Công chứng hồ sơ xin việc và những điều cần lưu ý

Hồ sơ xin việc có bắt buộc phải công chứng không?

Công chứng hồ sơ xin việc dùng để xác minh sự chân thực về thông tin cơ bản như: sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bằng cấp hay chứng chỉ hành nghề,… công chứng mang tính chất hợp pháp lý quy định nhà nước. Theo đúng quy định của pháp luật một số loại hợp đồng, giấy tờ, giao dịch cần phải thực hiện quy trình công chứng. 

Thông thường, khi nhà tuyển dụng gọi tới tham gia phỏng vấn, ứng viên chỉ cần mang theo hồ sơ photo không cần phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên cũng có nhiều công ty yêu cầu hồ sơ xin việc cần phải có chứng thực của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền. Như vậy, không cần thiết phải công chứng hồ sơ xin việc mà tùy thuộc theo yêu cầu của công ty ứng tuyển.

Vai trò của công chứng các giấy tờ trong hồ sơ xin việc

Việc công chứng giấy tờ trong hồ sơ xin việc là cơ sở để nhà tuyển dụng nắm được thông tin ứng viên cung cấp có chính xác hay không. Xác nhận, chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền là đại diện bên thứ ba có tính pháp lý và được công nhận theo đúng quy định của pháp luật.

Đặc biệt, sau quá trình thử việc, ứng viên trở thành nhân viên chính thức của công ty và được ký kết hợp đồng lao động. Lúc này, việc bảo đảm thông tin chính xác trong hồ sơ xin việc là điều quan trọng bởi nó có liên quan đến việc đóng bảo hiểm xã hội và những thủ tục khác của người lao động.

Vậy hồ sơ xin việc cần công chứng những gì?

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ thường bao gồm các giấy tờ như: Đơn xin việc, CV xin việc, bản sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe, bằng cấp, chứng chỉ, giấy khai sinh, chứng minh nhân dân/căn cước công dân,…

Tuy nhiên không phải tất cả các giấy tờ đều bắt buộc công chứng mà chỉ cần một số giấy tờ như:

• Sơ yếu lý lịch;
• Bản photo căn cước công dân/CMND;
• Bản photo sổ hộ khẩu;
• Bản photo giấy khai sinh;
• Bản photo bằng tốt nghiệp và các chứng chỉ khác liên quan...

Có phải công chứng đơn xin việc không?

Đơn xin việc được hiểu là loại giấy tờ được đưa vào hồ sơ xin việc của các ứng viên. Hiện nay đơn xin việc sử dụng phổ biến là viết tay hoặc là đánh máy, thường đơn xin việc viết tay sẽ tạo được ấn tượng tốt hơn đối với các nhà tuyển dụng.

Trong đơn xin việc sẽ trình bày các nguyện vọng mà ứng viên mong muốn đạt được khi ứng tuyển vào công ty. Sau khi trình bày xong nguyện vọng của bản thân thì ứng viên cần cho nhà tuyển dụng thấy được các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của bản thân nhằm thuyết phục nhà tuyển dụng lựa chọn mình thay vì các ứng viên khác.

Đơn xin việc được xác định là một loại giấy tờ không được pháp luật quy định, nó chỉ đơn thuần là một văn bản mang tính chất cá nhân, qua đó người viết thể hiện được tính cách, đặc điểm sử dụng ngôn từ và phát huy được các khả năng của bản thân trong đơn xin việc.

Tuy nhiên, đơn xin việc cần phải đảm bảo chứa đựng các nội dung cần thiết của ứng viên, trình bày ngắn gọn, tránh dài dòng.

Do đó, trên thực tế nhà tuyển dụng sẽ không bắt buộc bạn phải đi công chứng đơn xin việc, bởi vì bản chất đây không phải là văn bản có tính pháp lý, không phải do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nên không cần chứng minh sao y bản gốc.

Thủ tục công chứng hồ sơ xin việc cần những gì?

Khi tiến hành công chứng hồ sơ xin việc thì ứng viên sẽ cần phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và giấy tờ cần thiết như chúng tôi đã nêu ở trên, bao gồm: Sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe, bản sao sổ hộ khẩu, bản sao giấy khai sinh, bản sao các loại bằng cấp và chứng chỉ theo yêu cầu.

Đi kèm với các loại giấy tờ nêu trên đó là chứng minh thư/căn cước công dân bản gốc, sổ hộ khẩu bản gốc, giấy khai sinh bản gốc, các loại bằng cấp, chứng chỉ có liên quan để xuất trình khi tiến hành công chứng hoặc chứng thực sao y bản chính.

Lưu ý quan trọng về thời hạn sử dụng, thực tế các loại giấy tờ như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh và bằng đại học…đều là các loại giấy tờ không xác định thời hạn sử dụng, do đó đáng lẽ ra bảo sao công chứng của các giấy tờ này cũng sẽ không xác định về thời hạn sử dụng. Tuy nhiên trên thực tế nhiều nhà tuyển dụng sẽ đều đưa ra yêu cầu rằng các giấy tờ được công chứng hoặc chứng thực phải trong thời hạn 06 tháng gần nhất tính đến thời điểm ứng viên nộp hồ sơ xin việc. Vì thế, ứng viên cần để ý đến khoảng thời hạn này để đảm bảo hồ sơ xin việc của mình được nhà tuyển dụng chấp thuận.

Mức phí công chứng hồ sơ xin việc

Lệ phí công chứng hồ sơ xin việc được tính theo quy định riêng của từng cơ sở công chứng. Tùy theo cơ sở công chứng mà mức phí sẽ có sự khác nhau. Và thông thường, mỗi trang công chứng sẽ thu phí là 5000 đồng/tờ, từ trang thứ 3 trở lên, mức lệ phí là 3000 đồng/tờ.

Công chứng hồ sơ xin việc ở đâu?

Sau khi bạn chuẩn bị đầy đủ những loại giấy tờ nêu trên thì sẽ đến một trong các văn phòng công chứng bất kỳ để công chứng giấy tờ. Trước đây, nếu muốn công chứng thì bạn bắt buộc phải đến UBND cấp phường, xã hoặc huyện…để thực hiện thủ tục trên. Tuy nhiên, hiện nay, để đáp ứng nhu cầu ngày càng đông của người dân đồng thời cũng là giải quyết nhanh chóng các hồ sơ tồn đọng thì các dịch vụ công chứng tư đã ngày càng phát triển, vừa đảm bảo được tính hợp pháp, vừa rút ngắn được thời gian giải quyết hồ sơ mà không cần phải chờ đợi quá lâu.

Khi đi công chứng bạn cần lưu ý điểm sau, đó là việc công chứng giấy tờ phải được xác nhận bằng dấu mộc đỏ, tức là nếu không công chứng bằng dấu mộc đỏ thì các giấy tờ đó sẽ không được chấp thuận.

Các lưu ý quan trọng khi công chứng giấy tờ trong hồ sơ xin việc

Mặc dù việc công chứng hồ sơ xin việc nghe có vẻ khá đơn giản nhưng khi đi công chứng bạn cũng nên nắm được một số lưu ý sau:

Căn cứ theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định, để chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực cần phải xuất trình bản chính văn bản, giấy tờ để làm cơ sở chứng thực bản sao giấy tờ được yêu cầu.

Ngoài ra, căn cứ theo công văn số 873/HTQTCT-CT, xác nhận sơ yếu lý lịch chỉ được thực hiện chứng thực chữ ký của người yêu cầu ở trên bản sơ yếu lý lịch. Chính vì thế việc xác nhận sơ yếu lý lịch sẽ được thực hiện theo thủ tục về chứng thực chữ ký. Và bên cạnh đó cũng cần lưu ý, việc ký sơ yếu lý lịch sẽ được thực hiện ngay tại nơi chứng thực, trước mặt người có thẩm quyền.

Đồng thời khi đi công chứng hồ sơ xin việc, bạn cũng cần mang theo tiền để trả phí chứng thực.

Trên đây là các thông tin cần biết về công chứng hồ sơ khi xin việc: cần công chứng những gì, hồ sơ xin việc công chứng ở đâu cùng những điều cần lưu ý khi đi công chứng mà chúng tôi chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng qua những chia sẻ về thủ tục công chứng hồ sơ xin việc trong bài viết sẽ mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích!