Tổng vụ là gì? Mô tả công việc và kỹ năng cần có của nhân viên tổng vụ
BÀI LIÊN QUAN
Những điều cần biết về nhân viên tư vấn và yêu cầu đối với nghề nàyTư vấn là gì? Thông tin mới nhất về nghề tư vấn hiện nayTổng vụ là gì?
Nhân viên tổng vụ là người chịu trách nhiệm chính điều phối công việc hàng ngày cho cả công ty, doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu đơn giản hơn đó là, nhân viên tổng vụ giống như một chánh văn phòng.
Theo đó, họ sẽ là người giải quyết tất cả các công việc liên quan đến nhân sự, lương thưởng, tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi cho nhân viên… Ngoài ra, tổng vụ còn có quyền hạn kiểm soát và quản lý các công việc thu chi, quản lý bộ phận xuất nhập khẩu.
Mô tả công việc của tổng vụ là gì?
Khái niệm về nhân viên “tổng vụ là gì?” trên đây đã cho thấy nhiệm vụ và vai trò lớn của vị trí nghề nghiệp này trong các công ty, doanh nghiệp. Bảng mô tả công việc của tổng vụ thường là những công việc dưới đây:
- Kiểm soát, giám sát số lượng nhân sự, làm báo cáo nhân sự tăng giảm trong công ty để báo lên cấp trên.
- Tổ chức các hoạt động tuyển dụng nhân sự, chuẩn bị hợp đồng lao động, làm các thủ tục bảo hiểm, giải quyết các thắc mắc của nhân sự, làm các thông báo nội bộ, quyết định thuyên chuyển công tác,…
- Tính tiền lương, tiền thưởng và chế độ phụ cấp hàng tháng cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
- Kết hợp với các phòng ban, nhân sự liên quan để hỗ trợ tổ chức các hoạt động của công ty.
- Chịu trách nhiệm kiểm soát việc mua bổ sung các loại thiết bị văn phòng phẩm, thanh toán các chi phí thường xuyên của công ty như tiền điện, tiền mạng, tiền internet, chi phí vận chuyển hàng hóa, phí điện thoại,…
- Liên lạc và kiểm soát các nguồn mua bán của bộ phận xuất nhập khẩu. Thực hiện các thủ tục hành chính và đàm phán với đối tác trong hoạt động nhập hàng.
- Sao lưu và cập nhật số liệu liên quan và các tập tin trong quá trình làm việc, các văn bản của tất cả các nhân viên theo quy định.
Các kỹ năng cần có của nhân viên tổng vụ là gì?
Mặc dù nhân viên tổng vụ không chuyên môn hóa cụ thể như các ngành nghề khác, nhưng tổng vụ phải đảm trách một khối lượng công việc rất lớn và đa dạng.
Qua những mô tả công việc của tổng vụ chúng ta vừa khám phá bên trên cho thấy, vị trí này đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn tổng quát về hoạt động doanh nghiệp và các kỹ năng mềm tốt. Cụ thể như:
Kiến thức
Công việc của nhân viên tổng vụ yêu cầu phải có sự hiểu biết chung về các hoạt động của doanh nghiệp. Đã tốt nghiệp các ngành như quản trị kinh doanh, quản lý kinh tế, các ngành kinh tế nói chung sẽ rất phù hợp với công việc này.
Công việc hàng ngày của nhân viên tổng vụ là làm các hợp đồng, các thông báo, các chính sách. Do đó, nhân sự làm công việc này cần có kiến thức về pháp luật, bảo hiểm. Bên cạnh đó, người tổng vụ còn phải có khả năng tính toán tốt để phục vụ cho những công việc như tính lương thưởng, thu chi trong công ty.
Kỹ năng
Những kỹ năng cần có nhân viên tổng vụ là gì?. Cùng tham khảo những thông tin dưới đây:
- Giao tiếp hiệu quả: Nhân viên tổng vụ làm nhiều việc liên quan đến rất nhiều người, nhiều bộ phận phòng ban trong công ty. Chính do vậy, kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng để duy trì làm việc thuận lợi và hiệu quả nhất.
- Quản lý và sắp xếp thời gian: Với khối lượng công việc rất lớn, người tổng vụ phải có khả năng quản lý, sắp xếp công việc khoa học, kiểm soát được thời gian để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
- Kỹ năng làm việc nhóm tốt: Đây là kỹ năng làm việc rất cần thiết đối với nhân viên công sở nói chung, và càng quan trọng hơn đối với nhân viên tổng vụ. Bởi đây là vị trí công việc thường xuyên phải kết hợp với các bộ phận khác để hoàn thành những mục tiêu đề ra. Làm việc nhóm tốt, bạn sẽ giải quyết được các vấn đề nhanh chóng và tối ưu nhất.
- Kỹ năng tin học và ngoại ngữ tốt: Kỹ năng tin học là điều kiện tiên quyết đối với vị trí công việc này. Thêm vào đó, thành thạo ngoại ngữ sẽ giúp bạn mở ra các cơ hội làm việc, tăng khả năng giao tiếp với người nước ngoài.
Kinh nghiệm
Phải đảm nhiệm khối lượng công việc lớn và những yêu cầu cao về chuyên môn và kỹ năng. Do vậy, nhân viên tổng vụ đòi hỏi ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc. Bởi công việc này đòi hỏi nhân sự phải có cách làm việc khoa học, nắm bắt và giải quyết nhanh chóng các công việc đạt hiệu quả nên người có kinh nghiệm sẽ có lợi thế hơn.
Tuy nhiên, bên cạnh điểm cộng lớn là kinh nghiệm, thì thái độ làm việc và sự cầu tiến sẽ là những phẩm chất giúp bạn thành công ở vị trí công việc này.
Những khó khăn của nhân viên tổng vụ là gì?
Nhân viên tổng vụ phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau trong ngày. Do đó, mà vị trí này gặp rất nhiều vấn đề trong công việc của mình. Những khó khăn của nhân viên tổng vụ là gì? Cụ thể như sau:
- Khó khăn đầu tiên mà họ gặp phải chính là áp lực công việc lớn.
- Khối lượng công việc nhiều, có lúc quá tải, do đó mà đôi khi họ cảm thấy mệt mỏi với công việc. Tình trạng này có thể kéo dài thường xuyên nếu như công việc của không giải quyết dứt điểm được.
- Khó khăn nữa đến với nhân viên tổng vụ là độ khó công việc nhiều khi nằm ngoài khả năng về chuyên môn, nhưng bắt buộc vẫn phải hoàn thành tốt công việc đó.
- Tiếp đến chính là áp lực đến từ cấp trên dồn xuống và cấp dưới ép lên. Là vị trí đứng trung gian ở giữa, chính vì lẽ đó mà họ nhiều khi bị đẩy vào thế khó.
- Nhân viên tổng vụ chính là người “mama tổng quản” của doanh nghiệp, họ luôn phải nghĩ cách xem làm thế nào mới có thể đạt hiệu suất cao trong công việc, đồng thời không làm “xê dịch” những giá trị chuẩn mực chung của doanh nghiệp.
- Nhiều khi còn phải đối mặt với những phàn nàn của nhân viên, những vấn đề này nhân viên tổng vụ phải thay mặt sếp giải quyết êm đẹp để vừa không làm mất lòng nhân viên, vừa đúng ý sếp.
Đối với một nhân viên tổng vụ thì họ đang làm “dâu trăm họ” rất khó lòng để làm hài lòng tất cả mọi người trong văn phòng, những khó khăn mà họ gặp phải lại vô cùng lớn. Do vậy, để đảm nhiệm được vị trí này cần người thật sự có năng lực và kiên trì.
