Giải pháp RPA - Mô hình tự động hóa tuyệt với cho các doanh nghiệp

Định nghĩa giải pháp RPA

Giải pháp RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ phần mềm hoạt động dựa trên nguyên lý mô phỏng lại hành vi của con người khi thực hiện tác vụ. Robot phần mềm cho phép các tác vụ được thực hiện nhanh chóng với độ chính xác gần như tuyệt đối và ổn định hơn so với con người.

Một hệ thống RPA cần thiết phải có đủ 3 tiêu chí sau:

• Giao tiếp với các hệ thống khác để loại bỏ màn hình hoặc tích hợp API (Giao diện lập trình ứng dụng)
• Có khả năng ra quyết định
• Được tích hợp giao diện lập trình bot

Ứng dụng RPA không phân biệt quy mô hay loại hình doanh nghiệp mà phù hợp triển khai cho các công việc có đặc tính có tính quy luật, dễ xuất hiện sai sót, làm việc với nhiều dữ liệu số, dựa trên quy tắc riêng của từng doanh nghiệp, có tính khắt khe về thời gian và theo thời vụ,…

Xu hướng giải pháp RPA trên thị trường hiện nay

RPA là một trong top 10 xu hướng công nghệ phát triển hàng đầu trên thế giới với tốc độ tăng trưởng có thể đạt tới 20% mỗi năm. Cũng theo đó, quy mô thị trường tự động hóa RPA năm 2020 tăng 38,9%, trị giá khoảng 1,9 tỷ $. Đặc biệt, trong thị trường phần mềm doanh nghiệp RPA giữ vị trí là phân khúc có tốc độ phát triển nhanh nhất.

Theo một báo cáo gần đây, quy mô thị trường tự động hóa quy trình robot toàn cầu dự kiến ​​sẽ đạt 13,74 tỷ đô vào năm 2028. Sở dĩ giải pháp RPA được coi là xu hướng công nghệ bởi vì: 

• Công nghệ hầu như không chịu ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch, thậm chí còn có thể tận dụng lợi thế để khai thác tiềm năng phát triển.
• Những năm gần đây, công nghệ đạt tốc độ tăng trưởng nhanh và mạnh hơn nhiều so với những năm đầu của kỷ nguyên công nghệ 4.0
• Có tới 90% doanh nghiệp, tập đoàn lớn quy mô toàn cầu nhận thức được tầm quan trọng cũng như các lợi ích nếu triển khai RPA

Trong kỷ nguyên công nghệ số, nhà quản trị doanh nghiệp cần cân nhắc đến việc lựa chọn công nghệ, thời điểm ứng dụng và cách thức triển khai dựa trên đặc thù doanh nghiệp để thu được nhiều lợi ích nhất.

Vai trò của giải pháp RPA trong chuyển đổi số

Chuyển đổi số là quá trình khai thác công nghệ số và các khả năng hỗ trợ để chuyển đổi hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới. Quy trình diễn ra theo các bước sau: RDA (Robotic Desktop Automation) => RPA (Robotic Process Automation) => Machine Learning => Artificial Intelligence.

Ở giai đoạn RDA, con người sử dụng chuột và bàn phím để điều khiển bot phần mềm thực hiện các hành vi. Đến giai đoạn RPA, các bot phần mềm tự động thực hiện kịch bản công việc được ghi lại một cách nhanh chóng và hoàn hảo.

Tiếp đó là Machine Learning - sử dụng và phát triển các hệ thống máy tính có khả năng học hỏi và thích ứng mà không cần tuân theo các hướng dẫn rõ ràng. Cuối cùng là AI khi mà máy móc mô tả hành vi thông minh của con người để thích ứng với một môi trường cụ thể.

Có thể thấy, giải pháp RPA giữ vị trí quan trọng và đóng vai trò thiết yếu trong tiến trình chuyển đổi số. Đây là cơ sở để thay đổi mô hình kinh doanh để cải thiện quá trình thực hiện và chất lượng dịch vụ cũng như tăng hiệu quả hoạt động.

Tuy chỉ là bước khởi đầu nhưng nếu thiếu đi RPA thì quy trình chuyển đổi số cũng không thực sự khả thi. Bởi giải pháp này chính là chất xúc tác cho sự thay đổi lớn, mở ra và tạo điều kiện mở rộng chiến lược chuyển đổi số.

Các bước thực thi giải pháp RPA

Tùy vào quy mô và điều kiện kèm theo đơn cử sẽ có những bước tương thích, nhưng nhìn chung để áp dụng triển khai RPA tại doanh nghiệp cần trải qua 3 quy trình tiến độ như sau :

Bước 1: Đánh giá và kiểm chứng (PoC)

Doanh nghiệp cần nhìn nhận kỹ lưỡng năng lực ứng dụng RPA, khả năng thích ứng với mạng lưới hệ thống hạ tầng CNTT, lộ trình thực thi ra sao, những nhiệm vụ nào hoàn toàn có thể ứng dụng RPA, …

Bước 2: Áp dụng trên một phần của doanh nghiệp

Sau khi hiểu rõ về RPA thì sẽ tiến hành ứng dụng thử nghiệm trên một quy trình tại doanh nghiệp. Bước này nhằm xác lập rõ liệu RPA có phải giải pháp mà doanh nghiệp đang tìm kiếm hay không.

Bước 3: Chuẩn bị một chiến lược thực hiện toàn diện

Sau triển khai thử nghiệm, doanh nghiệp cần kiến thiết xây dựng kế hoạch triển khai tổng lực dựa trên những điều thu được để đảm bảo lợi ích, hạn chế những rủi ro tiềm ẩn, giảm thiểu xuống mức thấp nhất.

Ứng dụng của RPA trong doanh nghiệp

RPA là một phần mềm có thể được sử dụng để tự động hóa quy trình làm việc, cơ sở hạ tầng, quy trình hỗ trợ văn phòng đòi hỏi nhiều lao động. Cụ thể như sau:

Tự động hóa quá trình bán hàng

Tự động hóa quy trình hoạt động bán hàng giúp loại bỏ các lỗi khiếu nại của khách hàng, thanh toán sớm hơn và dòng tiền được cải thiện. Đây cũng có thể là quy trình đơn giản hơn để tự động hóa vì chủ yếu dựa vào dữ liệu có cấu trúc của công ty để tạo hóa đơn được gửi cho khách hàng.

Tự động thanh toán tiền

Do quy trình mua sắm thanh toán bao gồm các tác vụ trích xuất dữ liệu hóa đơn và thanh toán từ nhiều hệ thống như lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, quản lý quan hệ khách hàng, nhà cung cấp, công ty hậu cần,... Không phải tất cả các hệ thống này đều cung cấp các phương thức tích hợp dễ dàng mà thường liên quan một số hình thức lao động thủ công.

Với việc mua sắm hoàn toàn trả tiền tự động, bạn có thể đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm tốt nhất được tuân thủ và có một nguồn duy nhất cho tất cả các giao dịch.

Cập nhật dữ liệu

Hầu hết các bộ phận bao gồm nhân sự, dịch vụ khách hàng trong doanh nghiệp thường xuyên cần cập nhật dữ liệu bởi khách hàng/nhân sự luôn thay đổi. RPA bot sẽ tự động cập nhật dữ liệu liên quan từ biểu mẫu hoặc email, đảm bảo rằng các bộ phận có thể truy cập dữ liệu mới và chính xác nhất.

Xác thực dữ liệu

Các điều khiển xác nhận dữ liệu có thể được nhúng trong cơ sở dữ liệu nhưng các tác vụ xác thực dữ liệu như kiểm tra chéo dữ liệu đối với dữ liệu có sẵn công khai. Vì thế mà, tự động hóa RPA phù hợp hơn các công cụ khác

Quét màn hình, OCR và các công nghệ nhận dạng mẫu cơ bản cho phép trích xuất dữ liệu từ hầu hết mọi định dạng, giảm nhu cầu nhập liệu. Các giải pháp RPA có thể dễ dàng tự động tạo báo cáo, phân tích nội dung và gửi email cho các bên liên quan.

Lời kết

Qua những chia sẻ trên, chắc bạn đã hiểu rõ hơn phần nào về giải pháp RPA và những giá trị mà công nghệ này mang lại. Với vai trò hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình, đưa ra dự báo chính xác, quản lý dữ liệu, giảm sai sót và chống các hành vi gian lận trong nghiệp vụ. RPA được kỳ vọng sẽ phát triển mạnh mẽ hơn nữa trên toàn cầu và là giải pháp số 1 trong làn sóng chuyển đổi số.