Executive Summary là gì? Bật mí cách viết Executive Summary đúng chuẩn, hiệu quả

Hiểu như thế nào về Executive Summary là gì?

Executive Summary có thể hiểu là một bản tóm tắt của tài liệu kinh doanh, như kế hoạch kinh doanh, báo cáo tài chính, đề xuất dự án…Đây được xem như là phần quan trọng nhất, có tác dụng đem đến cho người đọc cái nhìn tổng quan hơn về dự án, kế hoạch. 

Nói theo cách khác thì Executive Summary tóm tắt báo cáo một cách ngắn gọn để những người lãnh đạo không phải đọc toàn bộ báo cáo những vẫn hiểu được nội dung chính và mục đích của báo cáo. Từ đó đưa ra các quyết định, đề xuất liên quan đến chiến lược kinh doanh trong giai đoạn tiếp theo.

Chính vì vậy, một Executive Summary phải được thiết kế rõ ràng, súc tích trong khoảng 1-2 trang giấy. Nội dung chủ yếu là trình bày các điểm chính của kế hoạch cần báo cáo. Một Executive Summary đúng chuẩn, chuyên nghiệp sẽ khơi gợi sự tò mò và hứng thú của người đọc.

Vai trò của Executive Summary 

Giúp tối ưu hóa và tiết kiệm thời gian cho người đọc

Trước khi nhận được một kế hoạch dự án thì phần đầu tiên khi mở ra chính là Executive Summary. Vậy nên Executive Summary có vai trò quyết định tác động đến việc người đọc có hứng thú để tiếp tục đọc hay dừng lại.

Một bản tóm tắt dự án, kế hoạch đầy đủ, chi tiết sẽ giúp cho người đọc tiết kiệm được rất nhiều thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiểu rõ những nội dung chính.

Tạo ra cho người đọc những giá trị hữu ích

Khi cầm trên tay một bản kế hoạch kinh doanh hay báo cáo tài chính, một Executive Summary được viết một cách chuyên nghiệp, đúng chuẩn sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ cho người đọc. Executive Summary có vai trò hỗ trợ cần thiết trong các hoạt động kinh doanh, triển khai dự án… 

Thông qua bản tóm tắt người đọc có thể biết được nội dung mà bạn đưa đến tác động như thế nào đối với họ, đem lại cho công ty của họ những giá trị hay lợi ích cụ thể gì. Từ đó thúc đẩy sự hợp tác phát triển của đôi bên.

Cung cấp thông tin một cách hiệu quả

Executive Summary là sự tóm tắt các nội dung chính nhất, vì vậy nó có khả năng cung cấp, truyền đạt thông tin một cách hiệu. Giúp người đọc hiểu được các mục đích của kế hoạch kinh doanh, báo cáo tài chính, đề xuất dự án hay giới thiệu sản phẩm, dịch vụ…

Trên cơ sở đó nắm bắt được chi tiết các nội dung trong bản kế hoạch lớn và đưa ra những quyết định, phương hướng phát triển cụ thể.

Công cụ truyền thông hữu hiệu

Executive Summary được rất nhiều các ngành công nghiệp khác nhau sử dụng như một công cụ truyền thông. Có thể kể đến như giáo dục, chăm sóc sức khỏe, bất động sản, giáo dục,pháp luật, tài chính,...

Một trong những lợi ích mà Executive Summary đem lại là nó không dành riêng cho một loại truyền thông nào mà có thể xuất hiện trong nhiều trường hợp như: kế hoạch kinh doanh, đề xuất dự án, báo cáo nghiên cứu thị trường, tóm tắt pháp lý, product launch - kế hoạch ra mắt sản phẩm,...

Khi nào cần viết Executive Summary?

Hiểu được Executive Summary có tác dụng rất lớn trong hoạt động kinh doanh. Nhưng có phải lúc nào cũng cần viết Executive Summary hay không?

Trên thực tế không phải mọi bản kế hoạch kinh doanh đều phải viết Executive Summary. Đối với những bản kinh doanh mang tính chất lưu hành nội bộ thì việc viết Executive Summary là không cần thiết.

Chúng ta chỉ nên viết Executive Summary cho các kế hoạch, dự án kinh doanh lớn mà đối tượng được hướng đến là các doanh nghiệp, nhà đầu tư. Mục đích là nhằm tạo ấn tượng, giúp nhà đầu tư hiểu được những nội dung cần thiết của bản kế hoạch, dự án. Trên cơ sở đó khơi gợi sự hứng thú hợp tác, đầu tư.

Hướng dẫn cách viết Executive đúng chuẩn, chuyên nghiệp

Sau khi đã biết rõ được Executive Summary là gì thì việc viết một Executive Summary không phải là điều quá khó khăn. Tuy nhiên để viết đúng chuẩn và hiệu quả thì không phải ai cũng viết được. Cần phải đảm bảo rằng trong một bản Executive Summary có đầy đủ các nội dung sau đây:

Giới thiệu tổng quan và những thông tin chung về doanh nghiệp

Đối tượng hướng đến khi viết Executive Summary là các nhà đầu tư, đối tác bên ngoài nên trước hết cần phải có những thông tin giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp của bạn.

Những thông tin đó bao gồm: tên doanh nghiệp, địa điểm trụ sở, quy mô hoạt động, nhiệm vụ và mục đích, thông tin liên hệ… Trong trường hợp cần thiết bạn có thể thêm cả bản tóm tắt giới thiệu về những người sáng lập, nhà đầu tư hay ban lãnh đạo nhằm tạo sự tin cậy hơn cho người đọc.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung ứng, kinh doanh. Việc trình bày thông qua những con số đối với nội dung này là một điểm cộng, giúp người đọc biết được giá trị thương hiệu cũng như các hoạt động thu về lợi nhuận của doanh nghiệp có thể tạo ra giá trị gì cho họ.

Từ đó các đối tác sẽ thấy được tiềm lực cạnh tranh cũng như quá trình làm việc chuyên nghiệp của bạn so với các đối thủ khác trên thị trường.

Thảo luận về chiến lược tiếp thị, thị trường mục tiêu và ưu thế cạnh tranh

Phần tiếp theo của Executive Summary bạn nên đề cập một cách rõ ràng và súc tích về thị trường mục tiêu, nhu cầu cũng như các chiến lược tiếp thị quảng bá mà doanh nghiệp của bạn nhắm đến và áp dụng. Để hiệu quả viết được nâng cao hơn bạn có thể dựa vào một số câu hỏi sau đây:

• Kế hoạch, chiến lược phát triển ngắn hạn/dài hạn như thế nào?
• Mục tiêu đặt ra của bạn trong 5 năm tiếp theo trên thị trường?
• Phương pháp dự đoán tăng trưởng thị trường và cải thiện doanh số?
• Những điều nổi bật từ nghiên cứu về khách hàng mà người đọc nên biết?

Đồng thời bạn cũng phải nêu lên những lợi thế cạnh tranh mà doanh nghiệp sở hữu. Bởi vì trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực.

Nội dung này sẽ giúp trả lời cho câu hỏi: Lý do mà nhà đầu tư nên lựa chọn doanh nghiệp của bạn? Những cơ hội và thách thức đặt ra? Khả năng quản lý rủi ro và vượt qua thách thức của doanh nghiệp trong thực tế?

Thông tin về thành tích và hoạt động nổi trội của doanh nghiệp

Nhằm tăng độ tin cậy cho khách hàng cũng như tính xác thực về những nội dung đã được đề cập thì một phần không thể thiếu trong Executive Summary chính là thông tin về những thành tích, hoạt động nổi trội mà doanh nghiệp đã đạt được. Đây sẽ là điểm mạnh, quyết định đến việc đồng ý hợp tác từ phía các nhà đầu tư.

Dự kiến và nhu cầu chi tiết về đầu tư

Tại phần này bạn nên trình bày một cách chân thực và rõ ràng nhất những nguyện vọng của doanh nghiệp cũng như cam kết chính đáng. Cần phải trả lời cho các câu hỏi sau:

• Điều mà bạn mong muốn nhận được sau thời gian hoạt động một, hai năm?
• Vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh và cách khắc phục?
• Phần trăm tài trợ mà bạn mong muốn nhận được? Nhu cầu về hỗ trợ tài chính, nhân lực, công nghệ hay trang thiết bị?

Khi đã hiểu rõ, các nhà đầu tư sẽ đánh giá và xem xét hỗ trợ cho doanh nghiệp bạn theo đúng nguyện vọng.

Lời kết

Executive Summary có vai trò rất cần thiết trong các bản kế hoạch, báo cáo. Thông qua những chia sẻ trên đây hi vọng bạn đã hiểu được Executive Summary là gì và có được phương pháp viết Executive Summary hiệu quả nhất cho mình.