Chứng từ gốc là gì? Những loại chứng từ gốc trong kế toán của doanh nghiệp

Tìm hiểu về chứng từ gốc là gì?

Khái niệm chứng từ gốc là gì?

Chứng từ gốc là loại văn bản chứng từ quan trọng, được các bộ phận có trách nhiệm liên quan của doanh nghiệp tạo lập nên dựa trên các nghiệp vụ về kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp đó. 

Những nghiệp vụ của doanh nghiệp phát sinh đến đâu thì các bộ phận tại đó phải thực hiện các chứng từ, văn bản để xác minh lại sự việc đó theo đúng pháp lý và đúng luật thuế quy định hiện nay. Chứng từ gốc có vai trò vô cùng quan trọng và có tính quyết định cao về giá trị pháp lý.

Một số loại văn bản chứng từ gốc quan trọng của doanh nghiệp phải kể đến như: VAT, phiếu nhập, phiếu thu trong kho,... 

Ví dụ về chứng từ gốc là gì?

Để hiểu hơn về chứng từ gốc là gì? Chúng ta hãy cùng lấy ví dụ nhé.

Ví dụ: Trong hợp tác và đàm phán hợp đồng với một công ty đối tác trong Sài Gòn. Công ty ứng cử bạn vào Sài Gòn để khảo sát tình hình của đối tác trước khi đi đến quyết định ký hợp đồng để hợp tác làm việc.

Theo đúng quy trình, bạn sẽ thực hiện nghiệp vụ ứng tiền và để công ty thực hiện nghiệp vụ này cho bạn, thì bạn cần phải cung cấp hai loại chứng từ gốc đó là giấy đơn cử quyết định công tác đã được công ty xét duyệt và giấy đề nghị tạm ứng tiền có chữ ký của bạn và trưởng phòng của bộ phận bạn đang công tác. Hai loại giấy này được gọi là chứng từ gốc.

Tất cả các mẫu chứng từ của văn bản này phải được thực hiện theo quy trình và tuân thủ các quy chế công tác phí đã ban hành trước đó và tuân thủ đúng quy trình về mặt pháp luật của luật thuế. Sau khi đã cung cấp cấp đầy đủ các loại văn bản, giấy tờ của chứng từ gốc thì bộ phận kế toán mới được phép xuất tiền cho bạn tạm ứng.

Có những loại chứng từ gốc nào?

Chứng từ gốc là gì, có những loại nào? Tùy vào từng trường hợp, tính chất của mỗi nghiệp vụ doanh nghiệp khác nhau mà các loại văn bản chứng từ gốc có thể được phân thành 2 loại nhỏ là: Chứng từ chấp hành và chứng từ mệnh lệnh.

Chứng từ mệnh lệnh là loại chứng từ được doanh nghiệp được doanh nghiệp sử dụng khi muốn ban hành các quyết định cũng như truyền đạt đến các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp về lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc cũng có thể là những quyết định công tác nhất định như lệnh xuất kho, lệnh chi,...Chứng từ mệnh lệnh có giá trị trong việc ban hành, truyền đạt và không có căn cứ chính thức để ghi sổ kế toán.

Chứng từ chấp hành là văn bản chứng từ được doanh nghiệp dùng trong một số trường hợp như ghi nhận các lệnh sản xuất kinh doanh đã được thực hiện ở trước đó. Đó cũng là căn cứ quyết định ghi sổ kế toán, một số chứng từ mang tính chấp hành như phiếu thu và chi,...

Các loại chứng từ gốc mang tính chấp hành có thể do doanh nghiệp tự lập hay cũng có thể được thu nhận từ phía bên ngoài. Ví dụ như phiếu xuất kho là do đơn vị tự lập nên nhưng hóa đơn GTGT là chứng từ mà doanh nghiệp nhận được ở đơn vị cung ứng nguồn vật tư thu nhận từ bên ngoài.

Những loại chứng từ gốc trong kế toán của doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu chứng từ gốc là gì rồi bạn có thắc mắc trong kế toán của doanh nghiệp có những loại chứng từ gì không? Hãy cùng đón đọc tiếp nha.

Những loại chứng từ gốc liên quan đến tiền

Những loại chứng từ gốc liên quan đến tiền thường bao gồm những loại giấy và văn bản sau:

• Phiếu thu tiền: Đây là chứng từ dùng để xác nhận đã thu tiền từ doanh nghiệp. Việc thu tiền có thể đến từ việc mua những dịch vụ hàng hóa, sản phẩm được thực hiện thanh toán bằng tiền mặt.
• Phiếu chi tiền: Là chứng từ chứng minh và ghi nhận và chi tiền của doanh nghiệp trong việc mua hàng hóa, phiếu đề nghị thanh toán mua các nguyên vật liệu,...hoặc những dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt cho nhà cung cấp.
• Séc tiền mặt: Được sử dụng khi công ty, doanh nghiệp thực hiện phát hành séc cho nhân viên của mình đi rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
• Ủy nhiệm chi: Được dùng trong một số trường hợp như thanh toán cho nhà cung ứng bằng hình thức chuyển khoản.
• Nộp tiền và tài khoản: Là những chứng từ thể hiện các nội dung liên quan đến chuyển khoản.
• Chuyển tiền nội bộ: Là chứng từ xác nhận việc chuyển tiền từ tài khoản ngoại tệ sang tài khoản tiền gửi bằng VND hay ngược lại.

Những loại chứng từ liên quan tới hóa đơn

Một số loại chứng từ liên quan đến hóa đơn như:

• Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ ghi nhận các doanh nghiệp đã hoàn thành chuyển giao các sản phẩm, dịch vụ hàng hóa của doanh nghiệp đến khách hàng và được ghi nhận vào trong doanh thu.
• Hóa đơn mua hàng: Là căn cứ cho việc khách hàng đã hoàn thành việc mua hàng tại doanh nghiệp.
• Hàng bán trả lại: Thường xuất hiện kèm với hóa đơn khách hàng trả lại hàng trong trường hợp họ muốn trả lại số lượng hàng hóa mà khách đã thanh toán.
• Hàng mua trả lại hàng: Là các hóa đơn đầu ra ghi nhận việc khách hàng đã mua hàng nhưng muốn trả lại đơn vị cung ứng.
• Tổng hợp hóa đơn bán lẻ: Là chứng từ có chức năng tổng hợp các hóa đơn bán lẻ và đi kèm với các hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp.

Những loại chứng từ liên quan đến vật tư và hàng hóa

Một số loại chứng từ liên quan đến vật tư và hàng hóa như:

• Phiếu nhập kho: Là chứng từ ghi nhận số lượng hàng hóa đã được nhập kho từ hóa đơn hàng hóa.
• Phiếu xuất kho: Là chứng từ chi nhận việc doanh nghiệp đã xuất kho ra thị trường và đưa đến người dùng.
• Phiếu chuyển kho:Là chứng từ ghi nhận việc chuyển kho vật phẩm đã hoàn thành sang kho hàng hóa trước khi đưa ra thị trường.

Những loại chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Những loại chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công dụng cụ như:

• Chứng từ ghi tăng tài sản cố định: Là những chứng từ liên quan đến việc mua hay chuyển giao các thiết bị mang tính chất là tài sản cố định như: Máy móc, thiết bị,...có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.
• Chứng từ ghi giảm tài sản cố định: Là chứng từ thể hiện nội dung ghi giảm tài sản cố định như thanh lý, chuyển nhượng các tài sản cố định của doanh nghiệp.
• Chứng từ điều chỉnh tài sản cố định; chứng từ khấu hao TSCĐ; chứng từ ghi tăng và CCDC; chứng từ phân bổ CCDC; Báo hỏng và mất công cụ dụng cụ.
• ​​​​​​​Ngoài ra cũng còn một số chứng từ kế toán liên quan khác như chứng từ nghiệp vụ khác và chứng từ ghi đồng thời,...

Qua những chia sẻ của chúng tôi ở trên về chứng từ gốc là gì, hy vọng đã giúp bạn hiểu hơn về chính từ gốc. Qua đó giúp bạn dễ dàng nắm bắt và thực hiện tốt các nghiệp vụ kế toán của bản thân khi có liên quan đến các loại chứng từ này. Hãy thường xuyên theo dõi chúng tôi nếu bạn muốn biết nhiều thông tin bổ ích hơn nữa nhé.