Quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp có vai trò thế nào?

Quản lý sự thay đổi là gì?

Quản lý sự thay đổi là quá trình chủ động cải tổ, tái tạo lại các hoạt động của doanh nghiệp để tạo ra sự thay đổi lớn có tiềm năng cạnh tranh với các đối thủ khác. Để thực hiện quá trình này cần phải tiến hành chuyển dịch và có kế hoạch tư duy chiến lược theo một quy trình cụ thể, đồng thời, cũng nên áp dụng các công nghệ kĩ thuật hiện đại để mang lại hiệu quả cao. 

Bên cạnh đó, việc quản lý sự thay đổi còn thể hiện qua việc tái cơ cấu các bộ phận khác nhau trong kinh doanh, sản xuất. Việc thay đổi này còn có thể là sự hợp nhất giữa các doanh nghiệp để nỗ lực thay các hoạt động và phong cách hoạt động, tránh trường hợp khiến công ty rơi vào tình trạng lạc hậu hoặc phá sản. Đối với các doanh nghiệp việc duy trì và không chịu thay đổi sẽ khiến cho bộ máy trở nên lạc hậu, đi ngược lại với thị trường, do đó, khiến cho doanh nghiệp chìm sâu vào sự trì trệ hoặc sụp đổ. 

Tuy nhiên việc thay đổi doanh nghiệp không phải một sớm một chiều và cũng không phải việc đơn giản. Do đó cần phải có bộ phận quản lý sự thay đổi nhằm mang đến cho doanh nghiệp những ý tưởng, sáng kiến thay đổi một cách tích cực. Họ cũng sẽ dựa vào các yếu tố thị trường để đưa ra phương án thay đổi thực tế phù hợp với từng điều kiện của mỗi doanh nghiệp.

Vai trò của việc quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp 

Đối với mỗi doanh nghiệp việc quản lý sự thay đổi có một vai trò cực kì quan trọng vì đây là hoạt động sẽ giúp cho công ty bắt kịp thị trường, mở rộng quy mô hoạt động và đạt được thị phần lớn hơn. Một số vai trò quan trọng của việc quản lý sự thay đổi của doanh nghiệp như sau: 

Thay đổi tích cực đối với từng cá nhân

Đối với mỗi sự thay đổi của doanh nghiệp sẽ tác động trực tiếp tới mỗi cá nhân chính vì vậy quản lý sự thay đổi của doanh nghiệp sẽ là một động lực để mỗi cá nhân thay đổi, từ đó sẽ tác động ngược lại tới doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ, đoàn kết hơn. 

Giảm thiểu các chi phí hoạt động

Đối với lối quản lý cũ sẽ mang đến cho doanh nghiệp sự rườm rà, tốn kém với hàng loạt các thủ tục. Còn cách quản lý mới sẽ mang đến sự linh hoạt và chắc chắn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Nếu như trước đây mỗi bộ phận công việc đều cần phải có người chịu trách nhiệm thì hiện nay một số giai đoạn đã được thay thế bằng máy móc hoặc một người có thể kiêm nhiệm hai nhiệm vụ. 

Tăng khả năng thành công

Việc quản lý sự thay đổi cũng quyết định rất lớn đến cơ hội thành công của doanh nghiệp. Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra những nhà lãnh đạo quản lý xuất sắc sẽ mở ra cơ hội và mục tiêu mới cho doanh nghiệp cũng như các thành viên khác, vì thế, các doanh nghiệp cần phải sẵn sàng “thay máu” nếu nhận thấy bộ máy hoạt động trước đây đã không còn hiệu quả. 

Các hình thức quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp

Hiện nay, trong mỗi doanh nghiệp sẽ có những kiểu quản lý sự thay đổi nhất định để ổn định quá trình hoạt động của các doanh nghiệp và kích thích các cá nhân tích cực thay đổi phù hợp với điều kiện cụ thể, trong đó có hai hình thức quản lý sự thay đổi phổ biến là: 

1. Quản lý sự thay đổi về nhân sự

Nhân sự luôn là yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình đổi mới của doanh nghiệp. Vì thế, để thay đổi tổng thể thì cần phải có sự chắt lọc đội ngũ nhân sự để đảm bảo việc thay đổi đồng bộ. Đối với sự thay đổi nhân sự cần phải lên kế hoạch chi tiết để đáp ứng những yêu cầu của doanh nghiệp thì mới có thể bắt kịp với xu hướng của thị trường và các doanh nghiệp khác. 

Quản lý sự thay đổi về nhân sự được thể hiện thông qua quy trình tuyển dụng, luân chuyển hoặc đề cử những vị trí nhân sự chủ chốt những người thật sự có năng lực, vì những nhân sự này sẽ là chìa khóa để tạo ra sự thay đổi cho cả bộ máy. Bên cạnh đó, khi có sự thay đổi nhân sự phù hợp sẽ mang đến năng suất và hiệu quả cao, song, có những sự thay đổi cũng khiến cho doanh nghiệp dậm chân tại chỗ chứ không phải sự thay đổi nào cũng mang đến sự tích cực. 

2. Quản lý sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa vốn là một yếu tố tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp đối với mỗi doanh nghiệp. Vì thế, bất cứ vị trí nào trong công ty cũng sẽ cũng chịu ảnh hưởng từ yếu tố văn hóa được đưa ra. Do đó, các thành viên cần phải chung tay để thay đổi văn hóa nhằm tạo nên một môi trường làm việc tích cực, tuy việc thay đổi này sẽ khó khăn vì không phải ai cũng có thể làm quen được với nền văn hóa mới nên đội ngũ quản lý sự thay đổi cần phải hoạt động một cách tích cực để tạo ra nề nếp và thói quen cho mọi nhân viên cũ và mới.

Trong đó, người đứng đầu doanh nghiệp luôn phải là người chấp hành nghiêm túc để làm tấm gương cho các nhân viên khác noi theo. Đồng thời, những người lãnh đạo cũng sẽ là người đưa ra các chủ trương để thay đổi nề nếp văn hóa của doanh nghiệp. Ngoài ra, người lãnh đạo còn phải là người phát động các phong trào để thay đổi và thực hiện sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp. 

Những phương pháp quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp

Để quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp diễn ra một cách tích cực và được mọi người hưởng ứng thì cần phải xây dựng dựa trên các phương pháp như sau: 

1. Lên kế hoạch cụ thể cho quá trình thay đổi

Nếu muốn thực hiện thay đổi một cách trơn tru, thuận lợi thì cần phải có một kế hoạch hợp lý cụ thể và chi tiết để mọi người có thể hình dung mọi việc một cách rõ ràng nhất. Đồng thời, thông qua kế hoạch để có cơ sở đối chiếu, truyền tải mọi chiến lược của tổ chức theo đúng trình tự. Việc xây dựng kế hoạch cần phải phù hợp và cân bằng với hoạt động kinh doanh thường nhật và tầm nhìn tương lai cho doanh nghiệp.

Quá trình thay đổi này còn cần phải ghi rõ nhiệm vụ của từng bộ phận và từng cá nhân nhất là với những người giữ vị trí quản lý. Thông qua đó mà mọi người sẽ có trách nhiệm hơn đối với công việc mà mình được giao phó và giám sát một cách chặt chẽ hoạt động của mỗi thành viên trong công ty. 

2. Lên kế hoạch giao tiếp hiệu quả

Trong một tập thể nếu muốn thay đổi thì nhất định phải có sự giao tiếp giữa các thành viên, do đó, những người giữ vị trí quản lý sự thay đổi cần phải tổ chức các buổi họp mặt, giao lưu giữa nhân viên với nhau. Đồng thời, ngoài quá trình trao đổi công việc thì cũng cần khuyến khích mọi người trao đổi về cuộc sống sinh hoạt, những khó khăn mà họ gặp phải. Thông qua các kênh thông tin chung của cả cơ quan cũng sẽ giúp cho mọi người tương tác qua lại với nhau nhiều hơn. 

3. Đưa ra mục tiêu cụ thể đối với từng giai đoạn

Để quản lý sự thay đổi thành công thì mục tiêu của doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi để phù hợp với những điều kiện thực tế cũng như kim chỉ nam của doanh nghiệp. Cần phải có mục tiêu cho tháng, quý, năm chứ không thể gộp chung vào một giai đoạn và không có sự thay đổi gì. Vì trong một năm sẽ xảy ra khá nhiều biến động nên mọi thứ đều phải được nhìn nhận từ thực tế. Cũng thông qua cách này mà không ai đi sai lệch với các dự định của doanh nghiệp. 

4. Xây dựng và củng cố bộ máy nhân sự

Phát triển con người luôn được đánh giá là nhiệm vụ hàng đầu đối với việc quản lý sự thay đổi. Nếu như nhân viên tốt thì cũng mới có thể xây dựng được một tập thể chuyên nghiệp, mạnh mẽ và vượt qua mọi khó khăn, thử thách trên thị trường. Do đó, những người làm lãnh đạo cần phải thể hiện được năng lực, kinh nghiệm và kĩ năng quản lý của mình còn nhân viên cần làm tốt mọi nhiệm vụ được giao. Muốn thực hiện được những điều này cần phải xem mỗi nhân viên có khả năng gì và phù hợp với vị trí nào để phân bổ công việc sao cho hợp lý. 

5. Thực hiện đánh giá và phân tích quá trình

Đối với những người quản lý sự thay đổi đều phải tiến lên kế hoạch và theo dõi một cách hợp lý sự thay đổi và biến động của thị trường. Đây là nhiệm vụ cực kì quan trọng để mọi người có thể biết được doanh nghiệp đã đi đúng hướng hay chưa còn tồn tại những nhược điểm gì và phát huy ưu điểm gì. Mỗi cá nhân cũng cần phải có thói quen đánh giá và phân tích quá trình làm việc của mình để xem đã thật sự phù hợp và phát huy được hết các khả năng của bản thân hay chưa. Đây là một việc hết sức cần thiết để tạo ra sức mạnh tập thể cho doanh nghiệp. 

Quản lý sự thay đổi là một trong những hoạt động cực kì quan trọng của mỗi doanh nghiệp, thông qua việc quản lý sự thay đổi sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được những tồn tại hạn chế cần thay đổi để bắt kịp với xu hướng thị trường cũng như vượt qua các đối thủ khác trên thương trường.