Agenda là gì? Cách để tạo ra một bản agenda ấn tượng

Agenda là gì?

Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh, dịch ra nó có nghĩa là kế hoạch làm việc, chương trình làm việc, chương trình nghị sự, nhật ký công tác. Đây là thuật ngữ được sử dụng phổ biến nhất trong lĩnh vực kinh tế, ý chỉ những vấn đề cần giải quyết ngay trong cuộc họp, hội nghị. 

Thông thường agenda sẽ đi kèm với một số từ ngữ khác để tạo ra những cụm từ có ý nghĩa khác nhau, thể hiện rõ tính chất cũng như mục tiêu của cuộc họp hay hội nghị đó. Để hiểu rõ hơn Agenda là gì, chúng ta cùng tìm hiểu một số cụm từ liên quan đến Agenda được sử dụng phổ biến sau:

• Event agenda: Thuật ngữ này là một trong những cụm từ liên quan đến Agenda được sử dụng phổ biến nhất. Vậy Event Agenda là gì? Event Agenda là chương trình sự kiện hay còn được gọi với cái tên dễ hiểu hơn là Agenda sự kiện.
• My agenda dịch sang tiếng Việt có nghĩa là nhật ký của tôi. Trong ngữ cảnh này bạn có thể hiểu là nhật ký cá nhân hay nhật ký công việc.
• Political agenda: dùng để nói tới các cuộc họp nghị sự chính trị
• Hidden Agenda được sử dụng để chỉ các chương trình hội nghị trong nội bộ công ty như hoạt động kinh doanh của công ty, nghiên cứu kinh tế, thị trường và báo cáo

Phân biệt Agenda với các thuật ngữ tương đồng

Để hiểu tường tận Agenda là gì, bạn phải phân biệt được từ này với những từ tương đồng ý nghĩa khác để sử dụng đúng với ngữ cảnh hơn. Cụ thể như sau:

Agenda và Schedule

Hai thuật ngữ này có ý nghĩa khá tương đồng, trong vài trường hợp có thể thay thế được cho nhau, đều chỉ các việc cần phải làm trong một khoảng thời gian nhất định nào đó.

Agenda dùng để chỉ lịch trình của một sự kiện nhiều người tham dự như hội thảo (seminar), hội nghị (conference), lễ kỷ niệm (celebration), cuộc họp (meeting). Schedule áp dụng cho lịch trình dài hơn, như lịch sinh hoạt, lịch làm việc hàng ngày của một cá nhân, lịch học, lịch trình tiến hành một dự án,…

Agenda và Diary

Với định nghĩa Agenda là gì đã giải thích ở trên, chúng ta có thể hiểu đây là kế hoạch, lịch làm việc của một chương trình, sự kiện. Còn Diary là nhật ký ghi chép, ghi ngày, tháng, năm, trong một cuốn sổ nhật ký sẽ chứa những khoảng trống để ghi thông tin.

Agenda và Timetable

Agenda chú trọng về nội dung còn Timetable lại chú trọng thời gian diễn ra những nội dung hơn.

Bên cạnh đó còn có một số từ đồng nghĩa với agenda như plan (kế hoạch), calendar (lịch), outline (đề cương), tinerary (hành trình), program (chương trình), schema (lược đồ), memo (ghi chú),.... Tùy vào các trường hợp, ngữ cảnh mà sẽ có cách sử dụng hợp lý. 

Các bước để tạo nên một Agenda chuyên nghiệp

Để tạo được ấn tượng tốt với các nhà tuyển dụng, thì việc sở hữu kỹ năng tạo lập agenda cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn chiếm nhiều ưu thế hơn. Nhất là khi ứng tuyển vào một số vị trí như thư ký, trợ lý, hành chính nhân sự,… Đồng thời kỹ năng này cũng giúp bạn dễ dàng thăng tiến trong công việc, phát triển lâu dài và bền vững với nghề. Hãy “bỏ túi” cách làm Agenda chuyên nghiệp qua các bước sau: 

Bước 1: Đặt tiêu đề cho Agenda

Để tạo một mẫu Agenda ấn tượng trước hết cần phải đặt tiêu đề độc đáo, bám sát nội dung những hoạt động sẽ diễn ra cũng như các vấn đề sẽ được giải quyết trong suốt chương trình nghị sự đó. Đây cũng sẽ là điều gợi mở đầu tiên cho những người tham gia vào cuộc họp, giúp họ chú ý hơn đến vấn đề sẽ được thảo luận và giải quyết khi chương trình được diễn ra.

Bước 2: Trả lời cho câu hỏi ai? ở đâu? khi nào?

Phần này sẽ nằm dưới phần tiêu đề và cách một dòng. Phần nội dung này giúp cho người đọc biết được thời gian, địa điểm và thành phần tham dự cuộc họp. Những thông tin cần thiết này sẽ giúp người tham gia xác định chính xác lịch trình, công việc cá nhân để sắp xếp và đảm bảo không vắng mặt hay đến trễ. Một điểm cần lưu ý trong bước này đó là thông tin cần chính xác tuyệt đối, nếu có sự thay đổi bất khả kháng phải thông báo và khắc phục kịp thời.

Bước 3: Nêu rõ mục đích cuộc họp

Bất cứ cuộc họp nào diễn ra đều có mục đích nhất định, vì vậy bạn cần phải dành một phần dung lượng bản Agenda để nói về điều này. Về cách trình bày của phần này bạn hãy cách 1 dòng so với phần nội dung thời gian, địa điểm ở đầu.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng định dạng gạch chân, in đậm hoặc in nghiêng để làm nổi bật phần nội dung này. Chú ý không nên viết lan man phần mục đích mà phải đi thẳng vào vấn đề, khái quát lại chủ đề sẽ thảo luận trong cuộc họp.

Bước 4: Viết những nội dung chính của cuộc họp

Những cuộc họp hay thảo luận đều diễn ra trong khoảng thời gian dài, có nhiều ý kiến và quan điểm khác nhau về vấn đề được đặt ra. Do đó vai trò của Agenda cực kỳ quan trọng giúp cho quá trình diễn ra cuộc họp, hội thảo không xảy ra sai sót.

Mỗi nội dung chính bạn nên viết trên mỗi dòng riêng, có thể viết theo mô típ thời gian bắt đầu và kết thúc bằng phần nội dung chính diễn ra trong thời gian đó. Để làm được điều này bạn phải xác định, dự tính được thời gian đủ cho từng mục để không làm ảnh hưởng đến thành công của cuộc họp.

Bước 5: Phần hỏi đáp

Phần nội dung này bạn sẽ dựa theo tình hình và thời gian còn lại cuối buổi họp để giải đáp tất cả các thắc mắc. Nếu thời gian trống còn nhiều thì bạn có thể để các câu hỏi liên quan đến cuộc họp để giải quyết được hết các vấn đề chưa rõ.

Bạn cũng có thể để mọi người đưa ra ý kiến bổ sung, đề xuất thêm nhiều đề xuất có ích. Nếu thời lượng cuộc họp không còn nhiều thì bạn hãy chọn lọc những câu hỏi đi đúng trọng tâm nhất để giải đáp đúng và đề xuất các biện pháp tốt nhất.

Bước 6: Kiểm tra lại trước khi phát Agenda

Để đảm bảo bản mẫu agenda hoàn chỉnh, không có lỗi sai bạn nên dành thời gian để kiểm tra chi tiết và kỹ lưỡng lần cuối trước khi phân phát tài liệu này đến tay người tham gia. Điều này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc trong công việc cũng như sự tôn trọng của bạn đối với những người sẽ đọc bản agenda.

Lời kết

Với những bước cụ thể mà bài viết hướng dẫn chắc hẳn bạn đã giải đáp được thắc mắc Agenda là gì rồi đúng không? Lập Agenda không khó nếu bạn có bước chuẩn bị thật kỹ càng. Chúc bạn tạo được một bản Agenda tốt, đạt hiệu quả cao.