Mô hình 7S là gì? Những thông tin cần biết về mô hình quản lý 7S

Mô hình 7S là gì?

Để một doanh nghiệp có thể tồn tại  và phát triển thì ban lãnh đạo doanh nghiệp cần có kiến thức về các tổ chức nội bộ, đưa ra phương án làm việc phù hợp và hiệu quả đối với công ty. Vì vậy khi khai thác về mô hình 7 chữ "S" sẽ cung cấp thêm cho bạn những kiến thức trong việc tổ chức và điều hành một doanh nghiệp.

Mô hình trên được biết đến với 7 nhân tố bắt đầu bằng chữ “S” trong tiếng Anh lần lượt là: Systems - hệ thống, Strategy - chiến lược, Structure - cấu trúc, Style - phong cách, Staff - nhân sự, Skills - kỹ năng và Shared values - giá trị chia sẻ.

Mối quan hệ của các yếu tố trong mô hình doanh nghiệp có liên quan mật thiết với nhau. Với mỗi yếu tố sẽ mang đến một bước tiến mới cho doanh nghiệp.

Mô hình 7S gồm nhiều yếu tố mô phỏng những vấn đề thực tiễn trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp. Để áp dụng mô hình vào chính doanh nghiệp của họ thì chắc chắn người quản lý doanh nghiệp đã thấy được sự phù hợp và lợi ích của mô hình 7S đối với công ty họ.

Phân loại các nhân tố trong mô hình 7S

Để các bạn dễ dàng nhận diện được mô hình 7 chữ "s" này người ta đã chia các yếu tố thành 2 nhóm nhân tố chính. Đó là nhóm nhân tố cứng và nhóm nhân tố mềm.

Nhóm nhân tố cứng

Nhóm nhân tố cứng coi như bộ khung trong hoạt động phát triển của doanh nghiệp. Chúng hướng đến những vấn đề có thể gây ra ảnh hưởng trực tiếp đến công ty.

Strategy - Chiến lược

Doanh nghiệp đưa các chiến lược kinh doanh, phương thức sản xuất, cách thức nâng tầm giá trị sản phẩm dựa trên sứ mệnh, tầm nhìn các mục tiêu, định hướng rõ ràng của doanh nghiệp.

Structure - Cấu trúc

Nhân tố này được hiểu như là cách thức vận hành của doanh nghiệp. Trong mô hình hoạt động kinh doanh, sản xuất sẽ có các bộ phận quản lý hệ điều hành doanh nghiệp.

Systems - Hệ thống 

Để doanh nghiệp đi vào hoạt động ổn định nhất thì ban lãnh đạo cần quan tâm đến hệ thống máy móc, con người của từng khâu sản xuất, kinh doanh. Đặc biệt là hệ thống thông tin, giấy tờ phải tuyệt đối bảo mật.

Thí dụ như còn có hệ thống nhân viên tư vấn, chăm sóc khách hàng sẽ được đào tạo bài bản, năng động, luôn túc trực 24/7. Nhằm giúp khách hàng sau khi trao đổi với đội ngũ chăm sóc của doanh nghiệp sẽ giúp đưa ra lựa chọn chính xác nhất. 

Nhóm nhân tố mềm

Trong mô hình hoạt động trên của doanh nghiệp không chỉ có nhóm nhân tố cứng mà chúng còn chứa nhóm nhân tố mềm. Chúng thường được thể hiện trong doanh nghiệp theo cách trừu tượng và có thể tìm thấy trong văn hóa, giá trị thương hiệu của doanh nghiệp.

Style - Phong cách

Trong yếu tố này phong cách làm việc và quản lý của người lãnh đạo, sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng tiếp nhận thông tin và làm việc của các nhân viên dưới quyền. Vì vậy mà ban lãnh đạo cần xác định phong cách làm việc rõ ràng để mang lại hiệu quả cao nhất.

Văn hóa dân tộc và phong tục tập quán cũng ảnh hưởng khá nhiều đến phong cách làm việc của nhân viên trong công ty. Ví dụ như: người Nhật họ rất khắt khe trong việc đi làm đúng giờ. Chính thói quen này đã tạo nên phong cách làm việc chỉnh chu và đạt hiệu quả công việc cao.

Shared values - Giá trị chia sẻ

Đây là một nhân tố đặc biệt tạo nên nét riêng cho doanh nghiệp. Bởi doanh nghiệp đã tạo ra các giá trị tích cực cho xã hội, từ đây sẽ mang lại doanh thu, lợi nhuận cho chính họ. Với các tiêu chuẩn và số lượng khách hàng khác nhau tạo nên sự phân cấp giá trị của thương hiệu. Điểm nổi bật thu hút khách hàng hơn cả có lẽ là văn hóa hay là đạo đức của chính doanh nghiệp đó.

Skill - Kỹ năng

Về skill làm việc sẽ liên quan tới cả những kỹ năng chung của cơ quan làm việc và cả những kỹ năng, trình độ của nhân viên trong doanh nghiệp đó. Đây sẽ là một yếu tố quan trọng để bộ phận tuyển dụng lựa chọn nhân sự có trình độ và thực sự phù hợp cho doanh nghiệp.

Staff - Nhân sự

Để gây dựng nên một sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất thì chủ doanh nghiệp rất cần đến sự trợ giúp của những nhân viên ưu tú, có tư duy tốt hay là thái độ làm việc chỉnh chu. Do đó mà yếu tố về nhân sự cũng cần được người quản lý chú ý đến.

Ứng dụng của mô hình 7S vào thực tiễn

Mô hình doanh nghiệp 7S được thiết lập chủ yếu dùng để dễ dàng quản lý các vấn đề về hiệu quả cũng như tiến độ công việc để có những điều chỉnh phù hợp nhất. Với một bản thiết kế chi tiết hoặc hình ảnh của các vấn đề hiệu suất này, một số nhân tố có thể được đưa vào sử dụng theo một cách đúng đắn. 

Điều quan trọng là ban lãnh đạo cần nắm bắt được tình trạng hiện tại (IST) và những thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai (SOLL) khi họ ứng dụng mô hình 7S vào hoạt động sản xuất - kinh doanh. Mô hình này được thiết lập một khung tham chiếu khá tốt, trong đó khoảng cách và những điểm khác biệt có thể xảy ra giữa IST và SOLL có thể được tìm ra và điều chỉnh.

Một số thắc mắc khi sử dụng mô hình 7S

Trong thực tế, khi đưa mô hình trên vào các hoạt động sản xuất - kinh doanh sẽ có rất nhiều ý kiến khác nhau. Một số câu hỏi có thể được đặt ra bởi một vài doanh nghiệp đã sử dụng đã ứng dụng 7S vào thực tiễn.

Khi này, bức tranh toàn cảnh của một doanh nghiệp mới sẽ được hình thành. Sau đây là những câu hỏi trọng tâm và thường xuyên được mọi người đặt vấn đề:

• Có phải tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều được hỗ trợ trong phạm vi của các nhân tố cứng hay không?
• Trong doanh nghiệp các nhân tố cứng có được hỗ trợ đầy đủ hay không?
• Đâu là những điểm giống và khác nhau khi thực hiện phân tích IST và SOLL (nghĩa là phân tích tình trạng hiện tại và tình trạng kỳ vọng trong tương lai) ?
• Trong việc phân tích hoạt động sản xuất cần sử dụng những phương tiện nào để làm giảm điểm khác biệt?
• Làm thế nào để hiện thực hóa và triển khai một kế hoạch một cách tốt nhất có thể?

Kết bài 

Qua bài viết trên, các bạn đã hiểu biết hơn về mô hình 7S cũng như thấy được tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. Hy vọng trong tương lai mô hình này sẽ mang đến nhiều thành tựu lớn hơn nữa cho công ty.