Năng suất lao động là gì? Cách cải thiện năng suất lao động cho nhân viên
Năng suất là gì?
Năng suất của một cá nhân hay một doanh nghiệp là số lượng hàng hóa, dịch vụ mà người lao động làm ra trong một khoảng thời gian nhất định. Năng suất lao động thể hiện kết quả làm việc của một người với những người khác khi trong cùng một khoảng thời gian quy định có người đạt KPI, có người không đủ KPI và cũng có người vượt KPI. Ví dụ như trong một nhà máy thì năng suất lao động chính là những sản phẩm họ đóng gói làm ra, đối với những nhân viên gọi điện thoại thì năng suất thể hiện ở số lượng cuộc gọi của họ mỗi ngày.
Năng suất lao động có ý nghĩa gì trong công việc?
Năng suất lao động có vai trò cực kì quan trọng trong công việc khi năng suất lao động cao sẽ giúp công ty của bạn giảm chi phí, đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan, đồng thời có thêm thời gian để mở rộng phạm vi hoạt động cũng như các thị trường cạnh tranh khác. Nếu như hiệu suất lao động của nhân viên thấp bạn có thể tìm ra nguyên nhân để cải thiện kỳ vọng làm việc, hợp lý hóa quy trình kinh doanh và thúc đẩy tinh thần làm việc cao hơn, từ đó cải thiện năng suất lao động của doanh nghiệp.
Cách tính năng suất lao động của một người
Năng suất lao động thường mô tả khối lượng công việc mà nhân viên sẽ làm được trong một số giờ nhất định hoặc số lượng chi phí lao động. Cách tính dễ dàng nhất chính là chia tổng đầu ra của bạn cho tổng đầu vào. Trong đó, đầu vào bao gồm giờ lao động và các nguồn lực khác sử dụng trong quá trình làm việc, dựa vào đó 2 cách tính toán năng suất phổ biến nhất trong tổ chức như sau:
- Nếu công ty chuyên sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì năng suất lao động tổng thể sẽ được tính cách chia số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được sản xuất cho số giờ làm việc.
- Nếu công ty của bạn là công ty chuyên bán hàng thì cách tính năng suất có thể thực hiện là chia doanh thu ròng theo giờ làm việc, từ đó sẽ biết được mỗi giờ làm tạo ra bao nhiêu doanh thu.
Bí quyết tăng năng suất làm việc
Năng suất làm việc là một yếu tố cực kì quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, vì thế nhà quản lý cần phải tìm được những cách để thúc đẩy năng suất lao động từ phía nhân viêcn để mang lại năng suất cho doanh nghiệp. Một số bí quyết người quản lý có thể dùng để đẩy mạnh năng suất làm việc cho mỗi nhân viên của mình:
1. Cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên
Nếu muốn cải thiện được năng suất làm việc thì điều đầu tiên là bạn phải cung cấp được một môi trường và điều kiện làm việc tốt cho nhân viên của mình. Ví dụ như tại văn phòng điều quan trọng là đảm bảo rằng các khu vực đều giữ được sự yên tĩnh, có đầy đủ các phòng họp, sinh hoạt phục vụ công việc cho nhân viên.
Nếu như các nhân viên làm việc từ xa thì người quản lý cũng phải tạo điều kiện đảm bảo nhân viên sẽ có đầy đủ các công cụ và thiết bị văn phòng cần thiết để phục vụ cho việc làm tại nhà. Đồng thời một số công ty còn cung cấp những khoản phụ cấp cho các nhân viên làm việc với cường độ công việc dày đặc và gặp nhiều khó khăn hơn những người khác.
Nói không với những cuộc họp vô nghĩa
Việc họp hành là rất cần thiết để thống nhất được các phương án làm việc và triển khai kế hoạch nhưng đối với những cuộc họp không cần thiết sẽ là một trong những trở ngại lớn nhất đối với năng suất làm việc của nhân viên vì có những cuộc họp tốn thời gian cả nửa ngày mà không mang lại kết quả gì.
Để có thể khắc phục tình trạng này bạn cần phải có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng với từng cuộc họp. Đồng thời, bạn có thể gửi trước tài liệu cho nhân viên của mình để họ nghiên cứu trước nhằm tiết kiệm được thời gian trong suất quá trình diễn ra cuộc họp. Đồng thời, nên giới hạn số người được phép tham gia trong cuộc họp và sau đó về phổ biến lại với cấp dưới.
3. Giảm phiền nhiễu
Thông thường trong giờ làm việc các ứng dụng Internet sẽ vô tình trở thành nguyên nhân khiến cho hiệu suất công việc bị ảnh hưởng một cách nghiêm trọng. Nhưng không thể vì thế mà bắt nhân viên của mình không sử dụng điện thoại và Internet trong giờ làm việc mà hãy khuyến khích họ sử dụng vào giờ nghỉ giải lao để có thể tập trung 100% vào công việc, như vậy sẽ cải thiện được năng suất công việc. Bên cạnh đó hãy dành cho nhân viên xuất sắc những phần thưởng xứng đáng với sự nỗ lực của họ, xây dựng văn hóa làm việc sao cho phù hợp và kích thích thái độ làm việc của mọi người với công việc chứ không nên gây áp lực cho họ.
4. Tạo phần thưởng và những lời khen
Một trong những cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên tốt nhất là khích lệ và tạo động lực cho họ. Khi bạn dành sự công nhận cho nhân viên thì họ sẽ tăng hiệu suất làm việc hơn nhiều lần. Sự công nhận không chỉ làm ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên này, mà còn là một tấm gương sáng cho các nhân viên khác có động lực cạnh tranh trong công việc.
Có thể nói công nhận rất quan trọng nhưng khen thưởng cũng cần thiết không kém. Một phần thưởng dành cho những cá nhân hoàn thành tốt công việc là điều kiện cần, thế nhưng bạn không nên áp dụng nó quá thường xuyên. Đến một thời điểm thích hợp thì bạn hãy biến lời nói thành hành động. Nhờ vậy mà nhân viên sẽ hiểu rằng đó không phải là lời nói suông mà kết quả mà họ xứng đáng nhận được là lời tán dương và phần thưởng.
5. Luôn công bằng
Công bằng là điều mà ai cũng mong muốn không chỉ trong đời sống cá nhân, gia đình mà còn trong cả công việc. Chắc chắn rằng khi bạn thiếu công bằng, minh bạch trong công việc sẽ gây ra tác động tiêu cực. Từ đó làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và ảnh hưởng xấu đến tinh thần của cá nhân bị nhìn nhận không đúng với công sức thực tế mà họ đóng góp.
Không những thế, sự bất công không chỉ làm ảnh hưởng đến cá nhân mà còn làm chia rẽ nội bộ của phòng, ban, công ty. Chính vì vậy, mọi hoạt động, đường đi nước bước của mọi người đều cần được theo dõi một cách nghiêm ngặt. Đồng thời, điều hướng nhân viên cần được hợp lý để công việc của bạn và từng nhân viên dễ dàng hơn. Đừng vì một cá nhân mà ảnh hưởng đến tập thể, khiến công việc bị trì trệ. Đây chính là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên mà bạn không nên bỏ qua.
6. Sử dụng công nghệ tiên tiến
Hiện nay, nhiều công ty vẫn để nhân viên phải làm công việc nặng bằng phương pháp thủ công dù có thể thay thế được bằng máy móc, công nghệ tiên tiến thì sẽ tự khiến cho năng suất công việc giảm đi. Hãy thử xem xét việc sử dụng máy móc thay cho sức người để giải phóng sức lao động, cải thiện hiệu suất công việc gấp nhiều lần. Đối với công việc mà nhân viên đang làm nếu như cảm thấy quá đơn điệu lặp đi lặp lại thường xuyên thì hãy tìm cách để thay đổi hoặc đề xuất những phương án giải quyết mang đến sự tự động hoá tối ưu nhất giúp cho mọi việc được trở nên trơn tru, hoàn thiện hơn để họ cảm thấy hứng khởi, vui vẻ khi làm việc mới tăng được năng suất lao động.
7. Hãy luôn là chính mình
Đừng cố gắng trở thành người khác vì nhân viên sẽ cảm nhận được điều này dễ dàng nhất, nếu như nhân viên không cảm thấy sự chân thật ở bạn thì chắc chắn họ sẽ không còn niềm tin và cũng không sẵn sàng cống hiến cho người như vậy. Vì thế, khi trở thành một người quản lý muốn mọi người tin tưởng làm theo những gì bạn chỉ đạo thì bạn cần hành xử theo cách phù hợp với niềm tin và giá trị của bạn. Từ cách tạo niềm tin nhỏ như vậy sẽ trở thành động lực để nhân viên nghe theo sự chỉ đạo của bạn một cách tự nguyện và hào hứng.
8. Giao đúng người đúng việc
Muốn nâng cao năng suất lao động thứ bạn cần phải tìmtìm được thế mạnh của từng người để giao việc sao cho phù hợp nhất với khả năng của họ. Cụ thể như sau:
- Giao việc đúng với năng lực: Đây là cách để phát huy tối đa năng lực khi có thể lường trước được những việc mà nhân viên có thể làm thì mới mang lại năng suất hiệu quả nhất.
- Cho nhân viên thử sức với nhiều công việc khác nhau: Đây là cách để giúp nhà quản lý dễ dàng phát hiện ra thế mạnh và năng lực của nhân viên ở lĩnh vực nào để phân bố vị trí cho hợp lý thì họ mới có động lực để phấn đấu trong công việc.
- Giao việc theo lũy tiến: Những ngày đầu khi mới làm hãy gieo một khối lượng công việc vừa đủ để nhân viên kịp làm quen với nhịp độ nhưng càng về sau càng phải giao việc tăng dần lên chạm đến một mức giới hạn để biết được khả năng của nhân viên đến đâu.
9. Tổ chức các khóa đào tạo nhân viên
Trong quá trình làm việc cần phải tổ chức các khóa đào tạo phát triển năng lực để bổ sung thêm kiến thức và giúp họ phát triển nhiều hơn với tinh thần đồng đội nhóm nâng cao. Cần phải có những khóa học đào tạo định kỳ để nâng cao năng lực nhân viên giúp họ được nói ra những gì còn vướng mắc trong công việc và cùng nhau giải quyết hợp lý. Ngoài ra, cũng nên cho nhân viên liên kết với những công ty khác và gửi họ sang để học hỏi các kiến thức mới.
10. Quan tâm đến lương và các chế độ đãi ngộ khác
Tuy lương lậu không phải là điều duy nhất có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nhưng vấn đề này có vai trò cực kì quan trọng để sốc lại tinh thần của nhân viên. Không thể phủ nhận những công ty trả lương cao hơn thì nhân viên cũng sẽ làm việc năng suất hơn để chạm được mốc lương mình được trả và không cảm thấy lãng phí thời gian bỏ ra cho công việc.
Ngoài chế độ lương thì cũng cần quan tâm đến những chế độ đãi ngộ khác như đóng bảo hiểm, tổ chức các hoạt động sinh hoạt ngoại khóa, thưởng quý, thường cho nhân viên có kết quả xuất sắc và có sự phấn đấu cũng như động viên nhân viên có hoàn cảnh khó khăn.... Chỉ khi đời sống được chăm lo một cách chu đáo, cẩn thận thì nhân viên mới có động lực để phấn đấu làm việc mà không cần phải lo lắng đến những chế độ khác.
11. Không nên cấm truy cập vào internet
Việc sử dụng mạng xã hội là cách để nhân viên xả stress sau những giờ làm việc mệt mỏi hoặc sử dụng nó làm phương tiện giao tiếp chuyên nghiệp với các đối tượng mục tiêu. Cho nên doanh nghiệp không nên ngắt kết nối internet mà nên khuyến khích động viên họ chỉ sử dụng điện thoại khi thật sự cần còn lại chỉ nên sử dụng ngoài giờ làm việc. Nhân viên không phải là học sinh đi học để bạn quản lý chặt chẽ ép buộc họ được làm việc này không được làm việc kia.
Để tăng năng suất lao động của nhân viên thì có rất nhiều cách nhưng vẫn rất cần đến sự quan tâm của người quản lý trực tiếp vì họ là người tiếp xúc trực tiếp hàng ngày với nhau. Nếu muốn năng suất tăng thì người lao động cần được đối xử một cách công bằng và sòng phẳng.