Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp và những vấn đề cần lưu ý

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? 

Trên các phương tiện truyền thông thường xuyên nhắc đến cụm từ “Chuyển đổi số” là xu hướng tất yếu của kỷ nguyên 4.0, song đối với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước hiện nay vẫn chưa nắm rõ thuật ngữ này là gì và tầm quan trọng mà chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp. 

Chuyển đổi số trong các tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi hoàn toàn mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ tiên tiến mới như là Điện toán đám mây, Dữ liệu lớn, Internet của vạn vật…. nhằm thay đổi cách thức tổ chức, vận hành của doanh nghiệp, lãnh đạo, quy trình làm việc và thay đổi về văn hoá doanh nghiệp…

Bản chất chuyển đổi số là việc sáng tạo ra các phương thức sản xuất mới dựa trên các nền tảng công nghệ và dữ liệu số, từng bước đưa doanh nghiệp chuyển đổi dần sang phương thức mới đó. Và để chuyển đổi số thành công, buộc các doanh nghiệp phải xây dựng khung quy trình chuyển đổi số một cách tổng thể và phù hợp. 

Quy trình chuyển đổi số 

Để gia tăng khả năng cạnh tranh, thu hút khách hàng và tối đa hoá lợi nhuận không phải việc dễ dàng trong bối cảnh thị trường chịu ảnh hưởng của Cách mạng công nghiệp 4.0 như hiện nay. Đây là bài toán nan giải mà chỉ có Chuyển đổi số mới giải quyết được. Nhưng để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp với quy trình cụ thể:

Đánh giá hiện trạng, mong muốn của doanh nghiệp

Là bước đầu tiên của quy trình, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu những vấn đề đang diễn ra trong doanh nghiệp và xu hướng hiện tại của thị trường. Từ đó, lựa chọn đúng hướng đi cho doanh nghiệp của mình. 

Doanh nghiệp cần xem xét lại những nguồn lực hiện tại đang sẵn có và biết được đâu là những nguồn lực thích hợp, có thể vận dụng trong chuyển đổi số tương lại và đâu là nguồn lực cần phải thay đổi để thích ứng với chuyển đổi số và mục tiêu chiến lược. Đòi hỏi sứ mệnh, tầm nhìn doanh nghiệp phải đảm bảo cho chuyển đổi số luôn đáp ứng với mục tiêu và định hướng của doanh nghiệp. 

Đánh giá khả năng doanh nghiệp sẵn sàng chuyển đổi số 

Khi đã hình dung tổng quát về hiện trạng của doanh nghiệp, bước tiếp theo là đánh giá khả năng doanh nghiệp sẵn sàng chuyển đổi số. Công việc này đòi hỏi doanh nghiệp cần đáp ứng về 2 yếu tố tiên quyết là Con người và Dữ liệu. 

• Nhân sự doanh nghiệp:

Con người là yếu tố quan trọng, quyết định đến sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Chuyển đổi số là ứng dụng công nghệ số nhưng đó cũng chỉ là công cụ hỗ trợ, dù hiện đại và thông minh đến mà người sử dụng không có tư duy thay đổi cũng không thể phát huy hết tác dụng. Thành công của chuyển đổi quyết định ở trong tư duy và tầm nhìn chiến lược từ cấp lãnh đạo lan toả đến các các cấp nhân sự dưới. 

• Dữ liệu doanh nghiệp:

Trong chuyển đổi số, dữ liệu là thành phần không thể thiếu để chuyển đổi thành công. Doanh nghiệp biết tận dụng tốt dữ liệu sẽ tạo cơ hội để đẩy mạnh tốc độ chuyển đổi. Tuy nhiên, ngoài phân tích dữ liệu hiện ở nội bộ doanh nghiệp. các nhà điều hành cũng nên chú ý đến dữ liệu của đối tác chiến và đối thủ của mình. Từ đó, có cái nhìn tổng quát hơn về chuỗi giá trị của doanh nghiệp trước khi bắt đầu gia nhập đường đua chuyển đổi số. 

Rà soát quy trình chuyển đổi 

Việc rà soát lại quy trình chuyển đổi là cơ hội để doanh nghiệp biết được mình đã sẵn sàng cho chuyển đổi số hay chưa. Có cần đưa ra các thay đổi cần thiết cũng như lựa chọn nền tảng công nghệ thích hợp không? Có quy trình nào lỗi phải thay đổi? Khâu nào còn chưa sẵn sàng và hướng giải quyết? Từ đó có những điều chỉnh nhanh và kịp thời.

Việc quyết định này cần có suy luận, các đánh giá bằng dữ liệu thực tế, trực quan, tránh các nhận định phiến diện, mơ hồ để tìm hướng đi đúng đắn nhất cho doanh nghiệp.

Tạo văn hoá phản hồi mở

Việc chuyển đổi diễn ra toàn bộ doanh nghiệp và sẽ không thể thành công nếu chỉ xuất phát từ ý muốn của ban lãnh đạo. Do đó, tạo văn hoá giao tiếp cởi mở trong doanh nghiệp góp phần quan trọng đến việc xây dựng chuyển đổi số thành công. Dựa vào các phản hồi, lãnh đạo có thể thực hiện thay đổi kịp thời nhằm tối ưu hoá hiệu quả đào tạo. 

Để khuyến khích và động viên nhân sự có những phản hồi tích cực, mang tính xây dựng đòi hỏi doanh nghiệp phải thúc đẩy các cuộc thảo luận một cách cởi mở. 

Cam kết chuyển đổi số của toàn thể doanh nghiệp

Những doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số cho rằng, việc thay đổi về văn hoá doanh nghiệp khó khăn hơn là thay đổi về công nghệ. Để cho nhân sự trong doanh nghiệp được chuyển đổi số có ý nghĩa quan trọng thì lãnh đạo cần hiểu rõ chuyển đổi số là chiến lược trọng tâm của doanh nghiệp và cần phải chứng minh thông qua các hành động, các kế hoạch của công ty cũng như trong việc thành lập các nhóm chiến lược trong chuyển đổi số. 

Những nguyên nhân dẫn đến chuyển đối số thất bại

Đứng trước các cơ hội mới luôn tồn tại song hành là các thách thức, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ và lựa chọn đúng hướng đi cho mình. Qua những thất bại từ các doanh nghiệp tiên phong chuyển đổi số đã đúc kết là các nguyên nhân chính dẫn đến thất bại:

• Doanh nghiệp chưa thực sự chú trọng đầu tư vào nhân sự trong chuyển đổi số. Công nghệ chỉ là công cụ, con người mới là yếu tố tiên quyết đưa ra các giải pháp vận hành đúng đắn các dữ liệu và công nghệ hỗ trợ để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
• Lãnh đạo doanh nghiệp thiếu quyết đoán. Một trong những nguyên nhân dẫn đến thất bại trong chuyển đổi số là lãnh đạo thoả hiệp với nhân sự của mình. Việc thay đổi có thể làm nhân sự không vừa ý, nhưng lựa chọn chuyển đổi số để bứt phá hay chọn giữ gìn mối quan hệ với nhân sự là điều dẫn đến sự thành bại trong quá trình chuyển đổi này.
• Không loại bỏ hết những thủ tục, giấy tờ của doanh nghiệp. Quá nhiều thủ tục làm cho nhân sự nản chí, không còn nhiều thời gian để tập trung áp dụng những cái mới vào công việc. 
• Kết quả của nhân sự không được ghi nhận trên hệ thống. Nếu không xem xét và đánh giá nhân sự dựa trên các thông tin trên phần mềm hệ thống thì nhân sự hoàn toàn mất động lực để tiếp tục sử dụng phần mềm đó. Hơn nữa, lãnh đạo cũng thiếu các dữ liệu để đánh giá khách quan hiệu quả công việc nhân sự của mình và dễ dẫn đến việc ra quyết định sai. 

Quá trình chuyển đổi số là một chặng đường dài, mà ở đó đòi hỏi các doanh nghiệp bên cạnh việc không ngừng nỗ lực còn cần có chiến lược cụ thể với các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp được xây dựng rõ ràng dựa trên các phân tích thực tế cùng với sự quyết tâm trong chuyển đổi số.