Công nợ là gì? Tập hợp những khái niệm liên quan đến công nợ

Khái niệm công nợ là gì?

Công nợ là một khái niệm dùng trong chuyên ngành tương đối phức tạp. Thế nhưng, bạn cũng có thể hiểu một cách dễ hiểu hơn về công nợ là khi một doanh nghiệp mua sản phẩm, hàng hoá hay một dịch vụ nào đó. Hoặc doanh nghiệp thực hiện thanh toán cho những cá nhân, tổ chức nhưng chưa trả tiền ngay lập tức và số tiền này được tính là tiền còn nợ đến kỳ kinh doanh sau thì được gọi chung là công nợ.

Một số người hay thắc mắc công nợ trong tiếng anh là gì? Hiện nay, trong tiếng anh có khá nhiều thuật ngữ nói về công nợ, điển hình như một số thuật ngữ sau: Debt, Wage, Mortgage, Investments cùng một số thuật ngữ khác.

Trong số các thuật ngữ đó thì Debt là được sử dụng nhiều nhất do từ này khá dễ nhớ. Vì thế đôi khi những người không nằm trong chuyên ngày kế toán nhưng vẫn hay sử dụng thuật ngữ này. Công nợ được chia làm 2 dạng như sau:

• Công nợ phải thu, trong tiếng anh là Receivable.
• Công nợ phải trả, trong tiếng anh là To pay debt

Tập hợp các khái niệm liên quan đến công nợ

Ngoài khái niệm công nợ là gì như được chia sẻ ở trên thì còn có một số khái niệm có liên quan đến công nợ với doanh nghiệp như sau:

• Công nợ đối với nhà nước: Với cách tiếp cận theo chính phủ, công nợ được hiểu là khoản Chính phủ có trách nhiệm phải chi trả. Đa phần khái niệm này thường dùng với nghĩa là nợ Chính phủ hoặc nợ nhà nước mà chúng ta hay nghe nhắc đến trên tivi. Thế nhưng, công nợ ở trường hợp này sẽ khác với các khoản nợ mà quốc gia đi vay từ các quốc gia khác.
• Công nợ phải thu từ khách hàng: Loại công nợ này có thể được hiểu là khi một doanh nghiệp xuất thành phẩm tới tay khách hàng kèm theo hoá đơn chứng từ kê khai thuế. Nhưng vì một lý do nào đó mà khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán 1 phần. Trường hợp này, muốn thu được nợ hiệu quả, doanh nghiệp phải có chính sách công nợ khách hàng rõ ràng.
• Công nợ phải trả người bán: Là những khoản nợ sau khi doanh nghiệp, tổ chức đã nhận các công cụ, vật tư, hàng hoá, dịch vụ từ người bán trong quá trình kinh doanh thế nhưng người mua vẫn chưa nhận được thanh toán.
• Các khoản phải thu phải trả khác: Một số khoản phải trả khác như ký quỹ, tạm ứng, ký cược, một số tài sản bị thiếu hụt chưa xác định rõ nguyên nhân. Hoặc các vật tư bị hỏng hóc, mất mát…Khi có vấn đề này xảy ra, yêu cầu doanh nghiệp cần phải có chính sách tối ưu. Từ đó có thể giải quyết bài toán kiểm soát công nợ và tránh được những khoản phát sinh không cần thiết.

Có những loại công nợ nào

Công nợ là gì? Như những chia sẻ ở trên thì chúng ta có hai loại công nợ đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả. Cụ thể như sau:

• Công nợ phải thu gồm các khoản như tiền bán hàng hóa, sản phẩm, nguồn doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu lại toàn bộ số tiền và những khoản đầu tư tài chính. Để tránh ảnh hưởng do công nợ kéo dài thì kế toán sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và đối soát để thu đúng thời hạn.
• Công nợ phải trả gồm các khoản cần phải trả cho nhà cung cấp các công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị cùng một số loại nguyên vật liệu và hàng hóa dịch vụ khác chưa được doanh nghiệp thanh toán. 

Ví dụ như công nợ vé máy bay cho chuyến công tác của bộ phận nào đó trong doanh nghiệp chưa được thanh toán cho đại lý bán vé. Do đó, kế toán có trách nhiệm cập nhật công nợ phải trả và tiến hành đối chiếu với sổ sách phải trùng khớp để hoàn tất việc chi trả cho đối tác.

Một số lưu ý về hạn mức công nợ

Sau khi đã xem qua về khái niệm công nợ là gì, để hiểu sâu hơn nữa thì chúng ta hãy tìm hiểu thêm về hạn mức công nợ.

Vì chỉ cần sai một lỗi nhỏ thôi thì kết quả nhận về sẽ sai hoàn toàn và khó tránh khỏi những hậu quả khôn lường. Vì thế bạn hãy lưu tâm đến những vấn đề sau:

Đối với công nợ phải thu

Tùy vào các đối tượng, từng trường hợp cụ thể mà kế toán công nợ cần hạch toán nợ phải thu một cách rõ ràng và chi tiết nhất. Nên có hướng giải quyết cho hạn mức công nợ tối đa và thời hạn công nợ là 30 ngày.

Nhờ đó, tránh được tình trạng kéo dài, cố tình chiếm dụng vốn làm các khoản nợ tiếp tục khê đọng.

Khách hàng thanh toán các khoản cần đảm bảo phải có đủ những chứng từ liên quan và hợp lệ gồm: Biên bản giải quyết công nợ kèm với những bằng chứng về số nợ và biên bản đối chiếu công nợ. Đây là yếu tố quan trọng giúp việc thanh toán, bù trừ minh bạch. Nhờ đó, tránh thất thu và phát sinh giữa hai bên.

Phải xác minh các khoản nợ tồn đọng lâu ngày bằng văn bản. Sau đó mới đưa ra những giải pháp cho bài toán thu hồi nợ dựa trên tình hình thực tế.

Đối với công nợ phải trả

Đối với những khoản nợ chưa cấp hoá đơn, kế toán công nợ có nhiệm vụ phải liên tục cập nhật và thống kê vào sổ sách. Việc thống kê càng rõ ràng sẽ thuận tiện cho việc theo dõi và đối chiếu.

Việc làm này rất cần thiết để có thể tránh được những khoản nợ tồn đọng kéo dài gây khó giải quyết về sau. Từ đó, làm giảm uy tín doanh nghiệp.

Kế toán công nợ có trách nhiệm hạch toán một cách rõ ràng theo từng đối tượng, sản phẩm và dịch vụ. Nhờ đó, việc thanh toán đúng kỳ hạn hợp đồng cho các nhà cung cấp luôn được đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp.

Riêng các khoản phải trả cho nhà nước, người lao động phải thực hiện đầy đủ và đúng nghĩa vụ. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể nhận lại được những quyền lợi chính đáng về phía doanh nghiệp.

Cách tính công nợ là gì 

Quản lý tốt công nợ và đối soát tốt công nợ được thuận tiện thì là điều cơ bản mà bất cứ một nhân viên kế toán nào cũng cần phải biết. Để thực hiện được điều này, bạn phải làm bảng tính công nợ phải thu và phải trả trên file Excel.

Như thế mới có thể nhìn một cách tổng quan nhất về tình hình thu và chi trong mỗi kỳ.

Cách tạo bảng Excel về công nợ như sau:

• Bước 1: Kích chuột vào phần mềm Microsoft Excel và chọn tạo một trang tính mới.
• Bước 2: Nhập các dữ liệu liên quan lên trang tính bao gồm: STT, tên khách hàng hay nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và cuối cùng là nợ cuối kỳ.
• Bước 3: Nhập những thông tin tương ứng dựa vào hoá đơn, chứng từ vào các cột sao cho tương thích. Ở cột nợ cuối kỳ, lập hàm tính như sau: Lấy nợ đầu kỳ trừ đi tổng phát sinh trong kỳ sẽ ra kết quả nợ cuối kỳ.

Tuy nhiên, ngoài cách thực hiện trên file excel, thì hiện nay có nhiều phần mềm công nghệ quản lý công nợ chuyên dành cho doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp đơn giản hóa những thao tác trên, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra để đưa ra những kế hoạch. 

Tóm lại, với những chia sẻ rất đầy đủ và chi tiết ở trên về công nợ là gì và cách tính công nợ. Hy vọng với những chia sẻ về cách tính công nợ như trên sẽ giúp bạn dễ tìm ra phương án giải quyết tốt nhất dựa vào tình hình thực tế và cân đối cho phù hợp.