Kiểm toán hoạt động là gì? Những phương pháp của kiểm toán hoạt động

Kiểm toán hoạt động là gì?

Kiểm toán hoạt động là một loại hình kiểm toán mới được phát triển trên thế giới trong thời gian gần đây. Theo như những nghiên cứu thì loại hình này bắt nguồn từ mô hình quản lý công trong những năm 70 của thế kỷ XX. Khi mới xuất hiện thì hoạt động này chủ yếu được áp dụng trong hoạt động công, sau đó đã được giới tư nhân tìm hiểu và áp dụng vào môi trường kinh doanh của mình. Tại Việt Nam, thuật ngữ này xuất hiện từ những năm 90 của thế kỷ XX thông qua sách vở và các tài liệu nước ngoài. 

Hiện nay, có rất nhiều thuật ngữ để chỉ loại hình kiểm toán hoạt động này. Một vài từ thường được nhắc đến như thuật ngữ Performance Audit, Management Audit hay Value for Money Audit,... Chính sự đa dạng về các thuật ngữ này mà kiểm toán hoạt động khiến cho người quản lý cũng như việc áp dụng gặp nhiều khó khăn. 

Hiện nay, vẫn chưa có khái niệm nào chung cho loại hình kiểm toán hoạt động này. Tuy nhiên, đối với từng cơ quan, tổ chức khác nhau thì sẽ có định nghĩa riêng cho loại hình kiểm toán hoạt động này.

Để có thể hiểu rõ kiểm toán hoạt động là gì thì bạn có thể hiểu đây chính là một cuộc kiểm tra mang tính toàn diện và khách quan nhất dựa trên việc thực hiện đánh giá về các yếu tố như nguồn lực, nhân lực, vật lực, những yếu tố liên quan đến tính hiệu quả và sự hiện hữu của những tiềm năng trong các hoạt động triển khai thực hiện. Có thể coi đây chính là sự giải thích cho khái niệm kiểm toán hoạt động trong môi trường quản lý nhà nước.

Đối với khu vực tư nhân, kiểm toán hoạt động có thể hiểu là sự đánh giá toàn diện về các khía cạnh của một doanh nghiệp. Trong đó gồm có tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu của các hoạt động đã được triển khai dưới sự giám sát, kiểm soát của người chịu trách nhiệm quản lý những hoạt động đó.

Bên cạnh đó, kiểm toán hoạt động trong khu vực tư nhân còn là việc thực hiện báo cáo mà người quản lý tổng hợp được cùng với những đề nghị, đề xuất những biện pháp cải tiến những hạn chế cần phải khắc phục.

Nói chung, dù hiểu theo bất kỳ cách nào thì kiểm toán hoạt động đều sẽ được đánh giá trên 3 khía cạnh bao gồm tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu, trong tiếng Anh có tên gọi là Economy, Efficiency và Effectiveness, do đó kiểm toán hoạt động còn được gọi là hoạt động kiểm toán 3E. 

Các tiêu chí đánh giá các hoạt động kiểm toán 

Với việc thực hiện kiểm toán hoạt động thì hiện nay các tiêu chính đánh giá các hoạt động được thực hiện kiểm toán bao gồm 3 tiêu chí cụ thể dựa trên bản chất của Economy, Efficiency, Effectiveness. 

Tiêu chí về Tính kinh tế - Economy

Tiêu chí này chính là việc thực hiện tối thiểu hóa các chi phí cần sử dụng cho các nguồn lực nhưng vẫn phải đảm bảo được chất lượng đầu ra. Chính vì thế, nội dung của tính kinh tế thường nhấn mạnh đến các yếu tố đầu vào trong đó có các nguồn lực cần thiết sẽ được sử dụng hoặc cần đến. 

Khi các kế toán viên thực hiện việc kiểm toán tính kinh tế thì cần phải xem xét, kiểm tra kỹ các nguồn lực cần thiết này có đúng số lượng, đúng thời gian địa điểm, giá cả hay không…. Cụ thể hơn, đây chính là việc các kế toán viên sẽ xác định xem với những nguồn lực này thì liệu có thể giảm bớt được chi phí cần bỏ ra nhưng vẫn giữ nguyên được giá trị nguồn lực ban đầu hay không… Nếu thật sự không có cách nào khác thì có nghĩa là đơn vị được kiểm toán đã thực hiện việc tiết kiệm cho các khoản chi tiêu của mình. 

Tuy nhiên, trên thực tế thì việc xác định tính kinh tế không hề dễ dàng. Tùy từng hoạt động cụ thể, cần phải có những tiêu chuẩn dùng để thực hiện việc đánh giá cả tiêu chí kinh tế riêng, chính vì thế, các kiểm toán viên luôn được yêu cầu phải thận trọng trong việc thực hiện các tiêu chí đánh giá. 

Tiêu chí về Tính hiệu quả - Efficiency 

Tiêu chí này được hiểu là việc sử dụng tối thiểu các nguồn lực mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu mà đơn vị đề ra. Điều đó có nghĩa là kết quả được tạo ra nhiều hơn so với mục tiêu, mục đích hoặc kế hoạch ban đầu nhưng vẫn sử dụng đúng nguồn lực đã được xác định từ trước, hoặc kết quả tạo ra được như đúng mục tiêu, mục đích hoặc kế hoạch ban đầu nhưng nguồn lực sử dụng lại thấp hơn so với dự tính trước đó. Nói cách khác, mục đích của tính hiệu quả chính là hướng đến việc cải tiến hoạt động để có giảm bớt giá thành hoặc giảm bớt nguồn lực sử dụng khi tạo ra một đơn vị kết quả. 

Tiêu chí về Tính hữu hiệu - Effectiveness

Tiêu chí này hướng đến cái cuối cùng, đây là sự đánh giá mức độ thực hiện các mục tiêu, mục đích đã được lên kế hoạch từ trước cho một hoạt động hay một chương trình nào đó của tổ chức, doanh nghiệp (đạt được kết quả thỏa đáng khi sử dụng các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp). Nói dễ hiểu hơn thì tiêu chí hiện hữu đó chính là việc đánh giá, xem xét, đánh giá những kết quả nhận được cuối cùng với kết quả được đề ra ban đầu trước khi kế hoạch hoặc chương trình nào đó thực hiện.

Trong quá trình thực hiện đánh giá tiêu chí hữu hiệu này thì các kiểm toán viên có thể gặp phải một khó khăn như sau: 

• Việc xác định mục tiêu chưa rõ ràng và dễ dàng bị thay đổi có thể khiến cho mâu thuẫn xảy xa. 
• Xác định mức độ hoàn thành và đơn vị dùng để đo lường mức độ hoàn thành thường không được rõ ràng. 
• Nhiều kỹ thuật hoặc chiến lược dù thực hiện theo cách thức khác nhau nhưng đôi khi lại cho ra những kết quả khác nhau.

Nói chung, 3 tiêu chí và 3 yếu tố trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Có thể nói tính hiệu quả là yếu tố trung gian giúp kết nối giữa tính kinh tế và tính hữu hiệu diễn ra một cách tốt nhất. 

Những phương pháp của kiểm toán hoạt động

Tùy thuộc vào cách tiếp cận mà có thể sử dụng các phương pháp kiểm toán hoạt động khác nhau. Hiện nay, những phương pháp thường được dùng trong kiểm toán hoạt động bao gồm hai phương pháp sau:

Phương pháp kiểm toán hoạt động chung

Phương pháp kiểm toán hoạt động chung sẽ bao gồm hai phương pháp chính như sau:

• Phương pháp định hướng kết quả: Khi sử dụng phương pháp này, các kiểm toán viên sẽ thực hiện dựa trên những kết quả thu được từ các hoạt động chính của đơn vị, sử dụng chúng làm căn cứ để xác định các cơ sở về mục tiêu nội dung và chương trình kiểm toán.. của kiểm toán hoạt động.
• Phương pháp định hướng vấn đề: Các kiểm toán viên sử dụng phương pháp này sẽ thực hiện dựa trên những nhận định của mình về các hoạt động, các bộ phận có vấn đề tại đơn vị, qua đó lấy cơ sở cho việc xác định mục tiêu, nội dung kiểm toán, chương trình kiểm toán, lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động.. Khi đó, nhưng hoạt động hay những bộ phận của các đơn vị được coi là có vấn đề thường là những hoạt động bất thường, những kết quả hoạt động đạt được kết quả thấp so với mục tiêu đề ra ban đầu. 

Phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ kiểm toán hoạt động

Phương pháp này bao gồm rất nhiều lĩnh vực cùng những cách thức cụ thể thuộc các chuyên môn nghiệp vụ và lĩnh vực khoa học khác nhau được vận dụng vào kiểm toán hoạt động. Phương pháp kiểm toán nghiệp vụ cần phải thực hiện nhiều hoạt động nghiệp vụ để thu thập được các bằng chứng cho việc kiểm toán, nhằm đưa ra những nhận xét, kết luận cho việc kiểm toán. Trong đó bao gồm những phương pháp cụ thể sau:

Phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ thu thập dữ liệu 

Đây là phương pháp được sử dụng trong việc thu thập các dữ liệu kiểm toán nói chung và việc kiểm toán hoạt động nói riêng, trong đó có những phương pháp thực hiện riêng:

• Phương pháp kiểm tra tài liệu lưu trữ dữ liệu
• Phương pháp giúp nghiên cứu tình huống
• Phương pháp điều tra
• Phương pháp hội thảo và các buổi chất vấn 
• Phương pháp tham khảo ý kiến từ các chuyên gia và các nhà tư vấn
• Phương pháp thử nghiệm hiện trường

Phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ để phân tích dữ liệu 

Phương pháp này được sử dụng trong việc thực hiện phân tích dữ liệu trong hoạt động kiểm toán. Hoạt động này có vai trò quan trọng để có thể đưa ra những nhận xét và đánh giá về tình hình thực tế như tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hữu hiệu của các hoạt động đã được thực hiện. Trong này bao gồm các phương pháp sau: 

• Phương pháp mô tả dữ liệu
• Phương pháp so sánh
• Phương pháp chỉ số
• Phương pháp hồi quy
• Phương pháp thực hiện giá trị của đồng tiền tính theo thời gian
• Phương pháp tính toán theo chi phí và lợi ích

Kiểm toán hoạt động ra đời muộn hơn so với kiểm toán báo cáo tài chính, thế nhưng hoạt động này lại có những lợi ích, ý nghĩa nhất định nên ngày càng được các quốc gia quan tâm. Hy vọng với những thông tin có trong bài các bạn sẽ phần nào hiểu được kiểm toán hoạt động là gì và các phương pháp cũng như những nội dung liên quan đến kiểm toán hoạt động.