Làm thư ký học ngành gì? Các kỹ năng cần có của một thư ký giỏi

Thư ký là gì?

Thư ký có thể được coi là "tai mắt" của ban lãnh đạo. Ở vị trí này, bạn sẽ đóng vai trò như một kênh liên lạc trong nội bộ công ty hoặc giữa công ty với các khách hàng, đối tác. Thư ký chịu trách nhiệm về các công việc như tiếp nhận và giải quyết các giấy tờ hành chính, ghi chép nội dung cuộc họp, quản lý lịch trình làm việc cho lãnh đạo, sắp xếp lịch hẹn và thông báo các cuộc gặp gỡ với đối tác.

Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô thường tuyển dụng thư ký để giúp quản lý văn phòng và xử lý các vấn đề hành chính. Bên cạnh đó cũng có một số vị trí thư ký đặc thù như thư ký y khoa, thư ký tòa án.

Nhiệm vụ của một thư ký có thể không được thể hiện rõ ràng nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng giúp công ty làm việc một cách có tổ chức và đi đúng định hướng đã đề ra.

Các công việc mà thư ký phải làm sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc họ đang hỗ trợ ai và đang làm việc cho loại hình doanh nghiệp, tổ chức nào nhưng nhìn chung, vị trí này đòi hỏi khắt khe về trình độ, yêu cầu người ứng tuyển cần có khả năng tiếp nhận và giải quyết nhiều công việc khác nhau.

Công việc mà một thư ký phải làm là gì?

Thực tế, trong công việc mà thư ký phải làm sẽ tùy thuộc vào yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra, đôi khi họ cũng phải làm thêm những công việc bên ngoài mà lãnh đạo yêu cầu. Tuy vậy, dưới đây là những công việc chính mà một thư ký phải làm, bao gồm:

• Tiếp nhận và xử lý thông tin: Thư ký sẽ tiếp nhận các thông tin, tài liệu, số liệu từ các bộ phận khác sau đó phân loại và sắp xếp sao cho hợp lý, đảm bảo những giấy tờ nay được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật và không bị ùn tắc. Bên cạnh đó họ cũng có thể kiêm cả nhiệm vụ biên phiên dịch tài liệu nếu có yêu cầu.
• Sắp xếp lịch trình làm việc: Thư ký có nhiệm vụ lên lịch làm việc, lịch công tác, lịch họp cũng như tổ chức, ghi chép và tổng hợp nội dung cuộc họp để phục vụ cho việc quản lý. Họ sẽ là người ghi ý kiến, báo cáo của các bộ phận và biên bản, đồng thời chuyển ý kiến của các cấp lãnh đạo xuống các đơn vị hoặc cá nhân.
• Đón tiếp khách hàng, đối tác: Thư ký sẽ là người tiếp đón khách hàng, đối tác khi họ đến công ty, đảm bảo khách hàng, đối tác không phải đợi chờ trong thời gian dài hoặc phật ý vì không được đón tiếp. Họ cũng có thể giải quyết một số thắc mắc và vấn đề trong quyền hạn và kiến thức của mình. 
• Chuẩn bị lịch trình di chuyển, công tác cho cấp trên: Thư ký phải sắp xếp lịch trình trong ngày cho cấp trên bao gồm các thông tin như ngày, giờ, gặp gỡ ai, người của doanh nghiệp nào, cần giấy tờ, hồ sơ gì... Bên cạnh đó họ cũng phải đặt vé, đặt khách sạn, lên lịch trình công tác cho lãnh đạo.

Học ngành gì để làm thư ký?

Khác với một số ngành đòi hỏi chuyên môn cao, bắt buộc phải đào tạo qua trường lớp như bác sĩ, luật sư... tại Việt Nam hiện nay, không có trường Đại học nào có khoa đào tạo chuyên ngành thư ký. Vậy nếu như không có trường đào tạo chính quy ngành thư ký thì cần những kiến thức, hoặc bằng cấp nào? 

Như đã đề cập ở phần đầu, công việc của thư ký sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà họ đang làm. Bạn có thể tốt nghiệp các ngành như ngoại ngữ, quản trị kinh doanh, marketing để ứng tuyển vào vị trí thư ký văn phòng cho các doanh nghiệp hoặc bạn có thể hoàn thành chương trình học tại các ngành như y, dược, luật để ứng tuyển vào các vị trí thư ký đặc thù như thư ký y khoa, thư ký tòa án…

Nhìn chung, ngoài khả năng tin học văn phòng, bạn chỉ cần đáp ứng được những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng xử lý vấn đề linh hoạt là bạn có thể ứng tuyển vào vị trí này. Một số ngành học sau khi ra trường có thể ứng tuyển vào vị trí thư ký bao gồm:

Ngành quản trị văn phòng

Nếu bạn muốn làm trong các doanh nghiệp, tập đoàn lớn với vai trò là một thư ký thì đây chính là ngành học lý tưởng dành cho bạn. Trong quá trình đào tạo, bạn sẽ được học các kiến thức về cách sử dụng thiết bị văn phòng và các phần mềm tin học, giúp bạn dễ dàng hoàn thành các công việc hành chính văn phòng.

Bên cạnh đó, các kiến thức về nghiệp vụ như lưu trữ giấy tờ, kế toán, văn thư... cũng như một số môn học cơ bản khác sẽ giúp bạn dễ dàng làm quen với công việc trong tương lai. 

Bạn có thể đăng ký học ngành này tại các trường như Đại học Nội vụ, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện hành chính Quốc gia…

Ngành nhân sự

Khi theo học chuyên ngành này, bạn sẽ được đào tạo bài bản những kỹ năng về tin học văn phòng, cách quản lý và xử lý hồ sơ và khả năng ngoại ngữ cơ bản để đáp ứng được những yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Để theo học ngành này, bạn có đăng ký học tập tại các trường như Học viện Ngân Hàng, Đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Thương Mại…

Ngành thư ký y khoa

Có thể đối với nhiều bạn, nghề thư ký y khoa khá mới mẻ. Nhưng thực tế đây là một là ngành khá hot với mức đãi ngộ hấp dẫn. Vị trí thư ký trong ngành này sẽ là đảm nhận các công việc có liên quan tới các giấy tờ y khoa như hồ sơ bệnh án, lịch thăm khám, đơn thuốc... Với việc mỗi ngày phải tiếp xúc và giải đáp thắc mắc cho rất nhiều bệnh nhân, thư ký y khoa phải là người kiên nhẫn, biết lắng nghe, tỉ mỉ và cẩn thận.

Ngành thư ký luật

Nếu bạn mong muốn trở thành một thư ký luật thì yêu cầu quan trọng là bạn cần phải theo học chuyên ngành luật. Để làm ở vị trí này, công việc hằng ngày của bạn sẽ là tiếp nhận và chuyển hồ sơ, hướng dẫn đương sự, hỗ trợ thẩm phán và các công việc liên quan. Để trở thành một thư ký luật, bạn phải trải qua các bước như đào tạo, thi tuyển công chức, lấy chứng chỉ và học thêm các nghiệp vụ liên quan.

Các trường đào tạo ngành này có thể kể đến Đại học luật Hà Nội, Đại học luật HCM, Đại học Tôn Đức Thắng…

Để trở thành một thư ký cần những kỹ năng gì?

Một thư ký cần chuẩn bị cho mình nhiều kỹ năng khác nhau để có thể hoàn thành công việc. Dưới đây là những kỹ năng mà nhà tuyển dụng thường tìm kiếm khi tuyển dụng vị trí thư ký:

• Kỹ năng tin học văn phòng: Có rất nhiều công việc mà thư ký phải xử lý trên máy tính, đặc biệt là các bảng tính, cơ sở dữ liệu và phần mềm xử lý văn bản. Vậy nên khả năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng là điều cơ bản khi bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này.
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản: Thư ký không chỉ gặp mặt trực tiếp với các bên mà họ cũng thường phải viết email để trao đổi thông tin với khách hàng, các bộ phận và quản lý, vậy nên họ cần có khả năng giao tiếp và diễn đạt bằng văn bản tốt để đảm bảo các thông tin được gửi đi rõ ràng, chuyên nghiệp và đảm bảo tính chính xác cao.
• Kỹ năng giao tiếp với các cá nhân: Vì yêu cầu công việc, trong một ngày, thư ký phải tiếp xúc với nhiều người đến từ các bộ phận khác nhau hoặc khách hàng, đối tác. Khả năng giao tiếp tốt sẽ mang lại ấn tượng tốt đẹp, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tích cực.
• Kỹ năng xử lý vấn đề: Thư ký là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận trong công ty, họ phải có khả năng nắm bắt và xử lý vấn đề nhanh nhẹn và quyết đoán. Đảm bảo công việc được diễn ra thuận lợi.
• Kỹ năng tổ chức: Thư ký là người nắm giữ các tài liệu, lên lịch trình theo thứ tự phù hợp để cấp trên dễ dàng xử lý.
• Thêm vào đó, thư ký phải là người cẩn thận. Họ phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ và công việc mà vẫn phải đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Xu hướng phát triển công việc thư ký trong năm gần đây

Theo kết quả của Tổng cục Thống kê, trung bình tại Việt Nam, mỗi ngày sẽ có khoảng 300 doanh nghiệp đăng ký thành lập. Điều này làm tăng lên nhu cầu tuyển dụng vị trí thư ký, tạo điều kiện cho nhiều ứng viên có thêm cơ hội để thử sức. Được biết, nghề thư ký cũng lọt top những ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng cao nhất (theo báo cáo phát hành vào tháng 11 năm 2018 của VietnamWorks).

Mặc dù vậy, nhiều chuyên gia nhận định, trong tương lai ngành nghề này có khả năng giảm sút về nhu cầu tuyển dụng do sự phát triển của công nghệ hiện đại có thể thay thế con người thực hiện một số nhiệm vụ do thư ký đảm nhiệm trước đây.

Nếu bạn đam mê và mong muốn trở thành một thư ký trong tương lai, hãy bắt đầu tích lũy kiến thức và rèn luyện kỹ năng ngay từ bây giờ. Mong rằng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn biết được làm thư ký nên học ngành nào. Chúc bạn luôn thành công trên con đường sự nghiệp.