Sổ cái là gì? Ý nghĩa của sổ cái đối với công việc kế toán

Khái niệm sổ cái là gì? 

Sổ cái hay còn gọi là sổ kế toán tổng hợp, dùng để tổng hợp những nghiệp vụ tài chính được phát sinh dựa trên các tài khoản kế toán. Đây có thể là tài sản, vốn chủ đầu tư, doanh thu, hay chi phí sản xuất. Với mỗi tài khoản sẽ được mở một hoặc nhiều trang trong sổ cái với mục đích ghi chép thông tin theo niên độ tháng/năm/quý.

Hay có thể hiểu một cách ngắn gọn, sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, được dùng để ghi chép tất cả các thông tin giao dịch của doanh nghiệp trên từng tài khoản. Những số liệu trong sổ cái sẽ được người phụ trách tổng hợp lại cho đến cuối mỗi kỳ sẽ khóa lại. Thông qua sổ cái, các doanh nghiệp sẽ phản ánh được tình hình kinh doanh, và tài sản đang có. 

Đồng thời, có thể dùng số liệu này trong việc kiểm tra sự chênh lệch cũng như nắm được các tình hình tổng quát nhất. Ngày nay, với sự phổ cập của máy tính và Internet, nên hầu hết các doanh nghiệp đều điện tử hóa sổ sách kế toán  bằng cách sử dụng các phần mềm chuyên dụng để lập sổ cái kế toán.

Đặc điểm của số cái kế toán là gì?

Khi bắt đầu làm việc với sổ cái, các kế toán viên cần phải nắm rõ được những đặc điểm cơ bản dưới đây của loại sổ này để có thể làm đúng yêu cầu:

• Có thể mở linh hoạt trong một hoặc nhiều trang liên tiếp và liền kề trong sổ cái với mục đích là để ghi chép đầy đủ một cách khoa học trong niên độ kế toán.
• Sổ cái thường được mở cho từng tài khoản khác nhau ở các doanh nghiệp.
• Mọi số liệu về đầu kỳ, và cuối kỳ hoặc các biến động đều sẽ được ghi chép một cách đầy đủ và chính xác trong sổ cái tài khoản.
• Thông tin trong sổ cái sẽ được hệ thống hóa dựa vào từng đối tượng hoặc theo tài khoản mở sổ.
• Sổ cái được xem như là một cuốn lịch sử thể hiện sự phát triển của doanh nghiệp.
• Sổ cái đặc biệt cho phép mở bất kỳ loại tài khoản nào.

Ý nghĩa của sổ cái trong công việc kế toán

Số cái đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kế toán của các doanh nghiệp: 

• Cơ sở để các kế toán viên dựa theo để có thể làm báo cáo tài chính tuân thủ theo quy định của pháp luật.
• So sánh tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp, từ đó các doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định được tình trạng kinh doanh đang thu về lợi nhuận hay thua lỗ và đưa ra những chiến lược kinh doanh cụ thể, và phù hợp hơn.
• Là cơ sở để các doanh nghiệp có những quyết định khác nhau nhờ vào: Tình hình doanh thu, sự rõ ràng về các con số và những khoản thu chi bất thường được phát hiện.
• Giúp cho việc tra cứu, và đối chiếu các thông tin được dễ dàng hơn

Sổ cái kế toán được phân loại như thế nào?

Hiện nay, có rất nhiều loại sổ cái kế toán khác nhau tùy thuộc vào từng mục đích sử dụng của mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là là những loại sổ cái phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

Sổ cái kế toán được phân chia theo nội dung

Dựa theo nội dung, sổ cái kế toán được phân chia như sau:

• Sổ chi tiết
• Sổ tổng hợp
• Sổ tổng hợp và chi tiết

Sổ cái kế toán được phân chia theo hình thức

Theo hình thức, sổ cái được phân chia thành 5 loại chính sau:

• Hình thức nhật ký chung
• Hình thức nhật ký – sổ cái
• Hình thức trên máy tính
• Hình thức nhật ký chứng từ
• Hình thức chứng từ ghi sổ

Trong đó có 2 loại mẫu sổ cái được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Hình thức nhật ký chung và hình thức nhật ký chứng từ.

Các loại tài khoản trong sổ cái

Như đã được đề cập trong bài viết, mọi loại tài khoản của doanh nghiệp đều có thể lập sổ cái. Tuy nhiên, để có thể trả lời một cách rõ ràng hơn cho người đọc về việc in sổ cái những tài khoản nào, dưới đây sẽ là tổng hợp các loại tài khoản kèm với ví dụ của một số loại sổ cái theo từng loại tài khoản cụ thể và thông dụng. Dựa vào thông tư 133, tài khoản kế toán có thể được chia thành 9 loại được phân chia như sau:

• Tài sản

• Nợ phải trả
• Vốn chủ sở hữu
• Doanh thu
• Chi phí sản xuất kinh doanh
• Thu nhập khác
• Chi phí khác
• Xác định chi phí kinh doanh

Hướng dẫn cách ghi sổ cái kế toán

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ cái kế toán dựa vào hình thức nhật ký chung và hình thức nhật ký chứng từ:

Cách ghi sổ cái theo nhật ký chứng từ

Hình thức nhật ký chứng từ sẽ bao gồm những loại sổ kế toán sau:

• Nhật ký chứng từ
• Sổ cái kế toán
• Bảng thống kê
• Sổ kế toán chi tiết

Ghi sổ cái theo nhật ký chứng từ bao gồm những quy định như sau:

• Hàng ngày: Kế toán viên sẽ phải lấy số liệu của các chứng từ kế toán để ghi vào nhật ký chứng từ. Những số liệu này sẽ phải là những số liệu đã được kiểm tra và thông qua về chi phí sản xuất, chi phí quản lý, các phí phát sinh,…
• Cuối tháng: Nhân viên kế toán có trách nhiệm khóa sổ, các số liệu được sử dụng để đối chiếu và kiểm tra so với các loại hồ sơ. Sau khi đã được thông qua, các số liệu này sẽ được ghi vào sổ cái. Sau đó, bảng tổng hợp chi tiết cũng sẽ được lập theo từng tài khoản.

Cách ghi sổ cái dựa theo nhật ký chung

Sổ cái ghi theo hình thức nhật ký chung sẽ có các quy định cụ thể, và thống nhất dựa theo mẫu, gồm có:

• Cột A: Ngày tháng ghi sổ.
• Cột B, C: Số hiệu và ngày nhân viên kế toán lập chứng từ.
• Cột D: Những nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi rõ ràng.
• Cột E: Chú thích rõ số trang trong sổ Nhật ký chung.
• Cột G: Số thứ tự dòng ứng với số ghi trong Nhật ký chung.
• Cột H: Số hiệu tài khoản đối ứng
• Cột 1, 2: Số tiền phát sinh của bên Nợ hoặc bên Có dựa theo từng nghiệp vụ kinh tế.

Đầu tháng, nhân viên kế toán có nhiệm vụ ghi lại số dư đầu kỳ tại dòng trên cùng của cột nợ hoặc có. Cuối tháng, thực hiện việc tính ra số dư dựa theo số tiền phát sinh tại bên nợ hoặc bên có. Đây cũng sẽ chính là cơ sở để nhân viên kế toán lập bảng cân đối tài chính và làm báo cáo.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết để giải thích về câu hỏi sổ cái là gì? được đặt ra ở đầu bài. Thông qua bài viết bổ ích này của chúng tôi, hy vọng bạn đọc sẽ có thể thấy được những đặc trưng cũng như ý nghĩa của sổ cái đối với mỗi doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ góp ý hay thắc mắc nào về chủ đề này, hãy để lại bình luận phía dưới cho chúng tôi biết nhé!

Để cập nhật thêm kiến thức mới nhất hàng ngày về lĩnh vực Bất động sản/Môi giới bđs - Kinh tế tài chính - Đầu tư – Thị trường IPO - Hỏi đáp phát luật - Công nghệ, hãy truy cập Chuyên trang Tin tức của website Meeyland.com.