Data Archiving là gì? Lợi ích và giá trị thực tiễn

Data Archiving là gì?

Data Archiving hay lưu trữ dữ liệu là một hình thức lưu trữ thông tin, nắm quyền kiểm soát các dữ liệu không hoạt động, xác định dữ liệu đó và chuyển dữ liệu đó sang một nơi lưu trữ dài hạn.

Với tính năng lưu trữ dữ liệu, dữ liệu có giá trị có thể truy cập được nhưng nằm bên ngoài bộ lưu trữ đang hoạt động, nơi có chi phí và mối đe dọa cao hơn. Lưu trữ lưu trữ được tối ưu hóa để nhập dữ liệu hiệu quả và truy cập dữ liệu tối thiểu, tập trung vào dung lượng hơn là hiệu suất.

Lưu trữ chi phí thấp hơn, thường được cài đặt chỉ đọc, cung cấp cách an toàn, bảo mật để lưu trữ dữ liệu không hoạt động phải được giữ lại cho các yêu cầu vận hành hoặc giữ dữ liệu theo quy định. Quan tâm đến vấn đề bảo mật, kho lưu trữ dữ liệu được lập trình theo cách mà các tệp có thể được truy cập nhưng không bị thay đổi.

Mặc dù dữ liệu này sẽ hiếm khi được tham chiếu lại, nhưng nó vẫn cần phải được truy cập. Lập chỉ mục là một phần quan trọng của việc lưu trữ dữ liệu hiệu quả giúp đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình lưu trữ và truy xuất dữ liệu. Một kho lưu trữ được lập chỉ mục tốt có một danh sách các tiêu đề được sắp xếp theo thứ tự trỏ đến thông tin liên quan, bao gồm các tệp, email và bản ghi cơ sở dữ liệu.

Lợi ích của data archiving

Ưu điểm của việc data archiving - lưu trữ dữ liệu bao gồm đảm bảo cho hệ thống sản xuất có thể sử dụng ít tài nguyên hơn, vận hành hiệu quả hơn và giảm thiểu tối đa tổng chi phí lưu trữ.

Cụ thể hơn, ưu điểm của việc lưu trữ dữ liệu là:

• Tăng dung lượng: Lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số sẽ đảm bảo cho quá trình sao lưu và phục hồi dữ liệu diễn ra nhanh hơn.
• Sao lưu dễ dàng hơn: Kỹ thuật lưu trữ dữ liệu cũng có thể đảm bảo quy trình sao lưu đơn giản hơn vì bạn không cần lãng phí thời gian sao lưu các dữ liệu không hoạt động.
• Cải thiện khả năng đáp ứng các yêu cầu tuân thủ: Bất kể ngành hoặc ngành dọc của bạn là gì, các yêu cầu lưu trữ dữ liệu và các phương pháp hay nhất có thể đảm bảo tổ chức của bạn luôn tuân thủ các quy định hiện hành và luật pháp.
• Nâng cao năng suất: Tốn ít thời gian hơn cho việc duy trì và quản lý phần mềm cũng như cơ sở hạ tầng để lưu trữ sao lưu tại chỗ.
• Tăng trưởng cao hơn: Giải pháp lưu trữ dữ liệu đám mây có thể mở rộng, hiệu quả về chi phí cho phép chế độ tăng trưởng trả theo mức sử dụng mà không gây lãng phí nhiều, ngay cả trong các ngành tạo ra lượng dữ liệu lớn.
• Quản lý địa điểm tinh tế hơn: Sử dụng hệ thống lưu trữ dữ liệu ảo cho phép tiết kiệm chi phí đầu tư vào mạng nội bộ văn phòng và những hệ thống cơ sở hạ tầng tốn kém khác.

Tại sao lưu trữ dữ liệu lại quan trọng?

Kế hoạch lưu trữ dữ liệu là một phần quan trọng trong chính sách quản lý vòng đời dữ liệu của bạn, cung cấp cho bạn một cách để lưu giữ thông tin trong khi vẫn nằm trong ngân sách lưu trữ hợp lý. Việc triển khai lưu trữ dữ liệu thường liên quan đến công cụ hỗ trợ và tự động hóa, giúp nâng cao hiệu quả cho quy trình làm việc. Dưới đây là các chức năng chính của giải pháp lưu trữ dữ liệu:

• Khám phá dữ liệu: giải pháp lưu trữ dữ liệu có thể giúp quản trị viên và người dùng cuối dễ dàng tìm thấy tệp, bao gồm bảng tính, tài liệu và bản trình bày.
• Quản lý dữ liệu: giải pháp lưu trữ dữ liệu có thể giúp bạn định vị dữ liệu thừa và xóa nó hoặc xóa các tệp cũ khỏi máy chủ tệp của bạn. 
• Khả năng hiển thị dữ liệu: một giải pháp lưu trữ dữ liệu sẽ phân tích, phân loại và lập chỉ mục dữ liệu trước khi lưu trữ trên máy chủ của bạn. Quá trình này đảm bảo bạn có thể dễ dàng thực hiện tìm kiếm và thu được thông tin chi tiết. 
• Tuân thủ dữ liệu: một giải pháp lưu trữ dữ liệu tự động chuẩn bị phản hồi cho các yêu cầu, bao gồm kiểm tra tuân thủ, truy vấn kinh doanh và kiện tụng.

Các công cụ lưu trữ dữ liệu điển hình

Các công cụ lưu trữ dữ liệu và kế hoạch lưu trữ dữ liệu khác nhau có những lợi ích và tuổi thọ nhất định. Lượng dữ liệu đang được xử lý chỉ là một trong những cân nhắc sẽ giúp kiểm soát giải pháp dữ liệu lưu trữ tốt nhất cho tổ chức của bạn.

Băng, đĩa, ổ lưu trữ flash, ổ cứng và lưu trữ dữ liệu đám mây đều là những phương tiện lưu trữ khả thi. Đối với các công ty lớn hơn, các kho lưu trữ ảo như nguồn dữ liệu lưu trữ đám mây hoặc phần mềm lưu trữ dữ liệu có thể là lựa chọn tốt hơn do các điểm yếu và chi phí liên quan đến việc lưu trữ các giải pháp lưu trữ dữ liệu dài hạn khác. Lưu trữ đám mây cũng cung cấp dung lượng cao với chi phí lưu trữ thấp hơn.

Một vấn đề khác cần giải quyết khi chọn tùy chọn lưu trữ dữ liệu dài hạn là các giao diện ngày nay cuối cùng đã trở nên lỗi thời. Đây là lý do tại sao cập nhật thiết bị của bạn và tiến hành kiểm tra định kỳ các giao diện phương tiện lưu trữ dữ liệu của bạn cũng là một phương pháp hay nhất. Sử dụng hệ thống lưu trữ dữ liệu đám mây sẽ tự động hóa quy trình đó.

Cách lưu trữ dữ liệu hoạt động

Ngoài việc lưu trữ dữ liệu theo các yêu cầu tiêu chuẩn, ý tưởng rằng dữ liệu nên được lưu trữ bắt đầu từ việc quản trị viên xác định các tệp và dữ liệu không còn được sử dụng và có thể được di chuyển. Loại không gian lưu trữ được sử dụng có thể rẻ hơn và chậm hơn, nhưng nó phải an toàn và sẵn sàng khi cần xem lại các tài liệu lưu trữ. Bằng cách di chuyển dữ liệu đến khu vực lưu trữ có chi phí thấp hơn, tổ chức có thể tiết kiệm tiền và phân bổ dung lượng lưu trữ nhanh hơn cho nhiều dữ liệu quan trọng hơn. Quá trình này cũng có thể tăng tốc năng suất bằng cách giảm thời gian nhân viên cần mở tệp và truy cập dữ liệu.

Do dữ liệu lưu trữ không còn được sử dụng nên hầu hết các quản trị viên lưu trữ ở chế độ chỉ đọc để không thể thay đổi dữ liệu. Việc tạo kho lưu trữ dữ liệu an toàn ở chế độ chỉ đọc nhằm duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu nếu cần thiết trong cuộc điều tra sau khi dữ liệu bị vi phạm hoặc không phù hợp. Nó cũng ngăn những kẻ tấn công thay đổi dữ liệu để che giấu dấu vết của chúng sau khi thỏa hiệp.

Bảo mật kho lưu trữ dữ liệu cũng quan trọng như giữ cho nó không bị thay đổi. Những kẻ tấn công biết rằng các kho lưu trữ có rất nhiều thông tin về tài sản trí tuệ của tổ chức, thông báo nội bộ và dữ liệu tài chính. Các kho lưu trữ dữ liệu này là mục tiêu cho những kẻ tấn công có quyền truy cập vào các tài khoản mạng có đặc quyền cao hoặc khai thác các lỗ hổng cho phép chúng truy cập vào dữ liệu lưu trữ.

Phương tiện được sử dụng để lưu trữ tài liệu lưu trữ tùy thuộc vào tổ chức và quyết định thường xoay quanh sự thuận tiện, độ tin cậy và tính sẵn có của nó. Các tổ chức thường sử dụng băng từ do khả năng lưu trữ nhiều dữ liệu hơn các phương tiện khác, nhưng các thiết bị băng từ có xu hướng chậm hơn. Tuy nhiên, phương tiện này vẫn là tiêu chuẩn cho một số tổ chức cần một phương pháp chi phí thấp để lưu trữ lượng lớn dữ liệu trong một không gian nhỏ.

Ổ đĩa mạng đính kèm cũng phổ biến, nhưng phương tiện này đắt hơn nhiều. Lưu trữ mạng yêu cầu bất động sản để lưu trữ nó và phần cứng đắt tiền để bảo mật và duy trì nó. Nhưng không giống như hầu hết các hệ thống băng từ, các ổ đĩa mạng cung cấp các kho lưu trữ dữ liệu an toàn luôn sẵn có nếu tổ chức hoặc các nhà điều tra cần truy cập chúng.

Một tùy chọn phổ biến thứ ba là lưu trữ đám mây. Lưu trữ đám mây có lợi thế về tính khả dụng và chi phí thấp, nhưng tốc độ phụ thuộc vào băng thông và tốc độ mạng của tổ chức. Nhiều tổ chức đã chuyển sang lưu trữ đám mây để thuận tiện và tiết kiệm, nhưng tổ chức vẫn có trách nhiệm giữ an toàn cho dữ liệu.

Các phương pháp hay nhất về lưu trữ dữ liệu thường khuyến nghị sử dụng phần mềm để tự động hóa quy trình. Các tính năng và khả năng do phần mềm lưu trữ cung cấp tùy thuộc vào nhà cung cấp, nhưng hầu hết đều có các tính năng tiêu chuẩn trên mọi nền tảng. Quản trị viên xác định cấu hình thời gian, địa điểm và dữ liệu phải được lưu trữ và phần mềm sẽ thực hiện phần còn lại. Chính sách lưu trữ phải được tạo để xác định các quy tắc đằng sau việc di chuyển dữ liệu. Sử dụng các chính sách lưu trữ, quản trị viên đảm bảo rằng dữ liệu được di chuyển đến vị trí lưu trữ tuân theo các tiêu chuẩn và yêu cầu quy định phù hợp.

Cùng với các quy tắc khác về lưu trữ, chính sách lưu giữ cũng cần thiết. Chính sách lưu giữ xác định lượng thời gian lưu trữ sẵn có trước khi dữ liệu có thể bị ghi đè hoặc hủy. Thông thường, chính sách lưu giữ cho các bản sao lưu là khoảng 30 ngày, nhưng dữ liệu đã lưu trữ có thể được lưu giữ lâu hơn trước khi bị hủy. Một số tổ chức giữ dữ liệu lưu trữ trong nhiều năm trước khi phương tiện ghi dữ liệu được luân chuyển hoặc lưu trữ bị xóa. Đối với dữ liệu nhạy cảm, kho lưu trữ có thể không bao giờ bị ghi đè hoặc hủy. Các tiêu chuẩn lưu trữ và tuân thủ có thể có yêu cầu về chính sách lưu giữ, vì vậy các tổ chức nên đảm bảo rằng cấu hình này không vi phạm bất kỳ tiêu chuẩn quy định nào.

Data Archiving là cách lưu trữ dữ liệu vô cùng hiệu quả, đem lại sự an toàn cho các dữ liệu nhạy cảm. Đây là phương pháp bảo vệ dữ liệu an toàn được nhiều doanh nghiệp sử dụng.