RPA là gì? Lợi ích RPA mang lại trong thời đại công nghệ

RPA là gì?

RPA là viết tắt của Robotic Process Automation, mang ý nghĩa là tự động hóa quy trình bằng robot. Đây là một ứng dụng công nghệ giúp xây dựng, triển khai, quản lý robot theo những hành động của con người và tự động hóa các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Về cơ bản, RPA là phần mềm công nghệ giúp cho các thiết bị máy tính, robot có khả năng bắt chước những hành động của con người. Thông qua việc thu thập các dữ liệu, RPA sẽ mô phỏng thao tác và thay thế con người xử lý các tác vụ kỹ thuật số. Giải pháp này giúp cho doanh nghiệp hạn chế những rủi ro không đáng có và tiết kiệm tối đa chi phí trong quá trình hoạt động, vận hành và kiểm soát.

RPA không yêu cầu phát triển code, không yêu cầu truy cập trực tiếp vào mã hoặc cơ sở dữ liệu của các ứng dụng. Các bot phần mềm này có thể tương tác với một ứng dụng nội bộ, site, cổng thông tin người dùng. RPA là một software chạy trên PC, laptop hoặc thiết bị di động của người dùng cuối.

Cách thức hoạt động của RPA là gì?

Lập trình viên sử dụng chương trình để xây dựng quy trình cụ thể, sao cho bot có thể mô phỏng tương tác của con người trên giao diện đồ họa người dùng giữa các hệ thống khác nhau. Mỗi hình thức RPA sẽ có những ưu nhược điểm nhất định nên nhà quản trị doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng để lựa chọn hình thức phù hợp. 

Dưới đây là cách mà các công cụ RPA có thể tích hợp với các ứng dụng của bạn:

• Tự động hóa có giám sát

Tự động hóa sẽ cần sự can thiệp của con người trong khi thực hiện quy trình. Điều này được làm bằng cách tự động hóa các hoạt động của bộ phận tương tác trực tiếp với khách hàng, mang tính thủ công và lặp lại. Đồng thời bắt chước các hành động mà bạn thực hiện trên màn hình nền hoặc trình duyệt của mình, bằng cách ghi và phát lại các hành động này theo thời gian thực.

• Tự động hóa không giám sát

Những công cụ này không yêu cầu người dùng có mặt tại máy tính. Thay vào đó, các bot không có giám sát sẽ thực hiện công việc bằng cách tự ghi và phát lại các hành động. Nhờ sự thông minh và có khả năng tự ra quyết định, đây là loại giải pháp lý tưởng để đẩy nhanh quá trình tự động hóa khối lượng lớn các tác vụ thủ công.

• Hybrid RPA

Công cụ này là sự kết hợp giữa tự động hóa có giám sát và không giám sát, cho phép linh hoạt thực hiện tự động hóa quy trình.

Ưu, nhược điểm của RPA là gì?

Cùng chúng tôi phân tích các lợi thế của RPA mang lại dưới đây:

Ưu điểm

• Khả năng thu thập dữ liệu và phân tích chuẩn xác
• Dễ sử dụng và có khả năng phủ sóng rộng trong cả doanh nghiệp lớn và nhỏ
• Tiết kiệm chi phí hoạt động và thời gian vận hành.
• Tính linh hoạt cao và có khả năng đổi mới, mở rộng quy mô dữ liệu.
• Chính xác, ít sai sót
• Tập trung nhân viên làm những công việc có khả năng phát triển cao hơn
• Kiểm soát được toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Nhược điểm

• Yêu cầu nhân viên có tay nghề cao
• Sự giới hạn trong các nhiệm vụ đơn lẻ và cản trở việc tự động hóa quá trình đầu cuối của doanh nghiệp
• Các bot được đào tạo để làm theo các hành động đơn giản, những cập nhật nhỏ cũng có thể khiến quy trình bị lỗi hoặc trả về dữ liệu không chính xác
• RPA có thể gặp khó khăn khi giao tiếp với các hệ thống cũ hoặc điều hướng các giao diện người dùng phức tạp

Sự khác biệt giữa AI và RPA là gì?

Nói về những công nghệ tiên tiến, chắc hẳn bạn sẽ nghĩ ngay đến AI (trí thông minh nhân tạo). Trong một số trường hợp AI và RPA bị nhầm lẫn và đánh tráo khái niệm với nhau, nhưng thực chất đây là 2 phạm trù rất khác biệt.

AI là công nghệ mô phỏng trí thông minh con người thông qua Machine Learning, cho phép hệ thống máy tính có thể học hỏi, tiếp thu để xử lý dữ liệu nhanh chóng, cũng như đưa ra các dự đoán và phản ứng nhanh nhạy. Còn đối với BPA, công nghệ này chỉ làm rất tốt việc xử lý các nhiệm vụ được con người dạy mà không có khả năng nhận diện những thứ mới.

RPA khác BPM như thế nào?

RPA giúp tự động hóa các nhiệm vụ đơn điệu, thường xuyên và tốn thời gian. Do đóm nhân viên của bạn sẽ tập trung vào các nhiệm vụ kinh doanh quan trọng và phức tạp hơn. RPA là một bản sửa lỗi cấp độ bề mặt và không nhằm mục đích tối ưu hóa các quy trình. Thay vào đó, mục tiêu của RPA  là làm cho các quy trình hoạt động nhanh hơn bằng cách thay thế công việc thủ công của con người.

BPM tập trung vào việc hợp lý hóa và tái cấu trúc các quy trình kinh doanh cơ bản để mang lại hiệu quả cao hơn. Giải pháp này có thể cải thiện các quy trình kinh doanh bằng cách phân tích cách thức hoạt động trong các tình huống khác nhau, cải thiện, theo dõi các quy trình được sửa đổi và liên tục tối ưu hóa.

Các lĩnh vực ứng dụng RPA phổ biến

Bản chất giải pháp RPA liên quan đến tính quy trình của tác vụ trong ngành, lĩnh vực. Vì vậy, có thể phù hợp triển khai tại nhiều ngành, lĩnh vực như tài chính ngân hàng, sản xuất/ bán lẻ, viễn thông, logistics. 

Tài chính và ngân hàng 

Ứng dụng trong tài chính ngân hàng của RPA là gì? Lĩnh vực này có nhiều tác vụ thủ công tốn thời gian như mở tài khoản, rút tiền, chuyển tiền, cho vay,… Hơn nữa, yêu cầu hạn chế tối đa sai sót, tính chính xác cao. Điều này cho thấy việc triển khai RPA trong lĩnh vực tài chính ngân hàng là rất phù hợp. RPA sẽ giúp thực hiện nhanh chóng, chính xác tuyệt đối các tác vụ, rút ngắn thời gian, tự động phân tích đối chiếu và xuất ra báo cáo,…

Sản xuất/bán lẻ

Lĩnh vực sản xuất/bán lẻ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý đơn hàng, xử lý hóa đơn, kiểm soát hàng tồn kho,... dẫn đến việc tốn kém chi phí mà hiệu quả lại không cao. Khi ứng dụng RPA, nhiều tác vụ sẽ được giải quyết nhanh gọn với chi phí thấp bởi các bot phần mềm. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp tăng năng suất bán hàng, giảm chi phí nhân sự,…

Viễn thông 

RPA giúp các tác vụ trở nên dễ dàng hơn, cho phép các doanh nghiệp viễn thông đáp ứng tối ưu nhu cầu khách hàng. Các trường hợp cần sử dụng RPA là gì? Đó là xử lý thanh toán, dịch vụ khách hàng, khả năng chuyển số, xử lý dữ liệu, quản lý sự cố,...

Logistics

Đây là một ngành rất phức tạp, bao gồm rất nhiều tác vụ được phối hợp nhịp nhàng như xử lý đơn đặt hàng, kiểm kê, lên lịch, theo dõi giao hàng,…Các doanh nghiệp Logistics sẽ không còn gặp khó khăn trong tác vụ nhờ tự động hóa những quy trình này với RPA.

Doanh nghiệp chọn giải pháp tự động hóa với bot có thể giảm số lượng nhân sự, giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng và nhanh chóng chuyển hàng cho khách. Đồng thời, RPA cũng giúp doanh nghiệp logistics cải thiện quy trình làm việc để giảm thiểu chi phí.

Lời kết

Bài viết trên đây đã cung cấp cho các bạn RPA là gì cũng như những lợi ích khi áp dụng RPA. Giải pháp này sẽ mang lại cho các doanh nghiệp vô số lợi ích như nâng cao năng suất, cắt giảm chi phí, giải quyết vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực. Chính vì vậy các bạn hãy cân nhắc để áp dụng RPA thật thông minh nhé!