Những điều cần biết về Data Lifecycle Management (DLM)

Data lifecycle management (DLM) là gì?

Data lifecycle management (DLM) là quản lý vòng đời dữ liệu. Đây là một cách tiếp cận dành cho các đơn vị doanh nghiệp nhằm tối đa hóa lợi ích từ dữ liệu được thu thập hoặc tạo ra.

DLM cũng phục vụ để giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn liên quan đến việc thu thập, lưu trữ hoặc truyền dữ liệu. Bằng cách triển khai DLM, các tổ chức được bảo vệ tốt hơn trước virus, mã độc tống tiền, lừa đảo và các cuộc tấn công độc hại khác.

Khi công nghệ thông tin phát triển, các doanh nghiệp và tổ chức đã chuyển đổi từ các phương pháp lưu trữ dữ liệu thông thường sang sử dụng cơ sở dữ liệu kỹ thuật số để quản lý dữ liệu. Sự phát triển này khiến cho các đơn vị doanh nghiệp ngày nay nhận thức được rõ ràng hơn về tầm quan trọng của việc quản lý đúng về vòng đời dữ liệu, không chỉ để tối ưu hóa các thông tin thu được mà còn để giảm thiểu những sự sai sót, rủi ro liên quan.

Các giải pháp data lifecycle management tự động hóa các quy trình quản lý vòng đời liên quan đến dữ liệu, sắp xếp thông tin thành các tầng và danh mục theo các chính sách cụ thể và tự động hóa việc di chuyển dữ liệu giữa các tầng. Dữ liệu mới hơn và được truy cập thường xuyên hơn cũng thường được lưu trữ trên phương tiện lưu trữ nhanh hơn, đắt tiền hơn so với dữ liệu ít quan trọng hơn trong hầu hết các triển khai DLM.

Ba mục tiêu và lợi ích chính của data lifecycle management (DLM) 

Sự gia tăng ồ ạt của dữ liệu có nghĩa là các tổ chức đang lưu trữ thông tin ở nhiều nơi và nhiều nền tảng hơn bao giờ hết. Điều này bao gồm các máy chủ tại chỗ, môi trường đám mây và hệ thống máy tính biên.

Nhu cầu về DLM là rất lớn; dưới đây là ba mục tiêu và lợi ích chính mà bất kỳ chương trình quản lý vòng đời dữ liệu tốt nào cũng có.

Cam kết bảo mật

Một trong những mục tiêu chính của DLM là đảm bảo dữ liệu luôn được lưu trữ an toàn. DLM đảm bảo rằng thông tin riêng tư, bí mật hoặc nhạy cảm liên tục được bảo vệ khỏi tình trạng vi phạm, trộm cắp hoặc các rủi ro tiềm ẩn khác. Với DLM, bạn sẽ được hưởng lợi ích trực tiếp từ cách tiếp cận toàn diện để bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi các mối đe dọa từ bên trong và bên ngoài.

Toàn vẹn dữ liệu

Một chiến lược DLM thành công sẽ có thể giữ lại dạng ban đầu của bất kỳ dữ liệu nào, theo dõi tất cả các thay đổi và cấp khả năng hiển thị cho những người ra quyết định chính. Dữ liệu phải chính xác và đáng tin cậy bất kể dữ liệu được lưu trữ ở đâu, ai làm việc với dữ liệu đó và có bao nhiêu bản sao. Việc duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu đảm bảo thông tin được sử dụng là chính xác, toàn vẹn và an toàn để có thể phân tích, làm việc.

Tính khả dụng của dữ liệu

Dữ liệu sẽ vô ích nếu dữ liệu đó không có sẵn để các nhóm trong tổ chức của bạn sử dụng, nhưng quá nhiều dữ liệu có sẵn có thể gây lo ngại nếu không đủ chỗ chứa. Người dùng được cấp phép phải có quyền truy cập vào dữ liệu ở đâu và khi nào mà họ cần mà không bị gián đoạn đột ngột quy trình công việc hoặc hoạt động hàng ngày.

Khi bạn hiểu các mục tiêu và lợi ích chính của DLM, bạn sẽ sẵn sàng xem xét kỹ hơn toàn bộ khuôn khổ DLM và cách nó áp dụng cụ thể cho tổ chức của bạn.

Khung quản lý vòng đời dữ liệu

Mỗi doanh nghiệp có cách diễn giải và phân loại dữ liệu riêng, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, công cụ phần mềm và chiến lược quản lý dữ liệu riêng lẻ của bạn. Tuy nhiên, các giai đoạn mà dữ liệu trải qua trong vòng đời của nó có xu hướng nhất quán trong hầu hết các tình huống.

• Tạo dữ liệu: Giai đoạn đầu tiên của DLM là tạo và thu thập dữ liệu. Điều này có thể ở nhiều dạng, từ PDF và hình ảnh đến tài liệu Word, thông tin cơ sở dữ liệu SQL và dữ liệu SaaS tồn tại trên các nền tảng như Salesforce CRM. Bạn có thể thu thập dữ liệu hiện có từ một tổ chức bên ngoài hoặc nhập dữ liệu nội bộ theo cách thủ công. Thông tin được tạo bởi các thiết bị hoặc hệ thống cũng nằm trong giai đoạn này của khung dưới dạng thu thập dữ liệu.
• Lưu trữ dữ liệu: Sau khi thu thập, nhập dữ liệu, bạn sẽ cần lưu trữ dữ liệu đó. Trong phương pháp DLM, điều đó có nghĩa là bảo vệ dữ liệu theo cách phù hợp với mức độ nhạy cảm hoặc quan trọng của thông tin đó. Bạn cũng sẽ cần triển khai quy trình sao lưu và phục hồi mạnh mẽ để đảm bảo lưu giữ dữ liệu trong thời gian dài. Thiết lập các chính sách xung quanh việc lưu trữ dữ liệu và cách sử dụng cả môi trường lưu trữ và đám mây có chứa dữ liệu không hoạt động.
• Sử dụng dữ liệu: Dữ liệu được phân loại, sử dụng và chia sẻ bởi các thành viên trong tổ chức của bạn trong giai đoạn này. Bạn cần đảm bảo tuân thủ các chính sách quản lý dữ liệu trong khi dữ liệu được sử dụng. Việc sử dụng thường được coi là giai đoạn nhạy cảm nhất trong vòng đời dữ liệu, vì vậy bạn cần thiết lập các hệ thống theo dõi và các bản kiểm tra để đảm bảo mọi thay đổi hoặc chỉnh sửa đối với dữ liệu đều được ghi lại. Trong một số trường hợp nhất định, dữ liệu cũng có thể được cung cấp cho những người bên ngoài tổ chức của bạn.
• Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu của bạn trong một môi trường an toàn và bảo mật là giai đoạn tiếp theo của khung DLM. Kho lưu trữ chỉ đơn giản là một vị trí nơi dữ liệu được lưu trữ mà không cần bảo trì hoặc sử dụng chung. Dữ liệu không còn cần thiết cho các hoạt động kinh doanh đang diễn ra nên được lưu trữ và tách biệt khỏi dữ liệu đang được sử dụng tích cực để tránh trộn lẫn hoặc xử lý sai. Kho lưu trữ của bạn cũng có thể khôi phục dữ liệu của bạn về môi trường hoạt động ngay lập tức nếu và khi cần thiết.
• Phá hủy dữ liệu: Dữ liệu là động lực đằng sau một tổ chức, nhưng nó cũng có thể là một tài sản độc hại. Giữ dữ liệu không phục vụ bất kỳ mục đích nào chỉ khiến bạn gặp những thông tin rủi ro liên quan đến nó. Do đó, tại một thời điểm nào đó, bạn sẽ cần hủy dữ liệu vì mục đích an toàn và tuân thủ các quy định như GDPR, vốn kết hợp các nguyên tắc Data Lifecycle Management (DLM). Việc hủy dữ liệu thường diễn ra từ vị trí lưu trữ và phải được thực hiện theo chính sách DLM của tổ chức bạn. Cách bạn hủy dữ liệu cũng sẽ tùy thuộc vào phương tiện hoặc thiết bị chứa dữ liệu đó, từ các ổ lưu trữ dữ liệu không hoạt động cho đến các máy chủ đám mây riêng.

Hình thức của các giai đoạn này sẽ phụ thuộc vào quy trình kinh doanh và nền tảng bảo mật dữ liệu của tổ chức bạn, cũng như các quy định hiện hành về quyền riêng tư như GDPR và CCPA. Điều quan trọng cần lưu ý là các pha không nhất thiết phải tuyến tính. Việc tạo, lưu trữ và sử dụng dữ liệu thường diễn ra đồng thời trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tại sao quản lý dữ liệu lại quan trọng?

Thông tin phù hợp là chìa khóa cho các hoạt động kinh doanh thành công, điều này làm cho việc quản lý dữ liệu trở nên rất quan trọng.

Khi quản lý dữ liệu được thực thi đúng cách, nó có thể giúp doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình của họ và cải thiện dịch vụ khách hàng. Các công ty cũng có thể có thêm thông tin chi tiết để phân tích hiệu suất và hiểu rõ hơn về khách hàng của họ.

Bằng cách áp dụng phương pháp quản lý dữ liệu, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và lưu trữ thông tin đó trong một môi trường an toàn. Ngoài quản lý vòng đời dữ liệu, các tự động hóa khác có thể cung cấp cho bạn quyền truy cập dữ liệu tốt hơn, chẳng hạn như sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng thương mại điện tử hoặc công cụ phân tích hành vi của khách truy cập.

DLM so với các hệ thống khác

Mặc dù DLM đang nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn để thúc đẩy bảo mật dữ liệu và bảo mật thông tin từ đầu đến cuối, nhưng có một số tổ chức khác cũng có thể xem xét triển khai việc bảo mật này. Dưới đây là các hệ thống khác có thể so sánh với DLM.

DLM so với HSM

Quản lý lưu trữ phân cấp - Hierarchical storage management (HSM) đôi khi bị nhầm lẫn với DLM, nhưng trên thực tế, HSM quản lý dữ liệu quy mô nhỏ hơn nhiều. HSM là một công cụ phần mềm tự động được sử dụng để phân biệt các loại phương tiện lưu trữ khác nhau như ổ đĩa cứng, bộ lưu trữ quang và ổ đĩa cứng, với mỗi loại đại diện cho một mức chi phí và hiệu suất khác nhau.

HSM cũng tập trung vào hiệu quả chi phí của từng thiết bị trong khi vẫn duy trì khả năng truy cập và hiệu suất. Sử dụng HSM, quản trị viên có thể xác định nguyên tắc về tần suất truy cập, sao chép hoặc sao lưu các loại tệp khác nhau. Sau khi quản trị viên thiết lập các nguyên tắc này, phần mềm HSM sẽ quản lý và thực hiện các thông số kỹ thuật.

Vì vậy, mặc dù HSM hữu ích trong các giai đoạn DLM khác nhau như lưu trữ và lưu giữ dữ liệu, nhưng nó chỉ đơn giản là một công cụ trái ngược với bản chất tổng thể của Data Lifecycle Management (DLM).

DLM so với ILM

Một chiến lược khác có thể so sánh với DLM là vòng đời quản lý thông tin (ILM), về cơ bản tập trung vào thông tin. Điều này bao gồm cả thông tin được lưu trữ kỹ thuật số và vật lý, chẳng hạn như số điện thoại hoặc số an sinh xã hội của khách hàng. Chính sách của ILM xác định việc xử lý thông tin đó ở tất cả các định dạng, bao gồm cả thư gửi đi và bản cứng trong tủ hồ sơ.

Ngoài ra, ILM tập trung vào cách tìm kiếm các mẩu thông tin cụ thể. Mặc dù các công cụ phần mềm DLM rất thành thạo trong việc cho phép quản trị viên sắp xếp thông tin theo danh mục như kích thước tệp và thuộc tính, nhưng các công cụ ILM thường hiệu quả hơn trong việc thực sự định vị các phần thông tin cụ thể. Các công cụ và chiến lược ILM cũng có thể hữu ích với việc tuân thủ quy định.

Chẳng hạn, GDPR đảm bảo rằng mọi khách hàng đều có “quyền được lãng quên”, nghĩa là các cá nhân có thể yêu cầu một cách hợp pháp để xóa dữ liệu cá nhân của họ khỏi cơ sở dữ liệu của tổ chức. ILM rất hữu ích trong việc định vị và xóa các bản ghi riêng lẻ nếu yêu cầu đó được thực hiện.

Data lifecycle management (DLM) quản lý vòng đời dữ liệu sẽ tối đa hóa lợi ích từ những dữ liệu được thu thập hoặc được tạo ra. Điều này sẽ giúp các tổ chức có thể khai thác được dữ liệu hiệu quả hơn.