Phòng kế toán là gì? Tầm quan trọng của phòng kế toán trong doanh nghiệp

Tổng quan chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán trong từng doanh nghiệp, công ty khác nhau

Đối với một doanh nghiệp, việc đứng vững được trên thị trường sẽ cần những sự nỗ lực, cố gắng rất nhiều của toàn thể đội ngũ nhân viên, và họ được phân chia thành nhiều phòng, ban khác nhau, đảm bảo được những nhiệm vụ, vai trò không giống nhau nhưng đều có chung mục đích đó là phát triển doanh nghiệp, công ty ngày một lớn mạnh hơn.

Phòng kế toán sẽ có những nhiệm vụ quan trọng hơn cả vì nó còn liên quan tới vấn đề tài chính của công ty, doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp đó hoạch toán được chi phí và doanh thu qua từng chu kỳ của quá trình sản xuất và kinh doanh.

Đối với sự quan trọng của nó, nên doanh nghiệp đang ngày càng chú trọng hơn tới phòng ban kế toán hơn, mỗi ứng viên khi được làm việc trong phòng, ban đó cũng sẽ có cơ hội được thăng tiến hơn nhiều. Việc nắm bắt rõ được sứ mệnh, trọng trách và trách nhiệm, chức năng của phòng kế toán sẽ giúp cho ứng viên hiểu rõ hơn được về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của mình trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Chức năng chính của bộ phận kế toán

Trong một tổ chức, công ty, doanh nghiệp thì mỗi một phòng ban sẽ có những chức năng riêng biệt để có thể đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đó đã đề ra và phòng kế toán chính là một trong những phòng có nhiệm vụ và chức năng quan trọng nhất trong một doanh nghiệp.

Chức năng đầu tiên phải kể tới đó là tham mưu cho ban lãnh đạo của công ty về việc chế độ kế toán được thay đổi qua mỗi một thời kỳ hoạt động kinh doanh: Chế độ kế toán không phải là được quy định một lần và sử dụng được mãi mãi mà nó còn có những lúc lạc hậu và sẽ không phù hợp với sự thay đổi của xã hội theo mỗi một thời kỳ khác nhau. Khi có những sự thay đổi thì phòng, ban kế toán phải là những người biết trước nhất trong công ty và sau đó sẽ tham mưu cho Ban lãnh đạo để họ biết được tình hình và có được những hướng thực hiện đúng đắn nhất.

Tiếp theo là thực hiện những nhiệm vụ chuyên nghiệp về nghiệp vụ tài chính và kế toán theo đúng quy trình. Phòng kế toán sẽ có trách nhiệm thực hiện đúng những nghiệp vụ kế toán để có thể phản ánh được những khoản chi phí cũng như doanh thu của doanh nghiệp theo chế độ kế toán đã được áp dụng tại thời điểm đó.

Sau đó bằng cách thực hiện những chức năng của mình thì phòng, ban kế toán còn có những trách nhiệm theo dõi cũng như phản ánh được sự vận động của nguồn vốn kinh doanh để có thể tham vấn cho Ban lãnh đạo, từ đó đưa ra được những đề xuất đúng đắn và hiệu quả nhất.

Cuối cùng sẽ cùng với những bộ phận khác tạo nên được một cấu trúc bền vững trong tổ chức, công ty, doanh nghiệp để có thể hỗ trợ đạt được hiệu suất công việc cao nhất, mỗi một bộ phận cùng đóng góp sức lực cũng như ý tưởng và thực hiện được tốt nhất phần việc được giao sẽ làm cho doanh nghiệp càng lớn mạnh hơn nhiều.

Nhiệm vụ chính của bộ phận kế toán

Hạch toán những nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh thì những nghiệp vụ phát sinh trong quá trình làm việc thường xuyên xảy ra, nhiệm vụ của kế toán là hạch toán những sự cố đó đúng lúc và kịp thời để chúng có thể được theo dõi trong bảng cân đối kế toán.

Đối với mỗi một doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực khác nhau thì sẽ có những nghiệp vụ đi kèm khác nhau:

• Thực hiện hoạt động kế toán vốn bằng tiền, với nghiệp vụ này thì những tài khoản liên quan để hạch toán sẽ là TK 111, 112, 113 và kế toán sẽ có những nhiệm vụ lập chứng từ phát sinh của nghiệp vụ này sau đó tiến hành việc ghi chép vào sổ kế toán để có thể theo dõi cũng như quản lý những biến động giảm hoặc tăng của chúng.

• Thực hiện kế toán công nợ, tài khoản này sẽ được phản ánh vào tài khoản 331, mọi nghiệp vụ phát sinh tăng hoặc giảm thì kế toán cần phải hạch toán vào tài khoản này và được ghi chép đủ vào sổ kế toán để dễ dàng theo dõi và quản lý.

• Thực hiện kế toán doanh thu, tài khoản này để phản ánh được doanh thu của doanh nghiệp, sẽ được hạch toán vào tài khoản 511. Mọi khoản doanh thu thu được từ của doanh nghiệp kế toán sẽ phản ánh vào tài khoản này cũng như được ghi chép, theo dõi để có thể quản lý được sự biến động của chúng.

• Thực hiện những nghiệp vụ kế toán chi phí bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng cũng như chi phí nhân công, nói chung là mọi chi phí được hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ đều phải hạch toán cũng như ghi chép đủ vào sổ kế toán.

• Bên cạnh đó kế toán còn có nhiệm vụ thực hiện việc hạch toán những hoạt động khác phát sinh trong doanh nghiệp mà những hoạt động này có thể sẽ không mấy liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh. Chi phí đó có là gì thì cũng cần phải được hạch toán, ghi chép chúng tương ứng với mọi tài khoản quản lý để có thể làm cơ sở cũng như căn cứ xác định được doanh thu cuối kỳ, từ đó đánh giá được hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Phối hợp với những bộ phận khác nhau lên kế hoạch kinh doanh

Tuy mỗi một bộ phận, phòng ban sẽ đều có những nhiệm vụ, chức năng riêng và làm việc độc lập với nhau nhưng thi thoảng sẽ có những mảng cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa những phòng, ban với nhau mới thu được hiệu quả công việc cao nhất.

Phòng, ban kế toán cần phải có một sự kết hợp với những phòng, ban có liên quan để lập được những kế hoạch kinh doanh, tài chính ngắn hạn hoặc dài hạn của doanh nghiệp để có thể kịp thời thực hiện đủ những thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của công ty.

Bên cạnh đó thì mỗi phòng, ban sẽ có những thế mạnh riêng nhất, việc kết hợp ăn rơ với nhau sẽ tạo ra được những hiệu ứng và kết quả tốt trong việc đề xuất những ý tưởng xuất sắc nhất cho mục tiêu chiến lược của công ty, doanh nghiệp.

Tham gia và thực hiện công tác đầu tư tài chính trong doanh nghiệp

Là một bộ phận quản lý những luồng đi của dòng tiền trong một công ty, doanh nghiệp thì những phát sinh hoặc nguồn thu phòng kế toán là người biết rõ nhất. Đây cũng chính là phòng có nhiều kinh nghiệm nhất trong hoạt động đầu tư tài chính hoặc là cho vay ngay tại đơn vị.

Cùng với sự hiểu biết về nghiệp vụ thì phòng kế toán sẽ có nhiều đánh giá về mức độ rủi ro đúng nhất cũng như xác định được những cơ hội tiềm năng nhất cho việc đầu tư tài chính của mình hiện đang ở mức nào.

Tham vấn cho Ban lãnh đạo về chế độ kế toán

Từ những kinh nghiệm, sự hiểu biết, vốn kiến thức của mình về nghiệp vụ kế toán, phòng kế toán sẽ có đủ sự tự tin để tham mưu cho ban lãnh đạo về việc chỉ đạo và thực hiện, chấp hành chế độ kế toán và tài chính của doanh nghiệp nói riêng, của nhà nước nói chung.

Lập kế hoạch, tham mưu cũng như kiểm tra kế hoạch chi tiêu làm sao để đảm bảo được đúng những quy định và định mức của doanh nghiệp, từ đó đạt được hiệu quả cao nhất.

Xây dựng những quy định trong nội bộ về việc quản lý tài chính, ra những quy định về việc chi và thu, những định mức trong hoạt động sản xuất để cả công ty, doanh nghiệp có thể áp dụng được.

Nghiên cứu cũng như đề xuất được với ban lãnh đạo về những biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh, đảm bảo được mọi người thực hiện tốt những quy định hiện nay, phù hợp với đặc điểm cũng như tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả lớn nhất.

Quyền hạn của kế toán

Phòng kế toán là bộ phận thuộc cơ cấu lãnh đạo, vì vậy đây là phòng cũng sẽ có những quyền nhất định đối với những cá nhân hoặc một bộ phận khác như:

• Đôn đốc cũng như yêu cầu nhiều cá nhân hoặc phòng ban khác trong doanh nghiệp thực hiện đúng những quy định trong việc quản lý tài chính và kế toán, để doanh nghiệp đó tồn tại và ổn định hoạt động, những nghiệp vụ phát sinh đều phải được thực hiện đúng theo những quy định trong doanh nghiệp đó cũng như pháp luật đã đề ra. Không phải chỉ có phòng kế toán mới thực hiện được theo yêu cầu đó, làm những phòng, ban khác cần thiết thực hiện được những quy định đã được áp dụng hiện hành. Phòng, ban kế toán sẽ có những trách nhiệm như đôn đốc, nhắc nhở những phòng, ban khác thực hiện đúng nghĩa vụ được yêu cầu.

• Tham gia vào đóng góp được những ý kiến về mặt tài chính đối với những việc kinh doanh chi tiêu trực tiếp trong doanh nghiệp. Đối với những nghiệp vụ liên quan tới tài chính thì bộ phận kế toán sẽ là người hiểu được rõ nhất, vậy nên mọi việc chi tiêu diễn ra trong một doanh nghiệp thì nên cần tham vấn của phòng chức năng đó.

• Với những vi phạm trong quản lý tài chính hoặc kế toán trong doanh nghiệp thì phòng, ban kế toán sẽ có quyền báo cáo cũng như đề xuất được ý kiến với ban lãnh đạo của doanh nghiệp.

Những yêu cầu chung dành cho phòng, ban kế toán

Làm việc trong phòng, ban, bộ phận kế toán thì bạn cần phải đảm bảo được việc hạch toán đủ nhất nghiệp vụ về kinh tế, tài chính phát sinh, ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán cũng như những chứng từ liên quan khác. Tiếp theo đó là việc phản ánh những nghiệp vụ cần phải đúng đắn, kịp thời với thời điểm phát sinh nhằm đảm bảo được việc theo dõi cũng như quản lý không bị ảnh hưởng.

Tổng kết

Hy vọng với những thông tin trên đây, bạn đã nắm được những chức năng cũng như nhiệm vụ của phòng kế toán, sự quan trọng của phòng, ban kế toán trong mỗi một doanh nghiệp. Từ đó bạn sẽ thêm được những kiến thức mới, những kĩ năng áp dụng được vào công việc trong tương lai của bạn nhé.