Packing list là gì? Vai trò của packing list trong hoạt động xuất nhập khẩu

Packing list là gì?

Packing list được hiểu đơn giản là phiếu đóng gói hàng hoá. Ngoài ra còn một số tên gọi khác như bảng kê hàng hoá, phiếu chi tiết hàng hoá. Đây là yếu tố quan trọng để hoàn tất hồ sơ xuất nhập khẩu hoàng hoá cho các doanh nghiệp. Trên packing list sẽ ghi rõ bên xuất khẩu đã bán những mặt hàng gì cho bên nhập khẩu. Như vậy, bên mua sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lô hàng.

Tương tự như những loại hoá đơn thương mại, bạn có thể lập packing list dựa theo các mẫu có sẵn. Sau đó chỉnh sửa những nội dung cho chuẩn xác với thông tin lô hàng của mình là được.

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thông qua packing list, chúng ta có thể nắm rõ các thông tin về lô hàng đó. Từ những thông tin cơ bản như trọng lượng lô hàng, số lượng hàng, quy cách đóng gói như thế nào, người mua có thể tính toán được thời gian bốc xếp hàng hoá, phương thức vận chuyển nên lựa chọn,...

Thông thường, packing list sẽ được gửi cho bên nhập khẩu ngay sau khi công đoạn đóng gói hàng hoá hoàn tất. Như vậy, bên nhập khẩu sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm tra số lượng hàng hoá được giao. Từ đó lên kế hoạch kinh doanh mới, kịp thời nhất. Các bên có thể kết hợp hoá đơn lẫn phiếu đóng gói hàng hoá để thuận tiện cho việc theo dõi của bên nhập khẩu.

 Phân loại packing list

Tong ngành xuất nhập khẩu hiện nay, người ta đang sử dụng 3 mẫu packing list cơ bản sau:

• Detailed packing list: Là phiếu đóng gói hàng hoá chi tiết. Nội dung của mẫu này cực kỳ chi tiết và cụ thể, cũng là loại packing list được ưu tiên sử duụng nhất hiện nay. 
• Neutrai packing list: Là phiếu đóng gói hàng hoá trung lập. Thông thường, tên của bên xuất hàng sẽ không được ghi trên loại phiếu này. 
• Packing and weight list: Là phiếu đóng gói kèm theo bảng kê trọng lượng hàng hoá.

Chức năng của packing list là gì?

Những chức năng cơ bản của packing list là gì? Packing list mô tả cách thức đóng gói lô hàng. Nhìn vào đó, bạn sẽ hiểulô hàng được đóng gói như thế nào. Từ đó có thể dễ dàng suy ra được:

• Cần bố trí xe, container để xếp dỡ như thế nào.
• Nên thuê bao nhiêu công nhân dể bốc xếp hàng hoá hay sử dụng các loại xe chuyên dụng như xe cẩu, xe nâng,...
• Nên lựa chọn phương tiện vận tải như thế nào, nên sử dụng xe tải cỡ nào để vận chuyển hàng hoá từ cảng về kho,...
• Khi phải kiểm tr hàng hoá trong quá trình làm thủ tục thông quan thì tìm kiếm mặt hàng đó ở vị trí nào,...
• Từ những thông tin được nêu trong packing list, nếu như gặp trường hợp hàng hoá bị lỗi, thì chúng ta có thể khiếu nại nhà sản xuất một cách rõ ràng và minh bạch hơn. Bên bán sẽ dễ dàng truy ra được số lô bị lỗi, để từ đó đưa ra giải pháp xử lý kịp thời nhất. 

Một điều lưu ý dành cho những ai chưa có nhiều kinh nghiệm làm chứng từ. Đó chính là đừng nhầm lẫn giữa hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List). Thông tin trên 2 loại giấy tờ này khá giống nhau và có nhiều thông tin liên quan đến nhau. Tuy nhiên, với những thông tin đặc thù thì chúng thể hiện những chức năng khác nhau. Trên thực tế, hoá đơn thương mại là loại chứng từ thiên về phương thức thanh toán giữa các bên. Trong khi, phiếu đóng gói hàng hoá sẽ thể hiện nội dung rằng cách thức đóng gói của hàng hoá như thế nào, trọng lượng và thể tích bao nhiêu,...

Nội dung của packing list là gì?

Thực tế, một phiếu đóng gói hàng hoá đúng quy chuẩn sẽ bao gồm các nội dung chính như sau:

• Số hoá đơn và ngày tháng lập hoá đơn.
• Tên và địa chỉ cụ thể của bên nhập khẩu và bên xuất khẩu.
• Thông tin chính xác về cảng xếp dỡ hàng hoá. Cảng đến và cảng đi,...
• Thông tin tên tàu vận chuyển và số chuyến.
• Thông tin về lô hàng, điển hình là trọng lượng, số kiện hàng, số lượng, thể tích kiện hàng,...
• Xác nhận của bên xuất khẩu: Ký rõ ràng và có đóng dấu xác nhận.
• Remark: Những chú thích thêm về lô hàng.

Vai trò của packing list là gì? 

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, packing list đóng vai trò vô cùng quan trọng, cụ thể là:

• Packing list là loại chứng từ bắt buộc để khai báo hải quan.
• Căn cứ theo thông tin hàng hóa, packing list sẽ hỗ trợ thanh toán quốc tế.
• Khai báo đơn vị vận chuyển phát hành vận đơn.
• Chủ thể là người mua căn cứ thông tin trên packing list để từ đó sẽ có thể kiểm tra hàng hóa khi nhập hàng.
• Hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm khi xảy mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
• Được dùng để nhằm mục đích thực hiện việc khai báo hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn.
• Packing list là loại chứng từ có tác dụng hỗ trợ thanh toán trong trường hợp hàng hóa phù hợp với những gì được mô tả trên packing list.
• Packing list số chủ thể là những người mua hàng kiểm tra được hàng hóa khi nhận hàng, bao gồm tên lô hàng hóa, số lượng, chủng loại, khối lượng,…
• Packing list đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm nếu xảy ra trường hợp mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

Việc các chủ thể không hoàn thành phiếu đóng gói hàng hoá có thể xảy ra rất nhiều các vấn đề gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp như không nhận và gửi được hàng hóa, bị cơ quan hải quan phạt,...Bởi vậy doanh nghiệp nên chú ý hoàn thành lại giấy tờ này kèm trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa, cần được gắn chặt vào bên ngoài cửa mỗi container vận chuyển.

Lý do cần phải có packing list là gì?

Nếu các chủ thể không hoàn thành packing list thì có thể xảy ra vô số các vấn đề gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp của chính mình. Những vấn đề này bao gồm: bị thất lạc hàng hoá, không nhận/gửi được hàng hóa, bị cơ quan hải quan phạt,…

Một packing list nên được gắn chặt vào bên ngoài cửa mỗi container vận chuyển. Tốt nhất là trong một gói không thấm nước và một phong bì được đánh dấu rõ ràng cùng với danh sách đóng gói kèm theo. Đó là trách nhiệm của các chủ lô hàng và đại lý giao nhận để nhằm mục đích chính là có thể thông qua đó xác định tổng khối lượng và trọng lượng của lô hàng và số lượng hàng hóa có chính xác không.

Tất cả thông tin này được dựa trên packing list. Ngoài ra, các cơ quan hải quan tại cảng nhập và cảng xuất cảnh có thể sử dụng danh sách đóng gói để thực hiện việc kiểm tra hàng hóa.

Lời kết 

Packing list là loại chứng từ vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nhằm để xác định khối lượng, trọng lượng, số lượng của hàng hoá,...Bài viết trên đây đã chia sẻ đến bạn đọc khái niệm packing list là gì, chức năng và vai trò của packing list như thế nào. Hy vọng đã đem đến cho bạn những kiến thức bổ ích.