có khả năng phân tích vấn đề, xác định mấu chốt vấn đề để đưa ra những quyết định chính xác nhất không ảnh hưởng đến cấp trên và công việc. 

Kỹ năng quản lý

Là vị trí thường xuyên phải bao quát thay cho cấp trên nên thư ký văn phòng cần phải có kỹ năng về hoạch định, tổ chức và điều hành doanh nghiệp cũng như biết cách quản lý thời gian cá nhân, công việc,… Chỉ khi tổ chức quản logic thì công việc mới có thể diễn ra thuận lợi và có khả năng quyết đoán đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời nếu phát sinh vấn đề cấp thiết .

Phong cách, thái độ làm việc chuyên nghiệp

Muốn trở thành một thư ký văn phòng giỏi thì bạn cần phải có nhiều phẩm chất, yếu tố tính cách vượt trội. Trước tiên khi muốn ứng tuyển vị trí này bận cần phải trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc; nghiêm chỉnh tuân thủ nội quy và quy định của doanh nghiệp và cấp trên quản lý .

Do đây là vị trí quan trọng thường xuyên tiếp xúc với các giấy tờ, công văn, thông tin mang tính bảo mật, nên bạn cần có thái độ chuyên nghiệp và nguyên tắc nghề nghiệp là không được phép tiết lộ thông tin về những giấy tờ đó. Vì vậy, muốn trở thành một thư ký giỏi thì bạn phải trau dồi và rèn luyện liên tục để hoàn thiện bản thân.

Mức lương trung bình của thư ký văn phòng 

Mặc dù là một vị trí quan trọng và phải đảm nhận nhiều việc khác nhau nhưng mức lương trung bình của thư ký văn phòng chỉ dao động trong khoảng 7 đến 10 triệu đồng/tháng. Mức lương này có thể thay đổi phụ thuộc vào quy mô công ty, lĩnh vực hoạt động và các công việc họ phải đảm nhận thì mức lương có thể lên đến 15 triệu đồng/tháng.

Như vậy, để trở thành thư ký văn phòng thì cần đến rất nhiều kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ. Đồng thời, người đảm nhận vị trí này còn phải chịu được áp lực công việc cao với tần suất làm việc liên tục.

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã hiều được những yêu cầu cơ bản khi ứng tuyển nghề thư ký văn phòng và có những kế hoạch phát triển bản thân phù hợp. Hãy theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để cập nhật những thông tin hữu ích nhé!