Kỹ năng viết báo cáo trong công việc hiệu quả và chuyên nghiệp nhất

Báo cáo là gì?

Báo cáo là văn bản tập hợp lại nhiều thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau như phát thanh, truyền hình, lời nói, văn bản, slide, powerpoint,...với nhiều mục đích khác nhau, nhưng mục đích chính là chuyển tiếp những tường trình, thông tin, kể lại sự kiện một cách hoàn chỉnh và nhất định để đưa ra những thông điệp, đề xuất hoặc đưa ra những khuyến nghị cho hành động xảy ra ở tương lai.

Tầm quan trọng của kỹ năng viết báo cáo

Viết báo cáo không chỉ là kỹ năng cần thiết dành cho những content write khi hoạt động trong lĩnh vực Digital Marketing mà bất kỳ lĩnh vực nào cũng phải cần đến nó. Viết báo cáo là một trong số các kỹ năng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của từng công ty cũng như dùng nó làm công cụ để đánh giá, theo dõi hay có thể đề xuất ra những giải pháp trong hoạt động của doanh nghiệp. 

Các nguyên tắc viết báo cáo cơ bản

• Xác định mục đích hướng đến của báo cáo

Bất kể là viết báo cáo ngày, tháng hay năm thì bạn cũng phải xác định được nội dung mà bản báo cáo cần làm. Việc xác định nội dung của báo cáo là điều không thể thiếu nếu như muốn có một bản báo cáo đầy đủ và chính xác nhất. Bạn sẽ không biết viết gì nếu như không nắm được nội dung yêu cầu khi viết báo cáo hoặc nếu như có viết được thì đó cũng chỉ là một bản báo cáo không có nghĩa mà thôi. Thế nên, hãy dành thời gian để suy nghĩ cho mục đích của việc viết báo cáo. Xác định mục đích ngay từ đầu sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ luôn tập trung và thu hút người đọc ngay từ những câu đầu tiên.

• Viết tóm tắt điều hành và mục lục ở cuối

Điều này có nghĩa là những tiêu đề phần và số trang sẽ nhất quán. Tóm tắt điều hành sẽ giúp dễ viết hơn nếu như bạn đã viết những phần còn lại.

• Hướng đến mục tiêu cần làm

Bạn cần phải xác định được việc bạn viết báo cáo là viết cho ai. Nếu như viết báo cáo về kinh doanh thì trước tiên hãy viết một tuyên bố khách quan. Đây là điều giúp cho bạn quyết định những gì sẽ liên quan và quan trọng đối với người đọc. Bạn có thể sử dụng mục tiêu để làm tiêu đề cho báo cáo hoặc đưa nó vào phần giới thiệu.

• Tìm hiểu về người đọc

Bản báo cáo viết cho những bên liên quan sẽ khác khi so với đánh giá tài chính. Thế nên hãy điều chỉnh ngôn ngữ của bạn sao cho phù hợp nhất, sử dụng dữ liệu và đồ họa để hỗ trợ cho người đọc khi cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng cần phải xem xét phong cách cá nhân của người đọc, ví dụ như cách họ viết cấu trúc tài liệu như thế nào? Nếu được, bạn hãy phản ánh sở thích của họ trong bản báo cáo. Sự tương thích này sẽ giúp xây dựng nên mối quan hệ và giúp cho người đọc dễ dàng tiếp thu ý tưởng mà bạn muốn truyền tải hơn.

• Xây dựng một bản đề cương chi tiết

Nội dung yêu cầu đối với một bản báo cáo thế nào bạn đã nắm được, song đừng viết vội mà cần soạn thảo ra thành một bản đề cương chi tiết các nội dung bạn muốn đề cập đến trong bản báo cáo. Đề cương này có tác dụng giúp cho bạn không bị thiếu ý hay bị mất thời gian suy nghĩ phải viết gì trong thời gian bắt tay vào viết báo cáo.

• Lập kế hoạch trước khi bắt đầu viết

Đây là bước mà bạn viết tất cả các điểm trên một tờ giấy, sau đó nhóm hết những ý tưởng này thành các phần và tiêu đề. Bên cạnh đó, hãy thử lập một bản đồ tư duy của người Viking. Viết một từ chủ đề trong một hộp, sau đó tiếp tục viết những ý tưởng xung quanh từ chủ đề này, vẽ những đường để kết nối chúng với từ chủ đề. Điều này sẽ giúp bạn xem nơi thông tin có liên quan và có thể dễ dàng nhóm được chúng lại.

Bạn phải chắc chắn rằng mình giữ một ghi chú của tất cả tài liệu tham khảo của bạn để bạn có thể viết phần tài liệu tham khảo sau đó. Khi bạn tiến hành lên kế hoạch cho cấu trúc báo cáo của mình thì hãy nghĩ về cách nó được liên kết với mục tiêu báo cáo của bạn. Đâu là những kết luận hay kiến nghị bạn có thể được đưa ra? Có điều gì bất thường khiến bạn cần phải giải thích?

• Đánh giá kết quả công việc

Khi những bước trên đã thực hiện hoàn tất, bạn sẽ chính thức bắt tay vào viết báo cáo. Trước tiên bạn cần phải nêu ra nhiệm vụ đã làm, sau đó sẽ tổng kết lại những việc đã làm được, những việc chưa làm được. Những khó khăn, thuận lợi trong quá trình bạn thực hiện công việc. 

Mục đích của việc đánh giá kết quả công việc đó là giúp cho bạn nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ, nó cũng tương tự như bản báo cáo thành tích với cấp trên. Thế nên hãy lưu ý đánh giá một cách trung thực, bên cạnh việc đề cập đến những thành tích đã đạt được thì bạn cũng cần nêu ra những thiếu sót cần khắc phục. Cấp trên sẽ dễ dàng nhận ra những thiếu sót của bạn rồi, điều quan trọng là bạn có nhận ra và dám thẳng thắn báo cáo hay không.

• Phân tích nguyên nhân

Khi kết quả đã được đánh giá, ưu nhược điểm đã được chỉ ra rồi thì bước tiếp theo mà bạn cần làm đó là giải thích nguyên nhân cho kết quả đó. Đây là phần bạn cần phải chăm chút kỹ, bởi lẽ khi nêu ra được điều này, chứng tỏ bạn là người rất có trách nhiệm với công việc được giao. Việc phân tích đánh giá nguyên nhân sẽ là cách giúp cho người khác dễ dàng tìm ra hướng đi mới đầy triển vọng để khắc phục và nâng cao cho hiệu quả công việc.

• Sử dụng bố cục rõ ràng

Để có thể giúp bản báo cáo của bạn hấp dẫn và dễ đọc hơn thì sau đây là những cách mà bạn nên lưu ý: Sử dụng những tiêu đề và các tiêu đề phụ để chia văn bản, phải nhớ đánh số thứ tự một cách nhất quán. Những đoạn văn cần được viết với cấu trúc tốt. Đoạn văn không nên dài hơn 5 câu.

Ví dụ như câu đầu tiên là câu chủ đề - ý chính của đoạn văn thì các câu thứ hai đến thứ tư sẽ mở rộng về ý tưởng, đưa ra thông tin hỗ trợ hoặc bổ sung, nhận xét về những điểm nêu ra hoặc đề cập đến dữ liệu khác. Câu cuối cùng sẽ đưa ra kết luận những ý tưởng được trình bày, hoặc dẫn đến các đoạn văn sau.

• Sử dụng câu từ ngắn gọn, đơn giản

Nên dùng một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ sung trong những câu sau, được giới thiệu bởi một từ liên kết thích hợp. Hạn chế viết những câu dài có chứa nhiều mệnh đề phụ sẽ gây khó khăn cho người đọc theo dõi bài báo cáo. 

Các kỹ năng viết báo cáo

Viết báo cáo là một hình thức trình bày kết quả của công việc do cấp dưới thực hiện gửi lên cho cấp trên. Viết báo cáo không quá khó nhưng không phải là dễ để mà ai cũng làm được. Thế nên bạn cần phải nắm vững kỹ năng viết tốt để đạt được hiệu suất công việc và "ăn điểm" trong mắt cấp trên. Sau đây là những kỹ năng viết báo cáo mà người viết cần phải trau dồi:

• Kỹ năng nghe: Lắng nghe để hiểu và đánh giá đúng mục đích cũng như yêu cầu của vấn đề cần báo cáo trên cơ sở lời chỉ đạo của cấp trên.
• Kỹ năng diễn đạt: Rèn luyện, học tập kinh nghiệm của những bản báo cáo khác đã phát hành có nội dung tương tự hoặc là gần với nội dung báo cáo định viết. Hành văn trong bản báo cáo phải mạch lạc. Văn phong sử dụng phải là dạng hành chính thông dụng, không sử dụng những câu từ khoa trương, khó hiểu. Trong khi viết báo cáo phải rèn luyện tư duy khách quan và tránh dùng những từ mang tính một chiều, chủ quan. 
• Kỹ năng thu thập thông tin: Viết, ghi âm, thu thập tài liệu,...để thu thập được nhiều thông tin quan trọng liên quan đến vụ việc, đặc biệt là những thông tin trái chiều nhau để làm cơ sở cho quá trình phân tích.
• Kỹ năng trình bày một bản báo cáo tốt: Cần nghiên cứu, rút kinh nghiệm về những lỗi trình bày thường gặp. Khi báo cáo được viết xong thì có thể nhờ người có kinh nghiệm đọc lại và chỉ ra những lỗi. Người viết báo cáo cũng cần phải đọc lại nhiều lần để có thể biên tập lại nội dung và kiểm tra lại những lỗi về hình thức trước khi trình lên lãnh đạo.
• Kỹ năng phân tích và đánh giá thông tin: Người viết cần phải nhận định được vấn đề, đánh giá những thông tin thông qua việc phân tích mối quan hệ giữa những thông tin, tư liệu được cung cấp, đánh giá các mâu thuẫn giữa những thông tin, tư liệu thu thập được. Quá trình diễn ra thu thập chứng cứ, thông tin, tư liệu có thể đến từ những chủ thể khác nhau nhưng có chung lợi ích hoặc đối kháng lợi ích. Trên cơ sở các phân tích đó, người viết báo cáo có thể đưa ra những lời nhận định khách quan và chính xác nhất.

Viết báo cáo chính là bước để tổng kết lại một chặng đường học tập và làm việc của bạn. Thế nên hãy xem đó là một công việc quan trọng tạo tiền đề cho cơ hội phát triển và sự thăng tiến của bản thân, hãy chăm chút cho bản báo cáo của bạn chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất có thế, bởi lẽ biết đâu được một cơ hội tốt trong quá trình thăng tiến sẽ đến thông qua bản báo cáo để đời của bạn.