Những nhiệm vụ công việc và kỹ năng cần có của một team leader là gì?

Team leader là gì?

Team leader hay còn có tên tiếng Việt là trưởng nhóm là một vị trí quản lý bậc trung, trực tiếp điều hành dẫn dắt công việc cho một đội nhóm có quy mô từ nhỏ cho đến mức trung bình (khoảng trên dưới 20 người).

Team leader sẽ có nhiệm vụ là phụ trách toàn bộ khối lượng công việc của một mảng chuyên môn cụ thể nằm trong phạm vi của một phòng ban lớn của công ty hay một tổ chức.

Ví dụ, trong phòng Kinh doanh có thể chia thành nhiều nhóm khác nhau: nhóm khách hàng cá nhân, khách doanh nghiệp, khách hàng bán buôn, khối bán lẻ tại cửa hàng, khối bán hàng thương mại điện tử,… thì mỗi nhóm kinh doanh sẽ được quản lý trực tiếp bởi một trưởng nhóm team leader.

Vai trò chính của vị trí team leader là gì trong tổ chức 

Vai trò chính của một team leader đó dẫn dắt các thành viên trong đội nhóm của mình hoàn thành các nhiệm vụ công việc, những mục tiêu đã đề ra. Vậy công việc cụ thể của một team lead là gì?

Xây dựng định hướng trong công việc và chịu trách nhiệm về kết quả

Team leader là người đóng vai trò định hướng, dẫn dắt cho các thành viên trong team của mình đạt được mục tiêu ban lãnh đạo đề ra, do đó họ là những người có nhiệm vụ vạch ra phương hướng cụ thể, xây dựng bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng cho mỗi dự án, các công việc của team.

Bên cạnh đó, team leader cũng là người phải hoàn toàn chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của cả team trước các ban quản lý cấp cao hơn như là trưởng phòng, các trưởng bộ phận, giám đốc khối hay ban lãnh đạo của các đơn vị doanh nghiệp, tổ chức. 

Phân bổ công việc cho các nhân sự, thiết lập KPI và đánh giá thường xuyên 

Trong công việc, team leader là người đóng vai trò phân công các hạng mục công việc cho những thành viên trong nhóm. Để dự án công việc có thể đạt được những kết quả tốt nhất, team leader cần phải tính toán phân chia khối lượng, tiến độ công việc phù hợp với khả năng, năng lực riêng của mỗi thành viên.

Giao đúng việc, đúng người là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của một team leader, bởi điều này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc của cả nhóm.

Team leader cũng sẽ là người trực tiếp theo dõi kết quả công việc các hạng mục công việc của từng nhân sự ở trong nhóm và cũng sẽ phải đánh giá các nhân sự trong nhóm mình quản lý dựa trên những yếu tổ như KPI công việc, sự nỗ lực cố gắng, thái độ,… để từ đó hỗ trợ cải thiện được hiệu quả công việc, tối ưu hóa sức mạnh của bộ máy nhân sự.

Theo dõi kết quả công việc, kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch từng giai đoạn

Team leader có thể không phải là người tham dự trực tiếp vào tất cả những hạng mục nhiệm vụ công việc, song họ sẽ cần phải bao quát được tình hình chung của toàn bộ dự án, theo dõi những báo cáo số liệu chi tiết, kiểm soát được những diễn biến xảy trong công việc, có kế hoạch dự phòng để từ đó kịp thời có được những phương án điều chỉnh phù hợp nhất với tình hình thực tế, giúp cho cả team có thể hoàn thành trọn vẹn mục tiêu đã đề ra và hạn chế tối đa rủi ro. 

Tạo ra động lực và cảm hứng làm việc cho đội nhóm mà mình dẫn dắt

Một team leader giỏi không chỉ là người phân chia công việc cho các thành viên và quản lý nhân sự theo kết quả mà họ đạt được một cách cứng nhắc mà còn cần phải biết tạo động lực, niềm cảm hứng công việc cho đội ngũ nhân viên, nắm bắt được tính cách, thói quen, năng lực riêng, sở trường, sở đoản và phong cách làm việc của các thành viên nhóm, biết cách lắng nghe những vướng mắc, khó khăn của các nhân viên và từ đó giúp đỡ, chỉ dẫn cho họ hoàn thành nhiệm vụ công việc tốt nhất.

Điều này sẽ giúp cho đội nhóm có thể xây dựng tinh thần teamwork tốt, nâng cao tối đa chất lượng và hiệu quả công việc.

Kết nối các nhân viên cấp dưới với cán bộ quản lý cấp cao hơn

Team leader sẽ là người có vai trò đứng giữa đội ngũ nhân viên cấp dưới trong công ty và những nhà quản lý chức vụ cao hơn, do đó họ là những người đại diện cho mỗi bên để truyền đạt lại sáng kiến, ý tưởng, chi tiết công việc, những tâm tư, mong muốn, nguyện vọng, yêu cầu,… của các bên trong đơn vị doanh nghiệp lại với nhau, có khả năng gắn kết, xây dựng, điều chỉnh và cải thiện được mối quan hệ giữa các nhân viên cấp dưới và cấp quản lý một cách nhanh chóng và tích cực, đem lại hiệu quả tốt nhất trong công việc.

Tìm kiếm, tuyển dụng và tập hợp được những thành viên xuất sắc cho nhóm

Những thành viên có năng lực tốt vượt trội sẽ đóng góp rất nhiều vào việc gia tăng hiệu suất làm việc và đem lại những kết quả tốt nhất trong công việc của team.

Tuy nhiên điều đó không đồng nghĩa với việc đội nhóm của bạn bắt buộc phải có tất cả các nhân sự đều xuất sắc. Chỉ cần một vài người trong số các thành viên có khả năng sáng tạo tốt, có kỹ năng làm việc vượt trội và quan trọng nhất là họ có thể phối hợp hài hóa, ăn ý với những thành viên khác và cùng nâng đỡ, hỗ trợ lẫn nhau để cùng phát triển đi lên.

Để có thể thực hiện được điều này, vị trí team leader sẽ cần phải cố gắng khai thác đầy đủ những tính cách, cá tính riêng của từng người, động cơ trong công việc cũng như là khả năng, năng lực chuyên môn của từng ứng cử viên để từ đó có thể xây dựng được một đội nhóm tốt nhất. 

Những kỹ năng và tố chất cần có của một team leader

Để phấn đấu trở thành một người trưởng nhóm tài năng, được các thành viên trong team hết mực tin tưởng, bạn cần phải có những tố chất, kỹ năng như sau:

Khéo léo trong giao tiếp và có uy tín cao

Kỹ năng giao tiếp là một trong yếu tố rất quan trọng mà team leader cần phải có khi được giao vai trò lãnh đạo một nhóm. Công việc của team leader sẽ yêu cầu bạn phải thường xuyên trò chuyện, giao tiếp, trình bày ý kiến trước đám đông, đàm phán, thương thuyết, trao đổi,… với nhiều đối tượng khác nhau từ các nhân viên cấp dưới, các khách hàng, các đối tác cho đến những người team leader khác và bộ phận quản lý cấp cao, lãnh đạo.

Việc thể hiện những quan điểm cá nhân, thuyết trình ý tưởng về dự án, trình bày mong muốn, quyền lợi dành cho team, đàm phán hợp đồng,… một cách chi tiết, rõ ràng, khéo léo, có tính thuyết phục cao chắc chắn sẽ đem lại những hiệu quả tốt nhất cho công việc, xây dựng nên những mối quan hệ rất tích cực, hài hòa về lợi ích với nhân viên, gắn kết với khách hàng và được các đơn vị đối tác, cấp trên, quản lý đánh giá cao.

Ngoài ra, một người leader tâm lý, thấu hiểu nhân viên và có khả năng truyền cảm hứng sẽ giúp xây dựng văn hóa teamwork giữa các thành viên và giữa thành viên nhóm với leader, giúp nâng cao động lực và sự tích cực của nhân viên trong công việc, từ đó giúp cho team của mình phát triển.

Tư duy nhanh nhạy, logic, có khả năng xử lý những tình huống bất ngờ tốt

Team leader sẽ là người chịu trách nhiệm trong mọi hoạt động công việc của đội nhóm do mình lãnh đạo, do đó họ cũng phải là người có trách nhiệm xử lý những sự cố phát sinh.

Và một team leader cũng cần phải có khả năng xử lý được những tình huống bất ngờ nhanh chóng, có tư duy thông minh, nhạy bén, logic sẽ giúp giải quyết sự cố gọn gàng, an toàn, giảm thiểu tối đa rủi ro, hạn chế được những tác động, ảnh hưởng tiêu cực đến với kết quả công việc.

Đây còn có thể là cơ hội tuyệt vời giúp cho team nhanh chóng bứt phá trong công việc nếu như người leader có tính cách sắc sảo, nhạy bén, biết nắm bắt và tận dụng hiệu quả những cơ hội.

Sở hữu kiến thức cùng các kỹ năng chuyên môn công việc vững vàng

Công việc của một team leader sẽ không chỉ gói gọn trong những hoạt động chuyên môn, vì vậy trưởng nhóm có thể sẽ không phải là người tài giỏi, xuất sắc nhất nhưng để phấn đấu trở thành một người team leader tốt, bạn sẽ cần phải có nền tảng kiến thức chuyên môn thực sự vững vàng, có những kỹ năng công việc đủ tốt, đảm bảo có thể theo dõi được quá trình làm việc và đánh giá hiệu suất của các nhân viên.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những kỹ năng cũng rất quan trọng đối với nhà lãnh đạo là quản lý tốt thời gian. Team leader sẽ phải đối mặt với thách thức là vừa phải quản lý thời gian cá nhân tốt, vừa có thể quản lý được thời gian làm việc, hoạt động của các thành viên trong nhóm.

Trưởng nhóm sẽ là người kiểm tra, đôn đốc các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ công việc đúng deadline đề ra. Kỹ năng này sẽ giúp tăng năng suất làm việc của đội nhóm.

Kỹ năng sáng tạo trong công việc

Muốn trở thành một team leader tài giỏi thì kỹ năng sáng tạo, có nhiều ý tưởng tốt trong công việc sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Người lãnh đạo sẽ sử dụng đến sự sáng tạo của mình để từ đó có thể mau chóng giải quyết những vấn đề phát sinh ra trong quá trình làm việc hoặc đem đến những chiến dịch làm việc hiệu quả hơn, nâng cao năng suất của cả team.

Ngoài ra, trưởng nhóm cũng có thể sử dụng kỹ năng này để khuyến khích những thành viên khác trong nhóm nâng cao khả năng sáng tạo trong công việc.

Kỹ năng lãnh đạo và quản trị công việc

Cuối cùng, tố chất không thể thiếu để trở thành một người team leader giỏi chính là phải sở hữu kỹ năng lãnh đạo và quản lý các hạng mục công việc. Khối lượng, đầu mục công việc của team leader rất lớn, họ cũng còn phải có trách nhiệm theo dõi, quản lý chất lượng công việc của các thành viên trong nhóm một cách sát sao vì thế họ cần có khả năng lãnh đạo nhân viên tốt, đảm bảo quá trình vận hành suôn sẻ.

Bài viết trên đã chia sẻ những thông tin cơ bản về vị trí team leader và những công việc cũng như kỹ năng cần có của một team leader. Hy vọng đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích. Hãy theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để cập nhật những thông tin hữu ích nhé!