SI là gì? Hướng dẫn cách khai báo SI

Tìm hiểu về SI là gì trong xuất khẩu?

Thuật ngữ SI là từ viết tắt của một cụm từ tiếng Anh đầy đủ là Shipping Instruction. Có thể hiểu với nghĩa rằng đây là toàn bộ những thông tin hướng dẫn về vấn đề vận chuyển hàng hóa từ nhà xuất khẩu đến các đại lý vận tải.

Nhờ có các hướng dẫn đó đã giúp hạn chế tối đa những sai lầm thường gặp trong việc chuyển các thông tin, vận chuyển và giao hàng hóa của nhà xuất khẩu đến cho công ty giao nhận. Mục đích đảm bảo rằng người giao hàng của công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa dựa theo đúng các yêu cầu của người gửi hàng. Đặc biệt là những đơn hàng vận đơn vận chuyển qua đường biển.

Chức năng của SI trong xuất nhập khẩu là gì?

Khi tìm hiểu về khái niệm SI là gì, chức năng của SI cũng cần phải quan tâm. Thông thường, các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển sẽ tiến hành yêu cầu công ty trước khi thực hiện vận đơn - Bill of Lading thì phải khai báo SI trước.

Việc này giúp thống nhất các thông tin liên quan đến các chứng từ thủ tục. SI trong trường hợp này được xem như là một dự thảo (bản nháp). Bản dự thảo này sẽ được gửi đến các khách hàng để họ kiểm tra, xác nhận thông tin. Bản nháp đó được xác nhận là căn cứ để phát hành bản vận đơn sau này.

Người yêu cầu khai báo SI là ai?

Những đối tượng liên quan đến việc thực hiện và lập Shipping Instruction bao gồm doanh nghiệp giao nhận vận chuyển và nhà xuất khẩu. Các công ty giao nhận vận chuyển được nhà xuất khẩu thuê. Họ có trách nhiệm, nghĩa vụ thực hiện công việc vận đơn và cũng là người yêu cầu các nhà xuất khẩu phải thực hiện khai báo SI.

Quy trình có thể được thực hiện như sau, công ty giao nhận vận chuyển sẽ trực tiếp liên hệ và yêu cầu nhà xuất khẩu gửi SI cho họ. Mục đích của yêu cầu này là nhằm đảm bảo cho việc vận chuyển được tiến triển theo đúng kế hoạch.

Tuy nhiên, nếu trường hợp SI bị bên nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn, quá thời gian cho phép. Các công ty giao nhận vận chuyển có thể bị phạt tài chính, thậm chí có thể bị giữ hàng, không gửi được hàng. Như vậy, có thể thấy vai trò và tầm quan trọng trong việc gửi SI đúng hạn và trách nhiệm này thuộc về các nhà xuất khẩu.

Nội dung của SI là gì?

Nếu đã nắm rõ được khái niệm và vai trò, chức năng của SI trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cụ thể hơn về những nội dung trong một bản SI gồm:

• Có thời gian và mã số đặt hàng ( mã số Booking): Các thông tin này có tác dụng làm cơ sở nhận biết với các đơn của các khách hàng. Bên cạnh đó, cũng có vai trò làm căn cứ đảm bảo cho hàng hóa khi tới hạn giao thì phải được vận chuyển theo đúng tiến độ.
• Shipping Instruction phải có tên gọi của các đối tượng liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa. Tùy theo hình thức vận chuyển và nói rõ người trực tiếp phụ trách công tác vận chuyển.
• Tên của bên gửi hàng chủ hàng và tên cá nhân nhận hàng.
• Những thông tin cụ thể, chính xác, liên quan đến hàng hóa vận chuyển bao gồm: tên gọi, khối lượng, số lượng hàng hóa, tính chất và đặc trưng của hàng hóa.
• SI phải có thông tin liên quan đến hình thức đóng gói hàng hóa bao gồm: loại bao bì sử dụng đóng gói, kích cỡ hàng hóa, thùng hàng, trọng lượng tịnh của thùng hàng,...
• Có thông tin liên quan đến cảng bốc và dỡ hàng.
• SI là gì phải có thông tin cụ thể, rõ ràng về địa điểm giao hàng cũng như thời gian chính xác để giao hàng hóa.
• Phải có thông tin cụ thể về hình thức thanh toán áp dụng trong giao dịch.
• SI cũng bao gồm những hồ sơ, giấy tờ, tài liệu bổ sung khi được bên giao nhận yêu cầu.

Hướng dẫn cách lập SI là gì?

SI thông thường được phía nhà xuất khẩu gửi cho FWD - là các đại lý giao nhận ngành khai thác vận tải. Hoặc có thể được gửi cho các hãng tàu lên bảng nháp của chứng từ. Tiếp đó, nhà xuất khẩu mới thực hiện gửi cho khách hàng kiểm tra bản nháp Shipping Instruction và xác nhận lại các thông tin đã có. SI thường được khai báo thông qua hai phương án phổ biến như sau:

Khai báo SI trực tuyến trên website

Cách khai báo SI là gì thông dụng nhất cho việc gửi đi thông tin Shipping Instruction hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép nhà sản xuất sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web. Điều này giúp tiết kiệm được thời gian hơn khi sử dụng cách khai báo SI qua email.

Tuy nhiên, ngược lại thì cách khai báo này cũng sẽ có một số hạn chế nhất định. Nếu mạng kết nối không ổn định hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì sẽ làm trễ thời gian gửi đi SI. Khi đó nhà sản xuất sẽ lại mất thời gian để kiểm tra lại hoặc gửi thông tin SI qua email.

Một vài hãng tàu quy định chỉ nhận thông tin hướng dẫn vận đơn qua website. Nếu đơn vị sản xuất gửi SI qua email thay vì hệ thống có thể bị phạt tiền hóa đơn gửi đi cao hơn so với việc gửi trên hệ thống.

Hiện nay, theo như đánh giá khách quan ngành logistics, cách thức gửi đi SI trên website được cho là thuận tiện, phù hợp và dễ dàng hơn. Điều đó hoàn toàn thích hợp khi trên thế giới đang hướng tới công nghệ 4.0. Việc khuyến khích sử dụng website để tối giản hóa các bước là điều được đánh giá rất cao và ưu tiên hàng đầu.

Khai báo SI qua email

Cách thức khai báo SI là gì qua email cũng được áp dụng nhưng không được nhiều doanh nghiệp sản xuất ưa chuộng. Người giao hàng sẽ gửi thông tin SI tới các hãng tàu yêu cầu gửi thông tin qua email hoặc người nhận nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.

Đối với người nhận, sau khi được nhận các thông tin từ người giao hàng thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm hóa đơn vận chuyển.

Nhìn chung để thuận lợi cho việc gửi thông tin khi không thể gửi SI trực tiếp bằng văn bản. Hơn nữa việc gửi Shipping Instruction cũng cần phải đảm bảo về thời gian cho nên hai cách thức trên khá hợp lý và thuận lợi. Giúp tiết kiệm thời gian và cũng như thuận tiện cho công việc khai báo.

Chính vì thế, công việc của nhà xuất khẩu là phải khai báo các thông tin trên SI rõ ràng, chính xác. Như vậy để cho công ty vận chuyển có thể từ các thông tin này mà làm các chứng từ có liên quan cho hợp lệ, không có sự sai sót nào.

Lời kết

Những thông tin về SI là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa đã được cung cấp rất chi tiết qua bài viết trên. Hy vọng sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về chức năng và vai trò của Shipping Instruction trong quá trình gửi nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Để cập nhật thêm kiến thức mới nhất hàng ngày về lĩnh vực Bất động sản/Môi giới bđs - Kinh tế tài chính - Đầu tư – Thị trường IPO - Hỏi đáp phát luật - Công nghệ, hãy truy cập Chuyên trang Tin tức của website Meeyland.com.