Những mẹo hay để có kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp 

Báo cáo là gì?

Tuy không mang tính pháp lý hay bị cưỡng chế tuân thủ như các văn bản quy phạm pháp luật nhưng báo cáo lại có vai trò đặc biệt quan trọng và mang ý nghĩa lớn trong công tác đưa ra quyết định của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy, sở hữu kỹ năng viết báo cáo là điều cần thiết và giúp tăng thêm lợi thế cho bất kỳ nhân viên nào.

Nhìn chung, một bản báo cáo là một tài liệu có nội dung ngắn gọn, sắc nét, được viết cho một mục đích và có đối tượng cụ thể. Báo cáo thường được đặt ra và phân tích cho tình huống hay vấn đề cụ thể và được đưa ra các khuyến nghị cho những hành động ở tương lai. Một bài báo cáo thực tế cần có cấu trúc tốt, rõ ràng, mạch lạc về nội dung và hình thức trình bày.

Mỗi báo cáo của các tổ chức hay phòng ban đều có những yêu cầu riêng về nội dung và hình thức. Sự lựa chọn phong cách và từ vựng thường phụ thuộc vào cách nhìn nhận và mức độ hiểu biết chuyên môn của người sẽ đọc báo cáo của bạn. Nhưng, điều chắc chắn là mỗi bản báo cáo đều phải rõ ràng, súc tích, triển khai thông tin một cách đầy đủ, logic cùng với các tiêu đề chính và tiêu đề phụ.

7 kỹ năng giúp bạn soạn thảo một bản báo cáo tốt nhất

Xác định đúng yêu cầu

Bạn cần hiểu rõ mình đang viết loại báo cáo gì, các yêu cầu mà cấp trên đưa ra như thế nào. Qua đó mới có thể tìm kiếm tài liệu hoặc bổ sung thêm kiến thức để xây dựng được định hướng cho báo cáo. Đây cũng là điều kiện quan trọng nhất để xây dựng được một bản trình bày công việc chính xác và hạn chế tối đa sai sót.

Nếu bạn chưa nắm rõ các ý chính cần triển khai thì bạn sẽ hoàng mang không biết bắt đầu từ đâu, dẫn tới việc các thông tin trong bản báo cáo lan man, khó hiểu. Như vậy, báo cáo của bạn hoàn toàn không có giá trị sử dụng như kỳ vọng.

Xây dựng sườn nội dung

Sau khi đã xác định được hướng đi của báo cáo, bước tiếp theo bạn cần làm không phải việc xông vào làm ngay mà phải vẽ được các ý chính mà mình muốn trình bày. Đây là kỹ năng không thể thiếu trong khi soạn thảo bất kỳ loại văn bản nào. Bởi khi xây dựng được một dàn ý chi tiết sẽ giúp bạn thiết lập đúng hướng nhưng tránh làm mất quá nhiều thời gian suy nghĩ về nội dung trong quá trình làm báo cáo.

Đánh giá kết quả công việc

Khi đã hoàn thành hai bước trên, bạn có thể bắt tay ngay vào việc soạn thảo một bản báo cáo. Trước hết, hãy viết ra những nhiệm vụ được giao và tổng kết lại những việc đã và chưa hoàn thành, nêu ra những khó khăn và lợi thế trong lúc thực hiện. 

Việc viết đánh giá công việc chính là giai đoạn giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình công việc. Nội dung bài báo cần đúng sự thực bởi cấp trên sẽ kiểm tra báo cáo của bạn và họ biết được những thông tin trong báo cáo có chính xác hay không. Do đó, điều đầu tiên chính là phải trung thực, nhìn thẳng vào vấn đề dù tốt hay xấu của bản thân.

Xác định nguyên nhân và hướng khắc phục

Báo cáo cũng là một công cụ để lãnh đạo nhìn nhận đúng về các kết quả mà bạn thực hiện được, cũng như xem xét những khó khăn trong quá trình làm việc của nhân viên. Vì vậy, hãy tập trung vào việc phân tích những nguyên nhân gây khó khăn trong công việc của bạn. Sau bước đánh giá này, bạn hãy trình bày những lý do dẫn đến các kết quả không đạt tới kỳ vọng.

Khi bạn tự nhìn nhận được ưu - nhược điểm của mình và cố gắng khắc phục chúng thì cũng cho thấy rằng bạn là một nhân viên dám đối mặt với sai lầm và luôn giữ trách nhiệm với công việc. Trong suốt quá trình làm việc, không ai có thể tránh được các khó khăn, vướng mắc. Tuy nhiên, bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng sẽ quan tâm tới việc bạn xử lý những vấn đề đó ra sao. Nếu bạn có thể giải quyết ổn thỏa, chu đáo thì đây chính là cơ hội thể hiện cho cấp trên thấy khả năng làm việc của bạn.

Đưa ra đề xuất

Những ý kiến, đề xuất được nêu trong báo cáo không cần quá hàn lâm, cao siêu mà chỉ nên xoay quanh những vấn đề thường nhật như: Cần hỗ trợ gì trong công việc để nâng cao chất lượng; Nên thay đổi hay giảm bớt thủ tục nào để giúp quá trình thực hiện nhanh hơn,... Việc đưa ra đề xuất không chỉ giúp tập thể có thêm lợi ích mà còn tự giúp bản thân bạn nâng cao khả năng quan sát và rèn luyện tư duy.

Nâng cao kỹ năng diễn đạt 

Để có kỹ năng này, bạn hãy tham khảo nhiều hơn những bản báo cáo đã phát hành có nội dung tương đồng với một số định hướng mà bạn cần triển khai trong báo cáo của mình. Hãy sử dụng những ngôn từ dễ hiểu, trong sáng, hành văn rõ ràng, mạch lạc và tránh sử dụng những câu từ hoa mỹ. Điều này giúp bạn tăng tính chính xác và để bản báo cáo dễ hiểu hơn.

Kiểm tra lại các lỗi trình bày

Soạn thảo báo cáo đòi hỏi người làm có tính tỉ mỉ trong khi viết hoặc đánh máy. Việc này rất dễ xảy ra những sai sót nhỏ nhưng phổ biến nên bạn cần kiểm tra kỹ các lỗi văn bản, chẳng hạn như cách đánh số thứ tự, văn phong, ngôn từ, chính tả, hình ảnh, số liệu,... Chỉ một bản báo cáo những lãnh đạo sẽ nhìn nhận và đánh giá bạn là người cẩn thận hay cẩu thả. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn có một bản báo cáo hoàn chỉnh nhất trước khi gửi đi.

Các bước cơ bản để viết một bản báo cáo

Bước 1: Chuẩn bị làm báo cáo

• Xác định mục đích và các yêu cầu của lãnh đạo hoặc do tính chất công việc bạn đang thực hiện quyết định.
• Thu thập thông tin, dữ liệu để làm báo báo. Bạn có thể tìm thấy tư liệu từ việc khảo sát thực tế, qua số liệu báo cáo của các phòng ban, từ ý kiến phản hồi của nhân viên,... 
• Đối chiếu và phân tích những thông tin đã thu thập được để tổng kết lại thành một kết quả chính xác nhất.
• Tổng hợp, sắp xếp dữ liệu một cách logic để đưa vào báo cáo.
• Đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm và nêu ra đề xuất.

Bước 2: Xây dựng đề cương

Dựa trên những thông tin đã thu thập và xác định được mục đích của báo cáo, người viết phải lựa chọn chính xác thông tin về những vấn đề liên quan tới nhau và đưa vào nội dung báo cáo. Các thông tin này không được trích nguyên văn mà phải tóm tắt những ý chính, cô đọng nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa cần thiết. Một đề cương bản báo cáo thường có cấu trúc như sau: Mở đầu - Phần nội dung - Phần kết thúc.

Bước 3: Viết báo cáo

Dựa trên cơ sở đề cương báo cáo mà trước đó đã được lãnh đạo phê duyệt, hãy dựa vào những thông tin, tư liệu bạn sưu tầm được để bắt tay ngay vào việc viết báo cáo.

Bước 4: Hoàn thiện báo cáo và trình duyệt

Kết thúc quá trình viết báo cáo thì bạn vẫn chưa thể nộp ngay cho lãnh đạo duyệt. Không chỉ đối với các loại báo cáo quan trọng (như báo cáo tổng kết năm hoặc 5, 10 năm trở lên) mà bất kỳ tài liệu nào thì người viết phải kiểm tra kỹ lưỡng, dựa vào dàn ý để chỉnh sửa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh thì mới có thể trình duyệt lãnh đạo.

Có thể nói, bản báo cáo là một trong những tài liệu rất quan trọng mà ai cũng phải thực hiện trong công việc. Vì vậy, hãy cố gắng thực hiện tốt với những kỹ năng viết báo báo được nêu trong bài viết này để luôn xây dựng được những bản tổng kết công việc chi tiết và hữu ích nhất.

Hơn nữa, thông qua những bản báo cáo, bạn còn chứng minh được năng lực và chuyên môn của mình với cấp trên. Do đó, chất lượng báo cáo chính là một nhân tố quyết định cho sự thành công và thăng tiến của mỗi người. Chúc các bạn thành công và đạt được những thành tựu như mong muốn!