Event Planner là ai? Những kĩ năng cần có của một Event Planner giỏi

Event Planner là gì?

Event Planner có thể hiểu là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tại vị trí này, Event Planner có nhiệm vụ xây dựng nên ý tưởng, tiến hành kế hoạch và theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án từ tiền sự kiện (pre-event) đến giai đoạn hậu sự kiện (post-event).

Trong một số trường hợp, Event Planner cũng được xem là người quản lý dự án (project manager). Ngày nay, công việc tổ chức sự kiện dường như có mặt trên khắp mọi nơi, từ việc tổ chức những buổi hòa nhạc, cuộc thi cho tới họp báo, những buổi tọa đàm, những cuộc triển lãm thương mại, workshop cho tới những cuộc họp, hội nghị dành cho những cán bộ cấp cao.

Chi tiết về nghề Event Planner dành riêng cho những ứng viên

Để có thể hiểu chi tiết hơn về Event Planner là ai cũng như công việc của một Event Planner, dưới đây là bản mô tả công việc của người tổ chức sự kiện bao gồm những thông tin chi tiết về ngành này. Đặc biệt, những mục dưới đây sẽ được sắp xếp theo tiến độ của một sự kiện gồm những giai đoạn từ tiền sự kiện (pre-event), sự kiện (event), hậu sự kiện (post-even).

Giai đoạn tiền sự kiện

Công việc đầu tiên của một Event Planner là lên dàn nội dung cho chương trình. Việc lên được nội dung chung cho chương trình là việc vô cùng quan trọng vì việc này đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải tìm kiếm những nội dung cũng như hình ảnh phù hợp nhất dành cho sự kiện. Thiết lập nên những ý tưởng sáng tạo, hấp dẫn để có thể truyền tải được đầy đủ thông điệp theo những yêu cầu của công ty một tốt hơn; xác định được thời gian, địa điểm hợp lý. Đây được xem như là những nét phác họa đầu tiên của một người tổ chức sự kiện khi thực hiện công việc thiết lập những kế hoạch.

Sau khi đã phác thảo được dàn ý tổng quát cho sự kiện, những nhân viên tổ chức sự kiện mới bắt đầu thực hiện những nhiệm vụ chi tiết bao gồm: 

• Tìm diễn giả cho chương trình: Bình thường đây phải là những người có kinh nghiệm đối với lĩnh vực mà sự kiện này hướng tới và có sức ảnh hưởng đủ lớn đối với công chúng.
• Tìm kiếm và tiền trạm địa điểm sẽ diễn ra sự kiện: Một địa điểm thích hợp sẽ cần phải có một không gian rộng lớn, thuận tiện cho người tham gia sự kiện di chuyển thoải mái, gửi xe và tùy theo quy mô của sự kiện mà cân nhắc có thêm dịch vụ teabreak giữa giờ nghỉ hay không.
• Tìm MC: Tìm kiếm MC là việc vô cùng quan trọng và cần thiết bởi một người MC có kinh nghiệm sẽ giúp hâm nóng và giảm sự căng thẳng của bầu không khí tại sự kiện và truyền tải đủ thông điệp của doanh nghiệp và tổ chức. Không cần phải tìm kiếm MC quá chuyên nghiệp, tổ chức có thể cân nhắc để có thể lựa chọn MC từ chính những nhân viên của mình.
• Tìm kiếm ê-kíp biểu diễn: Không phải sự kiện nào cũng yêu cầu người tổ chức sự kiện phải tìm kiếm ê-kíp biểu diễn, đặc biệt là khi sự kiện đó là hội nghị, cuộc họp mặt nghiêm túc diễn ra trong khoảng thời gian ngắn. Bên cạnh đó, những hoạt động sôi nổi nhắm vào giới trẻ như những buổi hòa nhạc, những ngày lễ kỷ niệm, hội hè sẽ cần cân nhắc thêm những gương mặt nổi tiếng trong giới giải trí. Thậm chí đối với công việc này, Event Planner có thể nhờ ban truyền thông trưng cầu ý kiến của công chúng trên mạng xã hội để có thể đáp ứng tốt những nhu cầu của họ.

• Lập bản dự trù chi phí: Sự kiện nào cũng đều cần một bản dự trù chi tiết về kinh phí. Điều này giúp cho người tổ chức hình dung rõ hơn nữa về mức chi phí mà mình phải bỏ ra cũng như có những phương án phòng bị cho một số chi phí bỗng dưng phát sinh trong tương lai.
• Lập bảng kế hoạch cho những ban chuyên môn khác: Ngay sau khi kế hoạch được dựng nên, Event Planner cần phải tổ chức một buổi gặp mặt toàn bộ nhân sự trong ban tổ chức để thông báo sự kiện sắp diễn ra cũng như để gửi tới từng ban bảng kế hoạch phân công chi tiết và một số mục tiêu cần phải đạt được.
• Kết hợp với đội thiết kế để dựng nên proposal: Thuật ngữ proposal là một thuật ngữ mới ra đời cùng với sự phát triển của Marketing. Hiểu đơn giản, proposal là dạng nội dung trình bày mọi ý tưởng xây dựng sự kiện cùng với những đề xuất về phương thức cho dự án đó. Proposal trình bày ý tưởng tới khách hàng, đối tác và được trình lên cơ quan chuyên môn để được xét duyệt chương trình. Proposal thường được trình bày bằng word, photoshop, AI, powerpoint nhờ đội thiết kế, bởi vậy nhiệm vụ của đội thiết kế là giúp người phụ trách hiểu về những yêu cầu thiết kế.
• Đệ trình proposal và giấy tờ khác lên Bộ, Sở và Ngành: Vài sự kiện cần có sự phê duyệt từ phía cơ quan chuyên môn mới có thể đi vào hoạt động. Điều này đã yêu cầu Event Planner cần đệ trình proposal, một bản trần thuật chi tiết về nội dung cùng một số yêu cầu cụ thể lên lãnh đạo để thể hiện nguyện vọng của mình. Ví dụ như bạn muốn tổ chức tuần lễ phim thì người duyệt cho sự kiện này là Sở văn hóa, Thể thao và Du lịch tại địa phương (nếu mang tầm cỡ quốc tế thì cần phỉ có sự xét duyệt của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch). Đây là công việc vô cùng quan trọng, cần phải được thực hiện sớm bởi nếu như không được phép thì việc chuẩn bị trong tương lai của bạn coi như về con số 0.
• Giữ liên lạc với công ty, ban tổ chức và khách hàng: Để có thể đảm bảo chương trình có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, Event Planner cần phải có sự phối hợp và kiểm tra kỹ từ những ban chuyên môn khác. Việc giám sát này có thể được thực hiện thông qua những buổi họp hàng tuần, báo cáo hết tháng hoặc qua email.

Ngoài ra nếu như trong quá trình tổ chức tiền sự kiện, Event Planner cần phải thực hiện một số công việc khác như:

• Điều phối việc thiết lập, sắp đặt những trang thiết bị và kiểm tra địa điểm tổ chức trong vòng một tuần trở lại trước ngày chính thức diễn ra sự kiện.
• Thiết kế quà tặng kỷ niệm dành riêng cho chương trình.
• Sắp xếp nơi nghỉ ngơi dành cho diễn giả và khách mời.
• Ký kết hợp đồng với nhiều nhà cung cấp (nếu có).

Mời MC và ê-kíp biểu diễn nghệ thuật tới khi khớp chương trình vào hai ngày trước khi diễn ra sự kiện. Sau đó phải họp ban tổ chức một lần cuối để điều phối công việc trong ngày diễn ra sự kiện.

Giai đoạn sự kiện được tiến hành

Để một sự kiện diễn ra thành công, trọng trách của Event Planner có thể được xem như là đã thành công một nửa, 50% còn lại phụ thuộc vào sự biểu hiện của họ trong ngày quan trọng là ngày diễn ra sự kiện.

Trong khoảng thời gian này, những Event Planner cần phải phân chia nhau để có thể phụ trách tình hình những địa điểm khác biệt nhằm đảm bảo toàn bộ đội ngũ nhân viên thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Nếu như có vấn đề xảy ra giữa chừng, Event Planner phải là người đứng ra sắp xếp ổn thỏa những công việc này.

Giai đoạn hậu sự kiện

Sau khi sự kiện chấm dứt, Event Planner phải là người ở lại sự kiện sau cùng tại địa điểm tổ chức để có thể đảm bảo được số lượng và chất lượng của cơ sở vật chất để bàn giao lại cho nhà cung cấp. Bên cạnh đó, những người thiết lập kế hoạch sự kiện này cũng cần phải đốc thúc những ban chuyên môn khác hoàn thành nốt nhiệm vụ của mình và viết báo cáo gửi cho họ.

Được biết, Event Planner tổng kết sự kiện bằng việc viết báo cáo và đệ trình lên những cấp trên trong buổi họp, bản báo cáo cần phải trình bày chi tiết tiến độ của công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, so sánh chi phí thực tế so với những dự trù đầu tiên, sau đó đo lường sự thành công cửa sự kiện dựa trên những tiêu chí định lượng và định tính.

Kĩ năng cần có của một Event Planner

Nhằm đảm bảo được chất lượng công việc luôn đạt mức tối ưu, Event Planner cần phải bổ túc thêm nhiều kỹ năng chuyên môn như nắm vững kiến thức về phát triển ý tưởng, nghiệp vụ trong việc trang trí địa điểm tổ chức sự kiện.

Bên cạnh đó Event Planner phải biết cách bày trí sự kiện, thuộc những nguyên tắc tiếp đón và phục vụ khách mời; thành thạo tin học văn phòng: Word, Powerpoint, và Excel; biết sử dụng thành thạo ứng dụng chỉnh sửa ảnh/video. Ngoài ra những công ty sẽ ưu tiên những ứng viên có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tương đương ít nhất một năm.

Những Event Planner cũng phải là người có khả năng thẩm mỹ và óc tư duy sáng tạo từ đó phát hiện được những ý tưởng mới để áp dụng những trend hot vào công việc của mình.

Tổng kết

Hy vọng những thông tin đầy đủ, chi tiết trên đây sẽ giúp mọi người có thể hiểu rõ hơn về Event Planner là ai cũng như những kĩ năng cần có của một Event Planner. Nếu theo đuổi ngành nghề này đừng quên trau đồi thêm những kỹ năng cần thiết để phát triển công việc.