Đàm phán là gì – Kỹ năng quan trọng để thành công

Đàm phán là gì?

Đàm phán là hoạt động thực hiện trao đổi, thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đi tới những thỏa thuận, quá trình đàm phán diễn ra khi có những bất đồng hoặc những mối bận tâm chung cần phải xử lí.

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thực hiện thương lượng, đàm phán rất nhiều. Ví dụ việc bạn đi chợ mặc cả các mặt hàng với người bán đó chính là quá trình đàm phán. Vì vậy không phải cứ nhắc đến đàm phán là mọi người nghĩ chúng chỉ diễn ra giữa giám đốc công ty hay các nguyên thủ quốc gia. Sự khác biệt nằm ở mức độ và quy mô của cuộc đàm phán.

Chúng ta có thể chia hoạt động đàm phán trên cơ sở những loại hình mà nó thể hiện, bao gồm đàm phán bằng việc gặp gỡ trực tiếp, đàm phán qua điện thoại, đàm phán thông qua văn bản. Trong việc kinh doanh thì mỗi một loại hình đàm phán đều được dùng linh hoạt để cho những doanh nhân biết sử dụng chúng đúng cách, đúng nơi và đúng lúc. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cụ thể hơn về những hình thức đàm phán này. 

Đàm phán qua văn bản 

Có những loại đàm phán thông qua dạng văn bản mà chúng ta vẫn thường thấy ở trong các hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như là:

• Mời hàng: Hoạt động mời hàng bao gồm mời hàng cố định, mời hàng tự do. Cụ thể, mời hàng cố định là người mời hàng sẽ bị phụ thuộc còn mời hàng tự do là người mời hàng không hề bị phụ thuộc đối với việc mời hàng của bản thân. 
• Tráo giá: việc tráo giá sẽ xảy ra khi mà một bên khước từ lời đề nghị của bên còn lại và đồng thời họ chủ động đưa ra một yêu cầu mới. Khi ấy yêu cầu mới được đưa ra sẽ trở thành một lời mời hàng mới, làm cho việc mời hàng trước đó không còn hiệu lực nữa.
• Chấp thuận: một sự chấp thuận được coi là có hiệu lực khi nó đảm bảo được 4 yếu tố. Bao gồm: chấp thuận hoàn toàn và vô điều kiện; chấp thuận khi lời mời hàng vẫn có có hiệu lực; chấp thuận do người được mời hàng chấp thuận; Cuối cùng là chấp thuận khi được phổ biến thông tin tới trực tiếp người mời hàng. 
• Xác nhận: Xác nhận là một việc mang ý nghĩa khẳng định lại tất cả những điều đã đồng tình ở buổi cuối cùng giữa những bên tham gia đàm phán để củng cố thêm sự đảm bảo, phân biệt với những nội dung đã bàn bạc ban đầu. 

Đàm phán qua gặp mặt 

Khi gặp mặt để đàm phán cần phải tuân thủ một số nguyên tắc cần thiết này:

• Cách bắt tay: Bắt tay lần gặp mặt ban đầu và khi chia tay ra về hoặc là thể hiện chúng ta muốn bày tỏ sự chúc mừng đến với đối phương.
• Trao đổi danh thiếp: Khi trao đổi danh thiếp cho nhau thì cần phải lưu ý tới kỹ năng đàm phán nhỏ sau: Nên đưa mặt thiếp có chữ để dễ đọc; không nên cầm cả hộp danh thiếp để trao vì như vậy sẽ tương tự việc chúng ta đang phân phát vậy; nên đưa danh thiếp bằng cả hai tay của mình; cũng như đưa và giới thiệu họ tên; trao danh thiếp tới tay tất cả mọi người đang có mặt tại buổi đàm phán. 
• Lưu ý khi cư xử với phụ nữ trong cuộc đàm phán. Đối với người phụ nữ thì bạn nên tỏ ra quan tâm, tôn trọng họ. 
• Gửi lời hỏi thăm đối tác. Nếu bạn muốn gửi lời hỏi thăm đối tác thì bạn nên báo trước. Trong trường hợp muốn tặng hoa cho đối tác, hãy trao tận tay cho họ. Còn nếu như tặng quà, bạn chỉ nên để chúng ở trên bàn. 
• Tiếp chuyện với đối tác. Ở trong phòng khách nếu có loại ghế nệm dài, bạn nhớ nhé, người chủ nhà nên ngồi bên trái và người khách nên ngồi ở bên phải. Tiếp theo sau là những người còn lại sẽ ngồi lần lượt vào các chỗ tiếp theo tùy vào địa vị cấp bậc hay tuổi tác. Khi ngồi tiếp chuyện không nên rung đùi, tránh nhìn ngang hay là liếc dọc.

Đàm phán thông qua điện thoại 

Khi đàm phán thông qua điện thoại bạn nên nhớ người gọi cần giới thiệu về bản thân mình trước. Bao gồm bản thân là ai? Bản thân ở đâu và lý do gọi điện là gì? Nếu trong vai trò là người nhận cuộc gọi thì hãy thể hiện sự sẵn lòng nghe điện thoại. Dẫu là gọi điện không gặp mặt trực tiếp nhưng chúng ta vẫn cần mỉm cười vì mỉm cười sẽ giúp cho bạn thể hiện được thái độ tích cực trong cuộc nói chuyện

Trong khi bạn giữ máy hãy nên chứng tỏ bản thân vẫn đang chú ý lắng nghe đối phương nói. Trong trường hợp phải giữ máy quá lâu thì bạn nên đề nghị người gọi để xem bạn có thể gọi lại cho họ hay không. Khi nghe điện thoại bạn vẫn phải luôn sẵn sàng tinh thần ghi chép những điều quan trọng trong nội dung đàm phán. Nên để cho người gọi chủ động kết thúc cuộc trò chuyện.

Những nguyên tắc cơ bản của kỹ năng đàm phán 

Trong đàm phán có 9 nguyên tắc cơ bản mà người kinh doanh nào cũng phải nắm chắc:

• Đàm phán là một hoạt động tự nguyện, không ép buộc
• Trong đàm phán luôn có một bên mong muốn thay đổi tình trạng ở hiện tại, tin rằng mong muốn ấy có thể đạt được 
• Mục đích cốt lõi của cuộc đàm phán chính là đạt được sự nhất trí
• Không phải lúc nào cuộc đàm phán cũng kết thúc suôn sẻ
• Đôi khi không đạt được thỏa thuận như mong muốn có thể là một điều tốt 
• Không nên để cuộc đàm phán đi vào bế tắc
• Thời gian chính là nhân tố trọng yếu có tác động tới tiến trình, kết quả của cuộc đàm phán 
• Kết quả đàm phán thành công nhất chính là có thể cải thiện được tình trạng hiện tại của hai bên 
• Những người đàm phán của các bên tham gia có thể tác động tới tiến trình đàm phán

Những lỗi đàm phán hay mắc phải

Dưới đây là những lỗi đàm phán mà mọi người hay mắc phải, điển hình như:

• Khi tiến hành một cuộc đàm phán cần giữ nhưng đầu óc không tỉnh táo, sáng suốt
• Bạn không biết đối tác của mình là ai và ai là người có quyền trong việc đưa ra quyết định then chốt
• Bạn không nắm được những điểm mạnh của bản thân và công ty cho nên không biết cách tận dụng lợi thế đó 
• Không xác định được mục đích cốt lõi khi bước vào cuộc đàm phán 
• Không đề đạt những quan điểm và những lý lẽ quan trọng 
• Bạn không lược được những yếu tố bạn cho rằng không cần thiết 
• Không để cho đối tác đưa ra yêu cầu trước 
• Không chú ý tới nhân tố địa điểm, thời gian trong khi chúng giống như một công cụ đắc lực cho cuộc một đàm phán thành công 
• Bạn dễ dàng từ bỏ cuộc đàm phán khi gặp một chút trở ngại 
• Bạn không biết thời điểm nào thích hợp để kết thúc cuộc đàm phán.

Lời kết

Trên đây là bài viết giúp bạn hiểu rõ đàm phán là gì cũng như đã trình bày một số nguyên tắc và các lỗi thường gặp khi đàm phán để giúp bạn có một cuộc đàm phán thành công.