Checklist và những điều cơ bản mà bạn cần biết về checklist

Checklist có nghĩa là gì?

Checklist được biết là một cụm từ mà khá nhiều người thường thấy cũng như sử dụng trong rất nhiều ngành nghề khác nhau nhưng chưa quá nhiều người thực sự hiểu rõ về khái niệm của cụm từ này là gì. Checklist được sử dụng khá nhiều và rất phổ biến, cụm từ này còn được dùng để chỉ những danh sách công việc cụ thể cần phải thực hiện.

Checklist chính là một danh sách cụ thể, trong đó liệt kê rõ ràng những công việc cần phải được thực hiện nhằm theo dõi về những đầu việc phải làm cũng như tiến độ hoàn thành của công việc đó nhằm hướng tới những mục tiêu đã được đề ra. Checklist còn giúp việc thực hiện công việc không bị sai sót và thiếu sót, đảm bảo được kiểm soát tình hình cụ thể, công việc được thực hiện theo thứ tự từ nhỏ tới lớn.

Checklist hiện nay được sử dụng rộng rãi trong rất nhiều ngành nghề cũng như nhiều lĩnh vực khác nhau từ khách sạn tới nhà hàng tới việc sử dụng, áp dụng trong công nghệ code. Mặc dù vậy thì việc được áp dụng bởi rất nhiều những ngành nghề thì mục tiêu và mục đích của cụm từ checklist nhằm kiểm soát được tình hình, và những đầu việc không bị bỏ sót, giúp cho những người thực hiện công việc nắm rõ hơn vào tổng quát hơn về quá trình thực hiện công việc.

Checklist công việc là một trong những chức năng vô cùng quan trọng và cần thiết, được những nhà quản lý cũng như người thực hiện công việc cho rằng nó rất quan trọng vào công đoạn và quá trình làm việc hằng ngày, để có thể giám sát được những hoạt động doanh nghiệp, kiểm soát được công đoạn làm việc, nắm bao quát tổng thể toàn bộ quá trình thực hiện công việc đó.

Bên cạnh đó, ta có thể hiểu checklist là một loại công cụ được dùng trong công việc hàng ngày, giảm thiểu đi sự rắc rối bằng cách phân chia cho giới hạn thực hiện công việc của con người, giúp cho con người có thể tác động tới việc nhớ, cũng như dồn sự chú ý trong suốt quá trình làm việc, đảm bảo được tính nhất quán và đầy đủ trong việc thực hiện một nhiệm vụ.

Một ví dụ cơ bản đó là “danh sách những việc cần phải làm”, một danh sách kiểm tra nâng cao sẽ mang tới nhiều lợi ích thực tế hơn một danh sách với những nội dung lan man, trong đó đưa ra những nhiệm vụ buộc phải được thực hiện theo thời gian trong ngày hoặc những yếu tố khác. Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong danh sách kiểm tra đó là tài liệu của nhiệm vụ và kiểm toán đối với những loại tài liệu này.

Checklist thường sẽ được trình bày dưới dạng một danh sách với những ô vuông nhỏ đầu mỗi dòng nhằm phân biệt với những đầu công việc đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành.

Sự thiết yếu của checklist trong những ngành nghề, lĩnh vực

Checklist được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề đa dạng khác nhau, vì vậy không phải ngẫu nhiên mà checklist được sử dụng phổ biến và rộng rãi tới vậy mà còn bởi vì checklist mang lại rất nhiều lợi ích tốt cho người sử dụng cũng như áp dụng được linh hoạt và phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau như:

• Danh sách kiểm tra trước một chuyến bay, nhằm đảm bảo được những thứ quan trọng không bị thiếu sót.

• Checklist được dùng nhằm đảm bảo chất lượng của công nghệ phần mềm, kiểm tra và tuân thủ những quy trình, tiêu chuẩn hóa mã cũng như ngăn ngừa những lỗi cũng như công cụ khác nhau.

• Sử dụng checklist trong công nghiệp để liệt kê những thủ tục hoạt động.

• Checklist trong tố tụng dân sự để tránh sự phức tạp trong việc tìm hiểu và thực thi phán quyết.

• Checklist được sử dụng bởi nhiều nhà đầu tư, một thủ tục quan trọng trong quá trình đầu tư của họ.

• Trong nghề lặn chuyên nghiệp thì danh sách kiểm tra được sử dụng trong việc chuẩn bị những thiết bị cho chuyến lặn, đảm bảo được những thợ lặn cũng như hệ thống hỗ trợ cho sự sống đã được chuẩn bị vô cùng đầy đủ.

Mục đích của checklist

Mỗi ngày, mọi người cần phải thực hiện rất nhiều công việc, việc kiểm soát được công việc để có thể nắm rõ được tiến độ đã thực hiện và chưa hoàn thành luôn là những câu hỏi khó, rất nhiều người cảm thấy đau đầu với việc liệt kê và kiểm soát tình trạng và tiến độ thực hiện công việc, và cảm thấy luôn thiếu thời gian, công việc luôn đình trệ, dẫn tới stress qúa độ dù đáng nhẽ ra công việc đã được thực hiện được quá nửa. Checklist xuất hiện giải quyết được những vấn đề trên.

Mục đích của checklist trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng

Checklist là một cụm từ được sử dụng vô cùng phổ biến và rộng rãi trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn tuy vậy không phải tự nhiên mà checklist trong nhà hàng và khách sạn được sử dụng nhiều tới vậy mà bởi vì checklist mang lại rất nhiều sự thuận lợi, tiện ích cho người dùng nó. Tùy theo mỗi một mục đích riêng mà checklist trong khách sạn, nhà hàng gồm:

• Đối với những nhân sự làm trong những bộ phận khách sạn, nhà hàng từ front office tới backoffice thì checklist ra đời nhằm giúp cho nhân viên ghi nhớ được rõ ràng, chính xác nội dung của những đầu việc cần phải thực hiện, kiểm soát sát sao hơn thời gian, phân chia được thời gian thực hiện công việc hợp lý cho mỗi một đầu mục cũng như thứ tự phân chia công việc dễ dàng hơn trong việc hoàn thành được một khối lượng lớn công việc với thời gian thích hợp nhất. Ngoài ra, checklist của mỗi một bộ phận trong khách sạn và nhà hàng sẽ có những danh sách, đầu mục khác nhau, mỗi một checklist của mỗi một bộ phận thể hiện được sự chuyên nghiệp, đảm bảo tiến độ của công việc, dựa vào tiến độ này mà sẽ thực hiện hóa được quy trình cung cấp những dịch vụ, các bộ phận sẽ cùng phối hợp và hợp tác cùng nhau trong những giai đoạn khác nhau đảm bảo được tiến độ, duy trì tiêu chuẩn cho khách sạn, nhà hàng, mang tới cho khách hàng những dịch vụ có chất lượng tốt nhất, khách hàng sẽ được sự hài lòng từ đơn vị cung cấp dịch vụ.

• Checklist vô cùng thiết yếu với những cấp quản lý, những nhà quản lý sẽ dựa vào danh sách kiểm tra để có thể phân biệt được khối lượng của công việc cho từng đầu mục, phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi bộ phận tương ứng với mỗi công việc khác nhau, phân biệt được việc nào cần dành nhiều thời gian và sự chú ý hơn.

• Checklist là một công cụ vô cùng thiết yếu cho nhiều nhà quản lý trong quá trình làm việc, giúp cho họ phát hiện ra được những sự sai sót cũng như khắc phục được kịp thời, tìm ra phương hướng sửa chữa. Checklist còn là công cụ đánh giá được năng lực của những nhân viên một cách vô cùng khách quan về tiến độ, năng lực làm việc của nhân sự.

Vai trò của checklist trong công nghệ code

Checklist không chỉ được sử dụng chủ yếu trong lĩnh vực trên mà còn được dùng trong nhiều ngành khác nhau như việc kiểm thử những code. Đối với ngành này thì checklist được hiểu là một danh sách bao gồm những đầu mục, chức năng mà người làm ra cần có để kiểm soát được những thủ tục quy định trong quá trình làm việc theo đúng quy tắc và quy định cho doanh nghiệp đó đề ra từ đầu. Công dụng lớn nhất đó là giúp cho nhân viên kiểm thử nắm vững được tổng quan chức năng cũng như đánh giá được những mức độ thành công cũng như những lỗi phát sinh ra của code đó.

Đối với công nghệ code thì checklist tuy hướng tới việc kiểm tra công việc được thực hiện nhưng còn có mục đích đó là sử dụng hoàn toàn khác so với ngành khách sạn, nhà hàng. Một số mục đích sử dụng checklist trong việc kiểm thử được người dùng sử dụng như sau:

• Checklist là công cụ giúp cho người dùng đảm bảo đủ yêu cầu của khách hàng, đảm bảo quá trình kiểm thử được diễn ra suôn sẻ, chuẩn xác, giúp người dùng kiểm soát được những yêu cầu được thực hiện đúng mà không có lỗi gì.

• Checklist được sử dụng nhằm đảm bảo rằng phần mềm hiện đang hoạt động được kiểm tra với những mức độ bao phủ cần thiết theo đúng quy tắc, đảm bảo được rằng phần mềm được kiểm tra được rà soát lại, thực hiện với mức độ cấp thiết.

• Không những vậy, checklist còn giúp cho những người kiểm thử đỡ đi những áp lực trong việc rà soát và bỏ quên những lỗi rà soát trong quá trình thực hiện và hoàn thành công việc.

Bên trên là một số mục đích nhỏ mà checklist được sử dụng trong công tác kiểm thử các code hiện đang hoạt động trong những doanh nghiệp. Tuy mang những mục đích công việc khác nhau nhưng checklist vẫn có những vai trò trong việc kiểm soát công việc cần được thực hiện, giúp người dùng dễ dàng kiểm soát được tiến độ của công việc.

Tổng kết

Tuy vậy thì khi chúng ta quá phụ thuộc vào checklist có thể sẽ cản trở đi hiệu suất khi xử lý công việc, chúng ta cần sử dụng checklist một cách linh hoạt và phù hợp với mục đích của từng công việc. Hy vọng với bài viết trên đây đã cung cấp đầy đủ những thông tin và kiến thứ cho bạn, và trả lời cho câu hỏi checklist là gì, cũng như ứng dụng của checklist trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau.