Lean là gì? Phương pháp tổ chức Lean trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp

Tìm hiểu Lean là gì?

Khái niệm Lean được nhắc đến như một chiến lược kinh doanh tập trung vào khách hàng. Chiến lược này nhằm làm hài lòng khách hàng bằng các cung cấp các sản phẩm và dịch vụ vừa đủ theo đúng yêu cầu của khách hàng.

Lean được mô tả là một cách thức tiếp cận toàn diện và bền vững bằng cách dùng nguồn lực tối thiểu. Mọi yếu tố vừa đủ về mặt số lượng và chất lượng. Không làm quá mức so với yêu cầu nhưng vẫn đạt được kết quả lớn nhất có thể.

Trong thực tế, Lean được áp dụng cụ thể trong mô hình sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing. Lean cho phép rút ngắn thời gian phát triển, thiết kế và hình thành sản phẩm. Cùng với đó là sử dụng tài nguyên hiệu quả để tạo ra sản phẩm chất lượng hơn với thời gian thấp hơn. Mặc dù liên quan trực tiếp và xuất phát từ quy trình sản xuất. Nhưng, thực tế cho thấy, Lean có thể ứng dụng được trong mọi mặt của xã hội.

Lean là một quá trình cải tiến liên tục, thay đổi và thích nghi không tập trung vào một trạng thái cố định. Phương pháp này hướng đến mọi quy trình, mọi tổ chức. Do đó, Lean cần phải có sự tham gia của tất cả các phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp. Đây là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng. Từ đó, xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan với mục đích phát triển lâu dài.

Sơ lược lịch sử phương pháp Lean

Lịch sử phát triển Lean là gì và quá trình diễn ra như thế nào? Trong những năm cuối của thế kỷ 20, các doanh nghiệp phương Tây đã phải vật lộn để đuổi kịp các doanh nghiệp Nhật Bản. Bởi vì Nhật Bản hoạt động hiệu quả hơn, năng suất hơn. Các đơn vị sản xuất phương Tây lúc đó đứng giữa 2 lựa chọn: cắt bỏ, tinh giản hoặc ngừng hoạt động. Từ đó, họ bắt đầu áp dụng các phương pháp từ Nhật Bản để cải thiện tốc độ, năng suất và hiệu quả chi phí để duy trì tính cạnh tranh. 

Nhiều biến thể của phương pháp Lean đã ra đời trong những năm tiếp theo. Bao gồm: Quản lý đúng lúc (JIT), Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Six Sigma và Lý thuyết về sự ràng buộc. Mỗi phương pháp này được kết hợp với nhiều yếu tố khác nhau dựa trên những gì người Nhật đang làm.

Có một cuốn sách nói về phương pháp Lean được viết bởi Jim Womack và Dane Jones. Trong cuốn sách “Cỗ máy thay đổi Thế giới và tư duy tinh gọn”, Jim Womack và Dane Jones đã giúp độc giả nâng cao hiểu biết của mình về tinh gọn. Cuốn sách cho phép người đọc thực sự hiểu các nguyên tắc khiến hệ thống Toyota hoạt động hiệu quả bởi Lean là gì. 

Yếu tố chính tạo nên Lean là gì?

Có 4 yếu tố chính tạo nên phương pháp Lean. Vậy những yếu tố đó là gì?

Cải tiến liên tục

Yếu tố cải tiến liên tục trong Lean là gì? Cải tiến liên tục là một phương pháp nhằm hợp lý hóa công việc. Từ đó làm giảm lãng phí, cải thiện tốc độ và chất lượng trong việc cung cấp giá trị cho doanh nghiệp cũng như khách hàng. Trong đó, việc cống hiến và làm việc để không ngừng là cách tốt nhất giảm lãng phí trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào.

Việc loại bỏ những lãng phí này thông qua Lean cho phép các doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn. Cải tiến liên tục làm giảm thời gian và công sức lãng phí. Đồng thời còn giúp cải thiện tốc độ cung cấp giá trị.

Tinh giản hiệu quả

Tinh giản gợi lên suy nghĩ về việc cắt giảm hay sa thải nhân viên. Việc cắt giảm nhiều chi phí có ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp. Tuy nhiên đó không phải là cách vận hành thực sự của phương pháp Lean. Điều cốt lõi trong cách vận hành Lean là gì? Cách tổ chức của Lean trong việc tinh giản là sự cải tiến liên tục các vấn đề của các nhóm làm việc. Từ đó xác định được cách cải thiện hoạt động sản xuất.

Điều này khác hoàn toàn với những nỗ lực tinh giản truyền thống được thấy trong phương pháp Lean ở thập kỷ trước. Cải tiến trong Lean khuyến khích việc thực hành hiệu quả các quy trình. Việc này không hoàn toàn thuộc về yếu tố con người trong việc cải thiện tốc độ sản xuất.

Chu kỳ cải tiến 

Mặc dù được ứng dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp khác nhau. Xong những chu trình cải tiến liên tục sẽ có những bước cơ bản: Nhận định, kế hoạch, thực hành, đánh giá.

Chu trình cải tiến trong Lean là gì? Tương tự như phương pháp khoa học, mọi quyết định đều được xem là một giả thiết và cần được kiểm tra. Khi sử dụng phương pháp này, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với cơ hội mới. Đồng thời, cả nhóm cần thực hành để xác định các giả thiết. Sau đó, lập kế hoạch giải pháp, thực hiện các thay đổi và sau đó đo lường kết quả. 

Tại bước cuối cùng, hoạt động đánh giá rất quan trọng với quá trình cải tiến liên tục. Nếu không có kết quả đo lường phản ánh kết quả của phương pháp cải tiến, doanh nghiệp không thể liên tục thực hiện cải thiện.

Sự tôn trọng

Sự tôn trọng lẫn nhau là một trong những yếu tố trụ cột tạo thành Lean. Phương pháp này đưa ra hướng dẫn cho các tổ chức, doanh nghiệp rằng con người chính là chiến lược để loại bỏ lãng phí. Các tổ chức tinh gọn thực hiện sự tôn trọng đối với mọi người từ khách hàng đến nhân viên.

Tôn trọng khách hàng

Yếu tố này được các doanh nghiệp và các đơn vị thực hiện bằng cách hạn chế sự lãng phí của khách. Trong đó lãng phí được hiểu là bất cứ thứ gì mà khách hàng không sẵn sàng chi trả trong hóa đơn thanh toán. Điều này cũng có nghĩa là doanh nghiệp sản xuất không nên lãng phí thời gian của khách hàng vào một sản phẩm không cần thiết. Một quy trình rườm rà sẽ gây ra sự lãng phí về nhân lực vào những thứ không trực tiếp mang lại lợi ích cho khách hàng.

Tôn trọng nhân viên

Các tổ chức, doanh nghiệp Lean luôn tôn trọng nhân viên của họ. Doanh nghiệp sẽ đưa ra quyền hạn, trách nhiệm giải quyết vấn đề và quyết định cá nhân. Điều này mang lại cho mỗi nhân viên quyền tự chủ, quyền làm chủ và mục đích để thực hiện công việc ở cấp độ cao hơn.

Các nhà lãnh đạo Lean thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên của họ thông qua sự rõ ràng, minh bạch trong việc chỉ đạo. Từ đó, mỗi nhân viên có thể tập trung vào công việc và cung cấp giá trị tới khách hàng.

Lời kết

Qua bài viết trên, ta có thể thấy được khái niệm Lean là gì. Lean được hiểu hết sức đơn giản là tổ hợp các hoạt động, phương pháp dựa trên quan điểm sản xuất tinh gọn. Hãy thực hiện Lean để loại bỏ các hoạt động lãng phí, gây tiêu tốn thời gian, nguồn lực của doanh nghiệp mà không tạo ra giá trị. Nhờ đó, các doanh nghiệp sẽ tạo ra sản phẩm với chi phí thấp hơn và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.