Purchase order là gì? Những thông tin cần biết về Purchase order

Purchase order là gì?

Purchase order còn được hiểu là đơn đặt hàng là chứng từ được ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu của người mua khi được sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế.

Purchase order có thể được hiểu đơn giản hơn là việc người bán xác nhận việc mua bán hàng hóa hay dịch vụ cho người mua. Khi có đầy đủ chữ ký của hai bên, chứng từ này được xem là hợp đồng mua bán, ràng buộc pháp lý giữa hai bên (trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó).

Po (đã được ký kết) còn được xem là tài liệu quan trọng nhằm kiểm tra thông tin được đề cập trong đó dựa theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi giao dịch mua bán.

Nội dung chính của một purchase order là gì?

Mỗi purchase order thường có đầy đủ thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn, cam kết giữa các bên…. Tất nhiên, mỗi đơn đặt hàng sẽ có các thông tin được trình bày khác nhau, tùy theo yêu cầu của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức.

Các nội dung cơ bản thường gặp trên mỗi purchase order bao gồm:

• Number and date (số và ngày)
• Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
• Goods description/Commodity/Product (Mô tả sản phẩm, hàng hóa)
• Quantity (số lượng)
• Specifications/Quality(tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật)
• Unit price (đơn giá)
• Total amount (giá trị hợp đồng)
• Payment terms (những điều kiện thanh toán)
• Incorterms (những điều kiện giao hàng)
• Special instruction (các hướng dẫn đặc biệt)
• Signature (chữ ký).

Mục đích sử dụng purchase order là gì?

Chúng ta vừa khám phá “Purchase order là gì?” trong phần đầu tiên, để trả lời cho câu hỏi thứ 2: Tại sao các doanh nghiệp thường sử dụng Purchase order trong hoạt động mua bán quốc tế? chúng ta sẽ cùng đọc những những lý do chính sau đây dưới đây nhé:

• Đơn đặt hàng là chứng từ ghi lại mong muốn, nhu cầu của người mua liên quan đến hàng hoá, dịch vụ đến người bán.
• Purchase order giúp người mua quản lý được hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Bao gồm các hoạt động quản lý nguồn vật tư, hàng hoá cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất, quản lý nhà cung cấp.
• Purchase order được xem là cơ sở pháp lý trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua.
• PO (đã ký kết) sẽ bảo vệ người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán cung cấp.

Vì thế Purchase order là chứng từ quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng.

Sự khác nhau giữa Invoice và purchase order là gì?

Invoice còn được hiểu đơn giản là hóa đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hóa. Nhiều người cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên thực tế, 2 khái niệm này là khác nhau và được nhận định rõ ràng qua một số vấn đề sau:

• Purchase order sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi cần đặt các loại hàng hóa, dịch vụ. Ngược lại, hóa đơn lại được tạo bởi bên bán hàng với mục đích là lưu trữ giao dịch mua hoặc bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.
• Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên mua.
• PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu, mong muốn đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua đã thực hiện thành công việc mua hàng. 
• PO thường yêu cầu rõ ràng về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi, các hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kết toán. 

Quy trình sử dụng purchase order là gì?

Tùy vào từng loại hình kinh doanh thương mại mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

• Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm, dịch vụ bất kỳ của doanh nghiệp. 
• Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng. 
• Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng về việc  đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được các yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy. 
• Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên số lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo cung cấp đầy đủ số lượng hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
• Sau khi đã đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến. 
• Bên bán hàng sẽ lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác và để kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất. 
• Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa đã đầy đủ và chính xác sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán. 

Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

PO là một chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, do đó việc quản lý PO đúng cách là yếu tố tất yếu để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp. Sau đây là những yêu cầu để quản lý PO hiệu quả:

• Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Hồ sơ mà nhà cung cấp cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chuẩn xác nhất. 
• Đưa ra các đề mục cần kiểm tra, đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. Từ đó, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, bao gồm cả các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hay hình thức vận chuyển.
• Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ đúng yêu cầu để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ. 
• Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng, minh bạch. Cùng với đó, khi PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan.

Lời kết

Qua bài viết trên chúng ta đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi “Purchase order là gì?” cũng như hiểu rõ mục đích sử dụng purchase order là gì?. Hy vọng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như quản lý dễ dàng hơn.