Quy trình chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp

Khái niệm chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một cụm từ thịnh hành trên toàn thế giới và có tên gọi tiếng Anh là “Digital Transformation”. Tuy được dùng khá phổ biến trong thời đại 4.0 nhưng đến với thời điểm hiện tại thì chưa có một khái niệm chuẩn mực về cụm từ này. Bởi lẽ, tùy thuộc vào ứng dụng của từng lĩnh vực mà chuyển đổi số mang đến những cách vận hành và kết quả khác nhau. 

Ý kiến của Microsoft cho rằng “ Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức tổ chức tập hợp con người, dữ liệu và quy trình để tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp”.

Trong khi Công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới - Gartner lại có quan điểm rằng “Chuyển đổi số là vấn đề sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, mang lại doanh thu và giá trị mới cho doanh nghiệp.

Còn đối với FSI - doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam thì nêu lên khái niệm như sau. Chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình kinh doanh truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như điện toán đám mây (cloud), internet vạn vật (IOT), big data,...nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa của tổ chức,...

Dù theo định nghĩa nào đi nữa, khi xét về bản chất thì chuyển đổi số đều là việc sáng tạo ra những phương thức sản xuất mới dựa trên những công nghệ, dữ liệu thu thập và từng bước chuyển đổi sang những cách thức thức hoạt động mới. Và để việc chuyển đổi số thành công hơn thì bạn cần nắm bắt được trong chuyển đổi số một doanh nghiệp cần phải làm những công việc gì. Cùng qua phần tiếp theo để biết được câu trả lời nhé!

Chuyển đổi số gồm những hoạt động nào?

Để có được một cơ chế hoạt động và tổ chức phù hợp với đặc thù sản phẩm của doanh nghiệp thì trong việc chuyển đổi số, doanh nghiệp cần thực hiện một số hoạt động sau:

• Số hóa những kết quả kinh doanh, dữ liệu quản lý của doanh nghiệp.
• Áp dụng công nghệ số để tối ưu hóa, tự động hoá các quy trình nghiệp vụ, quy trình quản lý, quy trình báo cáo và phối hợp thực hiện công việc trong doanh nghiệp.
• Chuyển đổi toàn bộ hoặc chuyển đổi một phần mô hình kinh doanh để gia tăng giá trị mới cho doanh nghiệp.
• Ngoài ra, còn có một số hoạt động khác tùy thuộc vào từng sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp phân phối.

Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Bước 1: Đánh giá thực trạng và lên kế hoạch

Điều đầu tiên trong việc chuyển đổi số mà các nhà lãnh đạo nên làm đó là nhìn lại và đánh giá lại tình hình tổ chức của mình về các lĩnh vực như: nguồn lực con người, tài chính và văn hóa doanh nghiệp đã chuẩn bị sẵn sàng cho việc đổi mới hay chưa?

Và cần đưa ra các dự đoán về thực trạng để biết được khi thực hiện chuyển đổi số thì công ty mình có khả năng thích nghi và đứng vững được với những thay đổi đó hay không?

Bên canh đó, doanh nghiệp cần xác định xem trọng tâm cần thực hiện chuyển đổi số cũng như đội ngũ nhân viên phụ trách vấn đề này có đủ năng lực và trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không. 

Sau khi có được tất cả câu trả lời như trên thì, ban lãnh đạo công ty bắt đầu lê kế hoạch và các mục tiêu tổng quan để thực hiện chuyển đổi số. Điều quan trọng hơn hết trong bước này là doanh nghiệp cần xác định được công việc mà họ cần làm, thời gian cụ thể để hoàn thành mỗi công việc và mục tiêu cho từng giai đoạn hoàn thành.

Ngoài ra, vấn đề cũng không kém cạnh mà bạn cần quan tâm đó là cần nắm bắt được sự phân bổ nguồn lực và thời gian chuyển đổi số bao lâu từ đó có được thời gian dự kiến để hoàn thành từng giai đoạn trong vấn đề chuyển đổi số.

Bước 2: Xây dựng chiến lược chuyển đổi số

Sau khi đã đánh giá được tình hình sơ bộ cũng như có kế hoạch chuyển đổi số cụ thể thì công ty cần có một chiến lược rõ ràng để định hướng đúng đắn cho con đường chuyển đổi số.

Chiến lược này bao gồm việc nên áp dụng thay đổi những quy trình, bộ phận nhỏ rồi mờ dần ra toàn bộ doanh nghiệp cũng như chuẩn bị và huấn luyện cho đội ngũ nhân sự kỹ năng, kiến thức mới để họ làm quen với công nghệ mới.

Sau đây là gợi ý về quá trình cơ bản để xây dựng chiến lược chuyển đổi số mà bạn nên nắm bắt nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu trong việc quản lý và tránh lãng phí nguồn nhân lực:

• Phân tích văn hóa
• Đặt mục tiêu kinh doanh
• Ghi lại những rủi ro
• Thử nghiệm thí điểm
• Yêu cầu phản hồi
• Triển khai công nghệ mới
• Phân tích tác động

Bước 3: Số hóa dữ liệu và quy trình

Ở bước này, công ty tiến hành vận động triển khai các công việc chính đó là số hóa dữ liệu và tự động hóa các quy trình vận hành chuyển đổi số. Đầu tiên, với vấn đề số hóa dữ liệu thì các công ty nên chuyển đổi những tài liệu trên giấy tờ thành định dạng kỹ thuật số và có thẻ lưu trữ theo định dạng đám mây.

Điều này, giúp bạn có thể dễ dàng quản lý và truy xuất được dữ liệu cần thiết một cách nhanh nhanh chóng mà không phải mất quá nhiều thời gian. Đối với dữ liệu trong một công ty bao gồm: những thông tin quan trọng, dữ liệu về khách hàng, báo cáo tài chính,...Nhờ công nghệ ngày càng phát triển mà nứng dữ liệu này được lưu trữ trên một nền tảng có bảo mật cao và khi cần công ty cũng có thể dễ dàng tìm kiếm. 

Còn đối với vấn đề thực hiện tự động hóa các quy trình vận hành của công ty thì nó không chỉ mang lại hiệu suất hoạt động hiệu quả mà còn đem đến nhiều cơ hội mở ra cho việc kinh doanh của công ty.

Có thể minh chứng cụ thể hơn về vấn đề này thông qua quy trình đánh giá và tính lương cho từng cá nhân, thành viên trong một công ty. Ngoài ra, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ số để việc đánh giá và tính lương cho nhân viên chính xác, dễ dàng, tiết kiệm thời gian và nhân lực từ đó cắt giamr chi phí quản lý doanh nghiệp.

Bước 4: Chuẩn bị về tổ chức

Đẻ quá trình chuyển đổi số tại công ty đạt hiệu quả cao nhất, người lãnh đạo cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng trong việc chọn lựa và sử dụng nhận sự đảm nhiệm nhiệm vụ. Cần ưu tiên yếu tố chọn nhân lực như nhân viên đó phải có kiến thức chuyên môn, tư tưởng mở, sẵn sàng thay đổi và các phương pháp mới trong thực tiễn về tình trạng của công ty mình.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần tổ chức và đào tạo đội ngũ nhân viên để cho họ có sự chuẩn bị về tâm lý sẵn sàng thích nghi với sự đổi mới. Đồng thời, khi đang trong quá trình chuyển đổi số, các nhà lãnh đạo nên thường xuyên tổ chức các buổi bổ sung kiến thức còn thiếu và những hạn chế khi làm nhiệm vụ để nhân viên của mình làm việc được hiệu quả hơn.

Bước 5: Đánh giá và cải thiện

Sau khi thực hiện chuyển đổi số, các công ty hay doanh nghiệp cần có sự đánh giá lại qua hai khía cạnh sau:

• Đánh giá qua góc nhìn chủ quan về sự thay đổi của doanh nghiệp thông qua mục tiêu đề ra và hướng đi của công ty từ khi diễn ra quá trình thay đổi được những gì. Từ đó rút ra được nhiều kinh nghiệm và đưa ra được nhiều phương pháp cải thiện cho các nhiệm vụ chuyển đổi số tiếp theo.
• Đánh giá thông qua việc tiến hành khảo sát những ý kiến của các thành viên trong đội ngũ nhân viên. Từ đó tìm ra được mặt hạn chế trong từ khâu, từng nhiệm vụ khi thực hiện quá trình chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là một hành trình dài cần các doanh nghiệp không chỉ phải nỗ lực liên tục mà còn phải có một chiến lược chuyển đổi số cụ thể, rõ ràng dựa trên những phân tích thực tế cũng như sự quyết đoán trong quá trình triển khai. Hy vọng rằng bài viết sẽ hữu ích và mang lại nhiều thông tin quý giá cho bạn đọc!