Kiểm soát nội bộ là gì? Cần làm gì để có thể kiểm soát nội bộ của một tổ chức, doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ có thể giúp cho bộ máy doanh nghiệp có thể đo lường được hiệu quả công việc cũng như việc quản lý điều hành nội bộ trong doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu được những thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ hay những loại kiểm soát cần thiết trong một doanh nghiệp. Để nắm rõ hơn, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây nhé.

Kiểm soát nội bộ là gì? 

Khái niệm kiểm soát nội bộ

Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn xây dựng và phát triển cũng như đứng vững trên thương trường thì điều cốt yếu chính là phải đảm bảo được hệ thống nội bộ vững chắc, lấy đó làm nền tảng. Việc kiểm soát nội bộ (KSNB) có thể hiểu đơn giản là việc thiết lập lên một hệ thống dựa trên các thủ tục cũng như những quy định hay quy trình được doanh nghiệp đề ra liên quan đến quá trình quản lý doanh nghiệp, tài chính, nguồn nhân lực, hoạt động sản xuất 0 kinh doanh.

Thông qua việc kiểm soát nội bộ, các doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro, phần nào tối giản được những chi phí thất thoát mà không mang lại hiệu quả. Ngoài ra, việc kiểm soát nội bộ cũng giúp nâng cao sự tin cậy, khách quan và minh bạch trong những báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Hơn nữa, kiểm soát nội bộ cũng phần nào thể hiện được sự tuân thủ pháp luật cũng như những quy chế nội bộ của doanh nghiệp, công ty…

Điều này phần nào chứng tỏ rằng, kiểm soát nội bộ có vai trò cực kỳ quan trọng đối với quá trình hình thành cũng như phát triển của một doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp còn non trẻ. Bên cạnh đó, việc các doanh nghiệp kiểm soát được những rủi ro sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình. Đây chính là yếu tố cấp bách mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện được. 

Kiểm soát nội bộ chính là một trong những kỳ năng cần thiết dành cho những nhà quản lý, bởi họ chính là những người trực tiếp điều hành bộ máy hoạt động của công ty. Họ là những người cần hiểu rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp và dựa vào đó mới có thể kiểm soát được nội bộ: Xây dựng sơ đồ kiểm soát, xây dựng hệ thống, xác định những nguy cơ và qua đó đánh giá mức độ rủi ro của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Những yếu tố cốt lõi cần thiết trong quá trình xây dựng và thực hiện việc kiểm soát nội bộ

Mỗi doanh nghiệp đều có một quy định riêng với những phương pháp định hướng phát triển và quản lý nội bộ riêng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả thì cần phải đảm bảo được những yếu tố sau: 

• Môi trường làm việc: khách quan, chính trực, minh bạch, phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng cá nhân
• Quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp: quá trình này sẽ được phổ biến rộng rãi trong toàn bộ công ty một cách rõ ràng, minh bạch nhất bằng văn bản, khi đó toàn bộ nhân viên trong công ty phải tuân thủ đúng quy định này.
• Các hoạt động có thể gây ra rủi ro: Việc phân tích chi tiết từng nhân viên trong công ty; mọi giao dịch thực hiện đều phải dựa trên sự ủy quyền thích hợp; những giao dịch quan trong cần được ghi chép lại một cách đầy đủ và thể hiện lại bằng văn bản. 

Vai trò của kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

Dựa theo nội dung đã được đưa vào quy định tại Bộ Luật Doanh nghiệp Việt Nam, thì các Công ty TNHH và Cổ phần có trên 11 cổ đông thì phải thành lập Ban Kiểm soát. Điều này cho thấy vai trò và mức độ quan trọng của một hệ thống kiểm soát nội bộ đối với mọi doanh nghiệp. Vậy kiểm soát nội bộ là gì và vai trò của nó là như thế nào?

• Đầu tiên, kiểm soát nội bộ là việc tuân thủ các quy trình, các chính sách của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty; những chính sách và quy trình kế toán. Cụ thể như báo cáo tài chính và báo cáo quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.
• Điều thứ hai, bạn phải xác định được các rủi ro, đưa ra nguyên nhân của vấn đề và hướng giải quyết những khó khăn đó. 

Thông thường, những kiểm soát nội bộ sẽ báo cáo thông tin lên cán bộ cấp cao hơn về hiệu quả làm việc của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Đây chính là yếu tố mà các doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên. 

Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp vững mạnh sẽ giúp sức cho sự phát triển của công ty

Những nội dung ở trên là một phần câu trả lời cho câu hỏi kiểm soát nội bộ là gì? Tuy nhiên, câu trả lời này vẫn chưa chính xác và đầy đủ nhất. Nguyên nhân chính là bất cứ một doanh nghiệp nào nếu có được một hệ thống nội bộ vững mạnh, điều đó có nghĩa với việc tổ chức đó đang xây được một nền móng rất tốt, bạn có thể dựa vào đó để xây dựng, duy trì qua đó giúp tổ chức của bạn phát triển ngày càng hoàn thiện hơn. 

Tuy nhiên, chỉ với nội dung đó sẽ không đủ để thuyết phục, chính vì thế bạn có thể tham khảo thông tin dưới đây về hệ thống kiểm soát nội dung có thể mang đến cho doanh nghiệp của bạn. 

• Đảm bảo tính khách quá, chính xác của những thông tin và con số trong báo cáo tài chính.
• Giảm bớt rủi ro: Nhất định phải giảm bớt việc gian lận/trộm cắp (đến từ bên thứ 3 hoặc qua các nhân viên của công ty), gây ra sai sót, không tuân thủ quy định, quy trình kinh doanh của bộ máy doanh nghiệp, gây tổn hại lớn cho công ty…
• Nâng cao sự tin tưởng của các cổ đông, các nhà đầu tư bên ngoài đối với công ty.

Các loại kiểm soát nội bộ và những giải pháp tương ứng trong kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ trong việc việc bán và giao hàng

• Đưa ra cam kết hợp lý về lịch giao hàng: Trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức giao hàng khác thì nhân viên bán hàng cần được phê duyệt.
• Nhận đơn đặt hàng theo đúng điều khoản và điều kiện của hợp đồng: Mẫu đơn đặt hàng chuẩn, được đánh số trước và đã được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn hàng. 
• Áp dụng những chính sách liên quan đến việc bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý: Người phê duyệt hạn mức bán và nhân viên bán hàng không được là cùng một người. Nên tách biệt vai trò và chức năng của hai vị trí này.
• Giao cho khách hàng chính sách số lượng cũng như loại sản phẩm: Nên đánh số vào phiếu giao hàng, bên cạnh đó nên chuẩn bị một bản ghi về số lượng hàng đã được giao để người giao hàng có thể kiểm tra thông tin.
• Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt: Nên khuyến khích khách hàng thanh toán bằng cách chuyển khoản tiền, kiểm tra sự độc lập của các quỹ tiền mặt, ghi chép lại các nghiệp vụ có sự phát sinh về thu tiền, sử dụng máy đếm tiền để có thể kiểm tra chính xác nhất.

Kiểm soát nội bộ trong việc mua hàng

• Chỉ những người có thẩm quyền mới có thể lập phiếu đề nghị mua hàng: Chuẩn hóa và đánh số phiếu, có chữ ký của người có thẩm quyền, đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái.
• Ngăn chặn gian lận khi đặt hàng nhà cung cấp: Cần tách biệt giữa chức năng đặt hàng và đề nghị mua hàng, phòng thu mua cần độc lập với phòng khác, các đơn đặt hàng phải được đánh số
• Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng trái phép từ phía nhà cung cấp: Cần phải có báo giá từ ít nhất ba nhà cung cấp độc lập; cần hoán đổi vị trí của các nhân viên mua hàng định kỳ; đưa ra chính sách kỷ luật nếu xảy ra vi phạm.
• Nhận đúng hàng: Tách biệt hai chức năng nhận hàng và mua hàng; biên bản đơn hàng phải được đánh số trước trước và nên được lập khi nhận hàng từ nhà cung cấp; đo lường hàng hóa; kiểm tra chất lượng hàng hóa; gửi biên bản nhận hàng với đầy đủ chữ kỹ cho phòng kế toán.
• Ngăn chặn hóa đơn giả/đúp do nhà cung cấp: Nên đánh số hóa đơn theo thứ tự và số tham chiếu của từng đơn đặt hàng.
• Thanh toán tiền mua hàng chính xác: Trách nhiệm của phòng mua hàng là báo cho kế toán các vấn đề liên quan đến thanh toán, séc, ủy nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước, cần phân biệt giữa các hóa đơn đã thanh toán và chưa thanh toán.

Kiểm soát hàng tồn kho và những tài sản cố định

• Bảo vệ hàng tồn kho: Cần phải tách biệt chức năng của kế toán hàng tồn kho và thủ quỹ; hàng hóa/sản phẩm nhập và xuất kho cần có phiếu nhập/xuất kho kèm theo chữ ký của thủ kho, hàng tồn kho nên được dán nhãn để không thất lạc, sử dụng phiếu khi muốn lưu chuyển sản phẩm; kiểm tra kỹ càng khi có sai lệch.
• Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủ: Phòng kế toán cần lưu giữ đầy đủ bản đăng ký tài sản cố định để có thể đối chiếu; tiến hành kiểm kê tài sản cố định định kỳ; cập nhật bản đăng ký tài sản cố định.

Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng 

• Kiểm soát tiền mặt: Tạo sổ quỹ để ghi thu - chi bằng tiền mặt và quản lý tiền mặt; đưa ra hạn mức khi thanh toán bằng tiền mặt; thường xuyên kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ cái với số tiền mặt mà thủ quỹ lập; kế toán và thủ quỹ làm việc minh bạch và tách biệt hai vị trí này.
• Đối chiếu với ngân hàng: Việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách của kế toán được thực hiện bởi người có thẩm quyền (người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán). Nếu có chênh lệch thì phải đối chiếu ngay với những chứng từ thu chi có liên quan để đưa ra các biện pháp xử lý.
• Kiểm soát nhân viên khi thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng khi không nhận được sự cho phép: Bổ sung thêm chữ ký cho những lần chuyển tiền vượt quá một khoản quy định (Kế toán trưởng/Giám đốc Tài chính/Tổng Giám đốc).

Kiểm soát hệ thống thông tin của tổ chức, doanh nghiệp 

• Ủy quyền cho việc tiếp cận những tài liệu của công ty: Thực hiện việc đồng bộ tài khoản của nhân viên, mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản riêng để thực hiện thao tác; tùy thuộc vào vị trí mà nhân viên có thể truy cập vào từng mục khác nhau; toàn bộ lịch sử thực hiện đều được lưu trữ lại; có thể chặn các quyền không liên quan để không ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát nội bộ. 
• Bảo vệ tài liệu và cơ sở dữ liệu của công ty: Lập các bản sao dự phòng dự phòng cho các tệp tin và bản ghi; Lên kế hoạch cho việc lập bản sao dự phòng; Các dữ liệu quan trọng nên được lưu trữ ở máy chủ trung tâm, hệ thống lưu trữ mạng (sử dụng RAID); không nên lưu trữ ở từng máy tính riêng lẻ. 
• Bảo vệ hệ thống máy tính của doanh nghiệp: Cài đặt các phần mềm diệt virus, không chạy phần mềm không có bản quyền/tự chạy phần mềm khi chưa được sự phê duyệt từ bộ phận IT.

Tùy vào từng tổ chức, doanh nghiệp sẽ có cách kiểm soát nội bộ khác nhau sao cho phù hợp với quy định, văn hóa cũng như mục đích của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn hiểu thêm được “Kiểm soát nội bộ là gì?”.