Nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì? Những yêu cầu khi ứng tuyển?

Nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì?

Nhân viên tư vấn tuyển sinh là người được giao nhiệm vụ đại diện cho các tổ chức giáo dục sẽ trực tiếp tư vấn cho khách hàng khi họ có nhu cầu muốn biết thông tin về cơ sở giáo dục. Lúc này, nhân viên tư vấn sẽ là người giới thiệu, thuyết phục, tìm kiếm các học viên tiềm năng tham gia những khóa học và chương trình đào tạo do tổ chức đề ra. Đồng thời, nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng là người phải nắm rõ nhất chương trình giảng dạy, chương trình đào tạo, đối tượng đào tạo của trường và trung tâm để có thể tìm được tệp khách hàng phù hợp.

Nhân viên tư vấn tuyển sinh còn có nhiệm vụ giới thiệu và tư vấn cho học sinh, phụ huynh về các chương trình học đang có phù hợp với năng lực và sở trường của từng người. Trong quá trình tư vấn họ cũng sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin về học phí, lộ trình học và hướng dẫn cách đăng ký khóa học và chuẩn bị hồ sơ. Nhân viên tư vấn tuyển sinh phải nắm rõ mọi thông tin liên quan đến chương trình đào tạo nên họ cũng đóng vai trò rất quan trọng vào sự thành công của một công ty, tổ chức giáo dục khi chiêu mộ thành công học sinh.

Mô tả chi tiết công việc của nhân viên tư vấn tuyển sinh

Nhân viên tư vấn tuyển sinh sẽ phải chịu trách nhiệm làm nhiều đầu việc khác nhau nên họ cũng khá bận rộn trong ngày một số công việc chính của họ như sau:

1. Tuyển sinh

Tuyển sinh là một trong những công việc chủ yếu đối với người làm tư vấn tuyển sinh. Trên thực tế vị trí này cũng gần giống như nhân viên bán hàng nhưng không được gọi như vậy. Trong quá trình tuyển sinh, nhân viên tư vấn tuyển cũng thực hiện đồng thời kết hợp các hoạt động khác như marketing, kinh doanh nhưng không gọi theo cách thông thường. 

Một nhiệm vụ quan trọng nữa trong khâu tuyển sinh mà nhân viên tư vấn tuyển sinh phải đảm nhiệm là chăm sóc khách hàng nên trên thực tế họ cũng những chuyên viên chăm sóc khách hàng, mặc dù có nhiều tên gọi đã được đặt ra nhưng nhân viên tư vấn tuyển sinh không được gọi như vậy là vì họ làm trong môi trường giáo dục. Các khâu trong thủ tục tuyển sinh như sau:

-  Thông qua các kênh thông tin và mạng xã hội để tìm kiếm và thu hút sinh viên. 

- Tăng lượng khách hàng bằng cách tham gia vào các nhóm có tiềm năng và lượng tương tác lớn trên mạng xã hội.

- Thường xuyên quảng cáo và sẵn sàng hỗ trợ khi những học viên có câu hỏi về nội dung khóa học, quy trình, thủ tục và dịch vụ. 

- Để đưa hình ảnh của cơ sở đến khách hàng cần chạy một số chiến dịch marketing nhỏ, qua đó có thể tiếp thị dịch vụ đến học viên và khuyến khích học viên tham gia thông qua hình thức trực tuyến.

- Trực điện thoại và giải đáp thắc mắc hay hỗ trợ học viên thực hiện thủ tục đăng ký và hoàn tất quá trình làm hồ sơ đăng kí vào học.

- Đối với hình thức tuyển sinh trực tiếp thì nhân viên tư vấn tuyển sinh cần phải trực tiếp nhận hồ sơ, quảng cáo và có trách nhiệm báo cáo lên cấp trên. 

2. Tư vấn

Sau khi liên hệ thành công với khách hàng, chuyên viên tư vấn sẽ có nhiệm vụ thông tin cho khách hàng biết được các khóa học, chương trình khuyến mãi khi đăng kí học tại trung tâm và cơ sở đào tạo. Trong quá trình này nếu khách hàng có thắc mắc thì nhân viên sẽ giải đáp về các khóa học này. Một số công việc trong quá trình tư vấn phải đảm nhận:

Nhân viên tư vấn trực tiếp

- Tiếp đón học viên tại phòng tuyển sinh.

- Lắng nghe nhu cầu chương trình học của học viên để giới thiệu  những khóa học phù hợp. Đồng thời, đưa ra những thông tin của khóa học như: chương trình học, học phí, chương trình giảm giá, thời khóa biểu,...

Nhân viên tư vấn online

- Trực điện thoại để nhận các cuộc gọi từ khách hàng

- Tìm hiểu nhu cầu mong muốn theo học của học viên để giới thiệu những khóa học hợp lý.

- Giải đáp các thắc mắc qua các nền tảng khác như thư điện tử, mạng xã hội hoặc qua điện thoại. Xin thông tin chi tiết của khách hàng. 

3. Thực hiện theo dõi, quản lý học viên

Một nhiệm vụ nữa của nhân viên tư vấn tuyển sinh là theo dõi và tổng hợp kết quả quá trình học tập của học sinh theo thời gian định kì. Qua đó, trung tâm có thể đánh giá chất lượng đào tạo của mình có điểm mạnh và yếu gì cần khắc phục. Đồng thời, có thể giúp trung tâm theo sát quá trình học tập của học viên để gửi đề xuất cho người giám sát để lập kế hoạch cải thiện kết quả đạt được. Một số công việc quản lý học viên cần phải làm như:

- Thu học phí và hồ sơ của học viên.

- Lưu giữ và quản lý hồ sơ học viên đối với từng lớp và từng khóa đào tạo riêng.  

- Nhập dữ liệu học viên lên hệ thống của trung tâm và danh sách lớp.

- Thêm học viên vào các nhóm lớp để tiện theo dõi và quản lý.

- Tham gia dự giờ và đánh giá chất lượng của học viên. 

- Giải đáp, trả lời thắc mắc của học viên về chương trình giáo dục và đào tạo của họ trong suốt khóa học.

4. Chăm sóc khách hàng

Bên cạnh những hoạt động chính như tuyển sinh, tư vấn và quản lý khách hàng thì nhân viên tư vấn tuyển sinh còn có trách nhiệm phải chăm sóc những khách hàng của mình như sau:

- Chủ động xin cách thức liên lạc để hỏi thăm thông tin về khả năng thích ứng và tiếp nhận chương trình đào tạo trong quá trình học tập của học sinh. 

- Nhắc nhở học sinh về thời khóa biểu và lịch thi định kì của trung tâm.

- Nếu có những thông tin bổ sung về khóa học hay những khóa học nâng cao thì nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng phải thông báo cho học viên biết.

- Xây dựng mạng lưới vững mạnh kết nối các học viên với nhau đồng thời tạo ra mạng lưới khách hàng tiềm năng.

- Ngoài ra, tư vấn tuyển sinh còn phải tư vấn cho cả phụ huynh học sinh chứ không chỉ đơn giản là đối với mỗi học viên theo học. 

Một số công việc khác của nhân viên tuyển sinh

- Nhận email liên quan đến hồ sơ học sinh và có phản hồi thích đáng

- Liên hệ với giáo viên, giảng viên và phụ huynh khi xảy ra sự cố phát sinh

- Lên kế hoạch tổ chức và sắp xếp lớp học.

- Kiểm tra và hỗ trợ các kỳ thi diễn ra tại trung tâm.

- Tham gia vào khâu tổ chức sự kiện, các buổi đào tạo ngoại khóa.

- Theo dõi và quản lý văn phòng phẩm được giao trách nhiệm.

- Tham dự các cuộc họp cấp cao rồi phổ biến lại cho nội bộ trung tâm.

- Báo cáo công việc định kì cho cấp trên.

Yêu cầu tuyển dụng với nhân viên tư vấn tuyển sinh

Yêu cầu về bằng cấp

Ngày nay, nhu cầu đối với nghề tư vấn tuyển sinh khá cao và các yêu cầu tuyển dụng cũng không quá khắt khe. Do đó, việc những bạn trẻ muốn ứng tuyển vào vị trí này là cơ hội rất lớn. Để làm việc ở vị trí này, trước tiên ứng viên cần đáp ứng một số tiêu chí về bằng cấp như sau:

- Có bằng cao đẳng trở lên và đã có kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ khách hàng là một điểm cộng. Đồng thời, nếu đã làm việc trong các lĩnh vực liên quan đến giáo dục thì rất dễ dàng trúng tuyển.

- Nếu bạn ứng tuyển tại các trung tâm ngoại ngữ thì cần có bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ tương ứng để phục vụ cho nhu cầu công việc.  

Yêu cầu về chuyên môn

Thông thường, chuyên viên tư vấn tuyển sinh sẽ là người đại diện cho các tổ chức giáo dục để tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng nên không được thiếu kiến thức chuyên môn. Một số kiến thức cần thiết để trở thành một nhân viên tư vấn giỏi như:

- Trang bị kiến thức về sản phẩm, dịch vụ của cơ sở đào tạo như các chương trình đào tạo, nội dung đào tạo, học phí... 

- Nắm chắc quy trình tư vấn tuyển sinh để giải đáp bất cứ lúc nào khi học viên thắc mắc.

- Hiểu biết về thủ tục và hồ sơ nhập học.

Yêu cầu về kỹ năng

Ngoài các kiến thức chuyên môn thì nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng cần đến những kĩ năng để phục vụ cho công việc thuận lợi. Một số kĩ năng bắt buộc phải có với nghề này là: 

Kỹ năng lắng nghe và giao tiếp

Đây là một kỹ năng đơn giản nhưng nhiều nhân viên tư vấn tuyển sinh lại không chú trọng. Phải biết lắng nghe nhu cầu nguyện vọng của khách hàng thì mới hiểu được tâm lý của họ để  đưa ra những thông tin và cách tư vấn phù hợp để khách hàng luôn hài lòng. 

Hãy tương tác với khách hàng và lắng nghe thay vì chỉ cung cấp mỗi thông tin bạn muốn truyền đạt, qua đó,  khách hàng sẽ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng bạn hơn. Bên cạnh đó, nhân viên tư vấn còn phải biết kết hợp với ngôn ngữ cơ thể như ánh mắt, thái độ giao tiếp để khách hàng biết được họ luôn được tôn trọng. 

Kỹ năng thích ứng trong mọi hoàn cảnh

Mỗi khách hàng sẽ có cá tính và nhu cầu khác nhau nên là một chuyên viên tư vấn tuyển sinh bạn luôn phải trong tâm thế sẵn sàng tiếp nhận và hỗ trợ những khách hàng khó chiều nhất. Trong tình huống xảy ra trường hợp phát sinh khó lường trước mà bạn vẫn giải quyết được thì đó mới là cách để thể hiện trình độ và kỹ năng của mình. 

Kỹ năng thấu hiểu tâm lý khách hàng

Một phần quan trọng trong chiến lược chinh phục khách hàng  là tìm hiểu nhu cầu và tâm lý khách hàng. Bởi vì khi tìm đến một dịch vụ nào đó khách hàng rất thích được thấu hiểu nhu cầu để họ không cần phải nói nhiều mất công sức. Nếu có kĩ năng nắm bắt tâm lý sẽ là một lợi thế của nhân viên tư vấn khách hàng. 

Kỹ năng quản lý thời gian

Bên cạnh những kĩ năng chuyên môn thì việc làm việc khoa học sẽ giúp bạn tích lũy thời gian để kết hợp làm nhiều việc cùng một lúc. Đây là kỹ năng cơ bản cần đối với  bất kỳ công việc nào trong xã hội hiện nay để giúp cho chúng ta sắp xếp hoàn thành mọi việc hợp lý.

Kỹ năng thuyết phục

Nếu muốn bán được sản phẩm bạn không nên chỉ tập trung vào khóa học mà cần quan tâm đến nhu cầu của khách hàng để giới thiệu cho họ khóa học hợp lý. Đồng thời, nhân viên tư vấn tuyển sinh cần phải hỗ trợ nhiệt tình và tận tâm giải đáp thắc mắc thì sẽ giúp khách hàng hài lòng hơn khi họ không có cảm giác bị ép học. 

Để khách hàng dễ dàng chấp nhận tư vấn thì nhân viên tư vấn còn cần phải nắm rõ khóa học để đưa ra lời khuyên về lợi ích của khóa học, lịch trình học phù hợp,... Nếu khách hàng đã tìm đến thì bạn chỉ cần bạn khéo léo thuyết phục để tạo dựng niềm tin thì chắc chắn khách hàng sẽ chốt đơn với bạ.

Mức lương trung bình của nhân viên tư vấn tuyển sinh

Đây là vị trí quan trọng nhưng mức lương dao động trung bình từ 6 – 8 triệu đồng tùy thuộc vào số năm đi làm và kinh nghiệm của mỗi người khác nhau cũng như những môi trường làm việc khác nhau thì mức lương có thể cao hơn đến 10 triệu đồng/tháng.

Công việc tư vấn tuyển sinh không có yêu cầu cao về bằng cấp nhưng vẫn cần đến những kĩ năng cơ bản và nâng cao để có thể giúp cho cơ sở giáo dục chốt đơn được với khách hàng tiềm năng.