Quản trị dự án là gì? Vai trò của quản trị dự án

1. Quản trị dự án là gì?

Hiểu theo một cách đơn giản thì quản trị dự án cách sử dụng các kiến thức, kĩ năng, công cụ và kĩ thuật để thực hiện dự án trong suốt quá trình đề xuất, lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và giám sát cũng như khi dự án đã kết thúc miễn sao đạt được kết quả đã đề ra lúc ban đầu. Hiểu theo một cách khác thì quản trị dự án bao gồm tất cả các hoạt động quản trị, quản lý liên quan đến việc lập dự án, triển khai dự án để đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra từ trước góp phần hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp. Quản trị dự án phản ánh khách quan về quá trình thực hiện một dự án nào đó, đồng thời đảm bảo cho dự án được hoàn thành một cách tốt nhất. 

2. Các quy trình của quản trị dự án

Quản trị dự án cần đến sự theo dõi sát sao đối với từng giai đoạn và cũng phải là người hiểu rõ về dự án để nắm bắt được tiến độ. Để quản trị dự án được thành công thì cần phải tuân thủ một số quy trình như sau:

 - Xác định các yêu cầu của công ty hoặc khách hàng đưa ra để có cơ sở bám vào trong quá trình giám sát. 

- Đáp ứng các nhu cầu, mục tiêu đặt ra của chủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện dự án đảm bảo mọi bước đều diễn ra một cách có quy củ.  

- Cân đối giữa các yêu cầu giữa chủ thể của dự án và người thực hiện dự án để chất lượng, tiến độ, kinh phí và các nguồn lực luôn nằm trong tầm kiểm soát và hỗ trợ cho nhau một cách cụ thể

Đối với mỗi dự án thì yêu cầu và tính ràng buộc sẽ có quan hệ nhất định, nghĩa là khi thay đổi một mắt xích nào đó thì các khâu còn lại cũng sẽ phải thay đổi để phù hợp và mang lại kết quả tốt nhất. Nếu như trong quá trình thực hiện phát hiện ra có những cách làm đổi mới tiết kiệm thời gian hơn thì chắc chắn cần phải thay đổi cho phù hợp và tiết kiệm được càng nhiều chi phí càng tốt. Các bước quản trị dự án cần phải được thực hiện một cách lần lượt nhưng cần có tính bao quát không nên nhìn nhận vấn đề phiến diện, chủ quan.

Trong quá trình thực hiện quy trình quản trị dự án nếu như thấy không khả quan hoặc thiêu kinh phí thì cần phải điều chỉnh để thu hẹp phạm vi hoặc cắt giảm một số hạng mục không phù hợp để đảm bảo dự án vẫn được diễn ra nhưng sẽ ảnh hưởng ít nhất đến chất lượng của dự án. Không thể đòi hỏi cắt giảm chi phí mà chất lượng vẫn giữ nguyên mà cần phải điều chỉnh sao cho hợp lý nhất mà vẫn hạn chế được tối đa rủi ro có thể gặp phải. Trong quá trình anfy cần phải bàn bạc phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện bước thay đổi một cách nhuần nhuyễn, hài hòa để dự án không bị gián đoạn gây ảnh hưởng đến cả quá trình cũng như các bộ phận khác.

3. Vai trò của quản trị dự án

Mỗi dự án được đưa ra thì hoạt động quản trị dự án đóng vai trò cực kì quan trọng trong việc thành công hay không của dự án. Nếu như một dự án không có ai quản lý, không có ai giám sát thì chắc chắn sẽ khiến cho mọi khâu trở nên rối loạn không được đảm bảo diễn ra đúng trình tự. Vì thế, quản trị dự án là khâu không thể thiếu của mỗi dự án đối với các doanh nghiệp nếu muốn thực hiện thành công dự án của mình. 

Thông thường khi một dự án được đề ra phải đảm bảo một vài mục tiêu nhất định được đưa ra. Mỗi mục tiêu của dự án được hoàn thành sẽ góp phần vào mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp. Các nhà quản trị dự án có thể đặt ra mục tiêu chung và riêng cho dự án cũng như từng công đoạn nhưng cần phải dựa vào tình hình thực tế. Dựa vào năng lực của bản thân các nhà quản trị dự án sẽ phải tìm cách để hoàn thành các mục tiêu một cách xuất sắc nhất. Quản trị dự án cũng sẽ giúp điều phối nguồn nhân lực, vật lực một cách phù hợp nhất. Khi một dự án được hình thành đến khi kết thúc sẽ sử dụng rất nhiều nhân lực và nguồn kinh tế, nếu như không muốn thất thoát các nguồn lực này thì bắt buộc phải có quản trị dự án để giám sát một cách chặt chẽ.

Quản trị dự án còn đóng vai trò điều phối các nguồn lực hoạt động một cách hiệu quả. Việc phân phối nguồn lực đã khó nhưng làm cách nào để các nguồn lực đó hoạt động hiệu quả hết năng suất lại còn khó hơn. Khi một dự án được lên kế hoạch có nghĩa là mọi hoạt động và cách phân bổ nguồn lực đã được ấn định và đưa vào kế hoạch. Nhưng khi đi vào thực hiện thực tế thì không phải nguồn lực nào cũng phát huy được vai trò và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Đây là lúc những người quản trị dự án sẽ phải có cách điều chỉnh cho phù hợp để không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. Ví dụ như trong một dự án phòng marketing đảm nhận nhiệm vụ quảng cáo sản phẩm để được nhiều khách hàng biết đến nhưng sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ của họ mà chiến dịch vẫn chưa kết thúc thì người quản trị sẽ phải phân phối thêm các công việc cho phòng này để hỗ trợ việc đẩy mạnh phạm vi ảnh hưởng của sản phẩm để hỗ trợ những người khác thực hiện dự án đẩy nhanh tốc độ hoàn thành.

Quản trị dự án còn có vai trò thống nhất các hoạt động của dự án vì một dự án sẽ có rất nhiều khâu khác nhau, không phải lúc nào các khâu cũng được thực hiện một cách có hệ thống và tuần tự đảm bảo dự án diễn ra một cách suôn sẻ. Lúc này, quản trị dự án sẽ là người giám sát và đốc thúc các bộ phận để thực hiện để xong bước này sẽ đến bước tiếp theo. Ví dụ như khi các sản phẩm đã được sản xuất xong và thử nghiệm xong thì cần phải thông báo đến bộ phận bán hàng để họ chuẩn bị cho các chiến dịch đưa sản phẩm ra thị trường, trong quá trình đó thì phải phối hợp với bộ phận truyền thông, quảng cáo để quảng bá sản phẩm ra thị trường trên phạm vi càng rộng càng tốt. 

Quản trị dự án đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ đã đề ra. Đối với bất cứ dự án nào cũng cần phải đảm bảo về thời gian nếu không đảm bảo được yếu tố này thì chắc chắn sẽ có rất nhiều vấn đề xảy ra cho dù sản phẩm có tốt đến thế nào. Chính vì thế quản trị dự án trở thành một khâu cực kì quan trọng để đốc thúc các bộ phận thực hiện công việc một cách hiệu quả đảm bảo thời gian đã được đề ra lúc đầu giúp cho dự án được thực hiện đúng tiến độ. 

4. Các bước đánh giá quá trình quản trị dự án

Đối với mỗi dự án muốn biết thực hiện thành công hay không và thực hiện theo các bước nào thì cần phải đánh giá quá trình quản trị dự án một cách sát sao, một số bước đánh giá như sau: 

Bước 1: Đầu tiên cần phải xác định dự án sắp thực hiện là gì đây là giai đoạn đầu tiên để chuẩn bị hình thành các kế hoạch và những bước tiếp theo của dự án. Đồng thời, cần phải xác định được các bước cơ bản sẽ thực hiện trong quá trình triển khai dự án. 

Bước 2: Sau khi đã xác định được dự án thì cần phân tích và lập dự án cụ thể với từng giai đoạn cụ thể để đề xuất các phương tiện hỗ trợ việc thực hiện dự án như kĩ thuật, tổ chức, quy chế, nguồn lực, tài chính… Để có thể thực hiện bước này cần phải dựa vào tình hình thực tế của các dự án, điều kiện cụ thể của công ty, các quy định của chính phủ, luật định…

Bước 3: Thẩm định và phê duyệt dự án

Sau khi đã lập kế hoạch và có bảng triển khai chi tiết thì cần phải trình lên cấp trên để có thể thẩm định và phê duyệt dự án một cách cẩn thận. Đây là một khâu rất quan trọng vì phải có được sự đồng ý thì mới có thể tiến hành thực hiện. Việc thẩm định và phê duyệt thường cũng tốn khá nhiều thời gian vì bộ phận quản lý còn phải đánh giá xem dự án có khả thi hay không. Đối với những dự án bất hợp lý thì chắc chắn sẽ được đề nghị thiết kế lại để phù hợp với điều kiện thực tế. Đây là một khâu cực kì quan trọng mà bộ phận quản trị dự án cần phải nghiên cứu một cách kĩ lưỡng để đảm bảo dự án được thực hiện một cách thuận lợi, có tính khả thi. 

Bước 4: Triển khai thực hiện dự án

Giai đoạn triển khai thực hiện dự án là khâu rất quan trọng vì sẽ phải đảm bảo các giai đoạn được diễn ra một cách đúng với tiến độ. Thông thường giai đoạn này sẽ được chia thành nhiều bước nhỏ để thực hiện tiện hơn cho việc quản lý và theo dõi. 

Bước 5: Tổng kết và kết thúc dự án

Sau khi thực hiện dự án chắc chắn phải có sự tổng kết lại để rút kinh nghiệm xem những khâu nào còn chưa được và những ưu điểm nào cần phát huy trong các dự án tiếp theo. Đây là một cách vừa giúp cho việc quản trị trở nên tốt hơn vừa giúp cho việc tiết kiệm chi phí của các dự án khác trong tương lai. 

Quản trị dự án là một trong những hoạt động cực kì quan trọng đối với mỗi dự án khi thực hiện, quản trị dự án đóng vai trò đảm bảo cho dự án được thực hiện đúng tiến độ và điều phối các nguồn lực một cách hợp lý đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành xuất sắc.