Xử lý dữ liệu là gì? Tại sao phải cần phải có xử lý dữ liệu?

Xử lý dữ liệu là gì?

Xử lý dữ liệu (Data Processing) là quá trình xử lý và đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu của hệ thống như tiếp nhận nguồn thông tin mới, lọc ra những dữ liệu phù hợp yêu cầu. Đây là công đoạn đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát triển của các doanh nghiệp. Bởi việc kiểm soát dữ liệu nội bộ sẽ tạo nên một hệ thống làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Mục đích chính của việc xử lý dữ liệu chính là giúp lưu trữ và phân loại các thông tin để người dùng có thể sử dụng trong mọi thời điểm cần thiết. Việc xử lý dữ liệu tốt giúp đem lại năng suất, hiệu quả công việc cao và sinh ra được nhiều lợi nhuận kinh tế hơn.

Chức năng của xử lý dữ liệu là gì?

Vậy chức năng của xử lý dữ liệu là gì? Đó chính là:

• Xác nhận thông tin: Đảm bảo dữ liệu được cung cấp là chính xác và có liên quan.
• Sắp xếp: Sắp xếp các thông tin, các mục theo một số trình tự trong các bộ phận khác nhau.
• Tóm tắt thông tin: Nhằm giảm dữ liệu chi tiết khi đi đến các điểm chính của chúng.
• Tập hợp: Kết hợp nhiều phần dữ liệu lại với nhau.
• Phân tích các dữ liệu: Dựa vào nguồn gốc thu thập, tổ chức, cách thức phân tích và giải thích trình bày dữ liệu.
• Báo cáo: Liệt kê chi tiết các dữ liệu hoặc tóm tắt thông tin, dữ liệu được tính toán.
• Phân loại: Tách dữ liệu thành các loại khác nhau.

Tại sao cần sử dụng xử lý dữ liệu?

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển, dữ liệu càng trở nên quan trọng và cần thiết hơn bởi hầu hết các công việc đều dựa trên dữ liệu để giải quyết. Vì vậy mà có nhiều dữ liệu được thu thập với nhiều mục đích khác nhau như học thuật, nghiên cứu khoa học, sử dụng cá nhân, tổ chức, thương mại,...

Chính vì thế, cần phải xử lý dữ liệu đã được thu thập này để sử dụng cho quá trình lưu trữ, sắp xếp, phân tích và trình bày ở định dạng sử dụng khi cần thiết. Quá trình xử lý tốn thời gian và phức tạp hay không phục thuộc vào kết quả mà người dùng yêu cầu. Trong trường hợp dữ liệu lớn được thu thập mà cần xử lý với kết quả tối ưu thì sự trợ giúp của khai thác, quản lý và xử lý dữ liệu ngày càng thêm quan trọng.

Các hình thức xử lý dữ liệu phổ biến

Xử lý dữ liệu là gì được thể hiện qua các hình thức xử lý phổ biến sau:

Xử lý dữ liệu thủ công

Xử lý dữ liệu bằng phương pháp thủ công được sử dụng phổ biến nhất vào những năm 90, đến nay vẫn được dùng xong tần suất không nhiều. Có thể hiểu một cách đơn giản hình thức xử lý dữ liệu này là công việc được con người trực tiếp xử lý một cách đơn giản, thủ công.

Tất cả các thông tin, công việc đều được thực hiện bởi con người, rất ít có sự hỗ trợ của máy tính cơ hoặc máy tính điện tử. Những công việc yêu cầu tính toán đều được tính bằng tay, vì vậy cho sự chính xác cao và cụ thể hơn. Tuy nhiên, cách xử lý dữ liệu này chỉ thích hợp cho các dữ liệu nhỏ, còn loại dữ liệu lớn sẽ tốn rất nhiều thời gian và khó có thể thống kê chính xác.

Xử lý dữ liệu tự động

Cách xử lý dữ liệu tự động này là phương thức được áp dụng các công nghệ hỗ trợ hay các thiết bị ghi đơn vị tính cụ thể như: thẻ đục lỗ của Herman Hollerith dùng để tính toán số dân Hoa Kỳ vào năm 1980. Chính nhờ sự có mặt của ứng dụng này đã giúp kết quả điều tra diễn ra nhanh và chính xác hơn gấp 2 - 3 lần so với phương pháp thủ công.

Cách thức xử lý dữ liệu này không chỉ tiết kiệm nhiều thời gian tính toán, truy vấn và lọc thông tin mà còn giúp đạt kết quả có độ chính xác cao. Qua đó, giúp tiết kiệm nguồn nhân lực, chi phí và ít rủi ro sai lầm xảy ra trong quá trình điều tra và tính toán.

Xử lý dữ liệu điện tử

Hình thức xử lý dữ liệu là gì tiếp theo chinh là xử lý dưới dạng điện tử, hoạt động trên các thiết bị điện tử như máy tính kết hợp với các tính năng xử lý dữ liệu tự động. Chỉ cần sử dụng duy nhất một chiếc máy tính thông minh là có thể thực hiện công việc độc lập thay vì phải kết hợp nhiều loại thiết bị hỗ trợ với từng tính năng riêng.

Việc áp dụng phương thức xử lý dữ liệu điện tử này rất tiết kiệm thời gian bởi toàn bộ quá trình làm việc đã được máy tính hỗ trợ xử lý. Như vậy vừa gọn gàng vừa tiện lợi với người sử dụng khi không phải xoay chuyển các máy hay quản lý các thiết bị hỗ trợ khi thực hiện công việc.

Xử lý dữ liệu thương mại

Hình thức xử lý dữ liệu cuối cùng là dữ liệu được xử lý dưới dạng thương mại, thích hợp cho những dạng dữ liệu lớn. Tuy nhiên với những thông tin có dạng ít tính toán mà muốn lưu trữ với lượng dữ liệu đầu ra khổng lồ thì hình thức xử lý dữ liệu thương mại là vô cùng hợp lý. Ví dụ cụ thể như với công ty bảo hiểm cần lưu trữ lượng lớn dữ liệu thông tin khách hàng, đồng thời nguồn dữ liệu đầu ra nhiều như: kê khai chính sách, in ấn hóa đơn, điều khoản,... đều sử dụng hình thức xử lý dữ liệu trên.

Các bước xử lý dữ liệu cụ thể

Thắc mắc: “Xử lý dữ liệu là gì và có những hình thức xử lý nào?” đã được giải đáp chi tiết qua những thông tin trên. Tiếp theo đây là các bước xử lý dữ liệu cụ thể:

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Để có thể thực hiện xử lý dữ liệu, bước đầu tiên vô cùng quan trọng và cần thiết nhất chính là thu thập dữ liệu. Thông thường, dữ liệu sẽ được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, có các định dạng, các loại khác nhau từ tệp CSV, XML, hình ảnh, phương tiện truyền thông là các dữ liệu có cấu trúc hoặc không có cấu trúc.

Bước 2: Lưu trữ dữ liệu

Bước tiếp theo trong xử lý dữ liệu là gì chính là lưu trữ dữ liệu. Các dữ liệu đầu vào được thu thập cần phải lưu trữ ở dạng vật lý như sổ ghi chép, giấy tờ,.. hoặc dưới bất kỳ hình thức vật lý nào. Với những loại dữ liệu không có cấu trúc sẽ được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số để dễ dàng thực hiện phân tích và trình bày theo yêu cầu của ứng dụng.

Bước 3: Sắp xếp và xử lý dữ liệu

Sau bước lưu trữ, tiếp theo dữ liệu sẽ được phân loại và lọc. Công việc này giúp dữ liệu được sắp xếp theo một số thứ tự có ý nghĩa và chỉ lọc lấy những thông tin được yêu cầu để dễ dàng phân tích và hình dung.

Tiếp đến là một loạt quá trình xử lý hoặc sử dụng liên tục dữ liệu và xử lý để xác minh, chuyển đổi, tích hợp trích xuất dữ liệu đầu ra hữu ích hơn. Nhằm phục vụ cho quá trình sử dụng xa hơn trong tương lai.

Bước 4: Phân tích dữ liệu

Đây là bước được áp dụng hoặc đánh giá các dữ liệu một cách có hệ thống bằng cách sử dụng lập luận, logic để phân tích và minh họa. Từng thành phần của dữ liệu cung cấp sẽ được phân tích cụ thể và đưa ra kết quả chính xác.

Bước 5: Trình bày dữ liệu và kết luận

Bước cuối cùng trong xử lý dữ liệu là gì đó là trình bày kết quả đã phân tích được và đưa ra kết luận. Dữ liệu đầu ra có thể được biểu diễn dưới các dạng khác nhau như tệp văn bản, biểu đồ, tập excel, đồ thị,... Sử dụng các phần mềm đơn hoặc kết hợp các phần mềm lại với nhau để lưu trữ, sắp xếp và xử lý dữ liệu theo yêu cầu.

Lời kết

Xử lý dữ liệu là gì và các bước cụ thể của quá trình xử lý dữ liệu đã được cung cấp rất đầy đủ qua bài viết trên. Tất cả các dữ liệu đều cần phải được xử lý trước khi đưa vào ứng dụng trong những công việc nào đó. Vì vậy, nên áp dụng các hình thức xử lý dữ liệu tối ưu nhất để công việc đạt được năng suất hiệu quả cao hơn.