Checklist là gì? Các lợi ích của checklist có thể bạn chưa biết

Vậy Checklist được hiểu như thế nào? 

Khái niệm của Checklist là gì? 

Checklist là cụm từ được sử dụng phổ biến hiện nay dùng để chỉ danh sách những công việc cụ thể cần thực hiện. Nó là một dạng văn bản dưới dạng một danh sách cụ thể, liệt kê các công việc cần thực hiện để theo dõi công việc cũng như tiến độ thực hiện để hướng tới mục tiêu đã được đề ra. Checklist giúp con người thực hiện công việc đầy đủ và đảm bảo không bị bỏ sót cũng như kiểm soát được tình hình thực hiện công việc từ lớn tới nhỏ.

Checklist hiện nay được sử dụng rộng rãi trong tất cả các ngành nghề, lĩnh vực từ nhà hàng khách sạn cho đến sử dụng trong ứng dụng công nghệ code. Dù được áp dụng bởi bất cứ ngành nghề nào đi chăng nữa thì Checklist cũng nhằm mục tiêu kiểm soát danh sách công việc cần thực hiện sao cho không bị bỏ sót, giúp người thực hiện nắm tổng thể quá trình thực hiện công việc. 

Công dụng của Checklist là gì?

Checklist công việc là một trong những kỹ năng cần thiết và cần được đưa vào quá trình làm việc hằng ngày để giám sát hoạt động các của doanh nghiệp, kiểm soát quá trình làm việc đồng thời nắm bao quát tổng thể cả quá trình thực hiện. 

Bên cạnh đó, Checklist cũng là một loại công cụ để làm giảm sự thất bại bằng cách phân chia cho giới hạn thực hiện công việc của con người, giúp con người có thể tác động đến việc nhớ và sự chú ý trong quá trình thực hiện công việc. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán, đầy đủ trong thực hiện một nhiệm vụ. 

Checklist thường trình bày dưới dạng danh sách cùng với các hộp kiểm nhỏ ở phía bên trái của trang. Một dấu nhỏ sẽ ký hiệu vào hoặc dấu kiểm sẽ được rút ra trong hộp sau khi các mục đã được hoàn thành. 

Ứng dụng của Checklist trong các ngành nghề công việc

Checklist ngày nay được sử dụng trong vô số ngành nghề. Không phải tự nhiên mà nó được sử dụng rộng rãi đến như vậy mà là vì Checklist mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng ở các ngành nghề khác nhau. Một số ứng dụng của Checklist trong các ngành nghề hiện nay là: 

• Kiểm tra trước chuyến bay các thiết bị hỗ trợ an toàn hàng không để đảm bảo rằng các mặt hàng quan trọng không bị bỏ qua
• Được sử dụng để kiểm tra quy trình, tiêu chuẩn hóa mã và ngăn ngừa lỗi nhằm đảm bảo chất lượng cho các công nghệ phần mềm 
• Thường được sử dụng trong các thủ tục hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp
• Trong tố tụng dân sự, Checklist để đối phó với sự phức tạp của khám phá và thực hành chuyển động 
• Được sử dụng bởi nhiều nhà đầu tư như một phần quan trọng của quá trình đầu tư của họ
• Bổ sung vào các gói, thẻ danh sách kiểm tra hoặc cung cấp thông tin về nội dung của bộ thẻ thể thao

Ngoài ra, còn vô vàn ứng dụng của checklist trong đời sống mà ta không thể kể hết. Chính nhờ khả năng giúp mọi người quản lý công việc nên checklist được sử dụng rộng rãi đến như vậy.

Lợi ích của Checklist là gì? 

Mỗi ngày chúng ta đều cần phải thực hiện vô vàn công việc nên việc kiểm soát nó khó, nhiều khi ta thường bị quên một việc gì đó hay quá chú tâm vào việc này mà không có thời gian cho việc khác dẫn đến nhiều hậu quả. Vì vậy checklist đã ra đời nhằm giải quyết vấn đề này. 

Sử dụng Checklist trong các nhà hàng, khách sạn

Checklist là được sử dụng khá rộng rãi trong ngành khách sạn, nhà hàng vì nó mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Một số mục đích của Checklist trong nhà hàng, khách sạn bao gồm: 

Đối với nhân sự làm việc trong các bộ phận front office đến backoffice thì Checklist có mục đích giúp nhân viên ghi nhớ nội dung công việc cần thực hiện, phân chia thời gian thực hiện công việc sao cho hợp lý và kiểm soát sát sao thời gian. Hơn nữa, Checklist của mỗi bộ phận trong nhà hàng sẽ có danh sách khác nhau và mỗi Checklist sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, đảm bảo được tiến độ công việc, dựa vào tiến độ này sẽ thực hiện hóa quy trình cung cấp dịch vụ, các bộ phận sẽ phối hợp các giai đoạn với nhau dễ dàng hơn.

Checklist cũng vô cùng quan trọng với các cấp quản lý vì họ sẽ dựa vào Checklist để phân biệt được khối lượng công việc trong từng mục, phân bố thời gian hợp lý cho từng bộ phận khác nhau và dựa vào Checklist mà những nhà quản lý sẽ hợp lý hóa quy trình giao việc cho từng bộ phận, phân biệt công việc nào cần dành thời gian, công việc nào cần tập trung thực hiện để định hướng nhân sự của mình. 

Mục đích sử dụng của Checklist trong khối nhà hàng, khách sạn vô cùng đa dạng cũng như mang lại nhiều lợi ích, vì vậy đây được coi là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình làm việc của các nhân viên trong nhà hàng. 

Sử dụng Checklist trong công nghệ code

Không chỉ được sử dụng ở nhà hàng, khách sạn, Checklist còn được sử dụng ở vô số ngành điển hình là trong việc kiểm thử các code. Với ngành này thì Checklist sẽ là một danh sách các đầu mục mà người làm cần kiểm tra theo thủ tục quy định. Tác dụng lớn nhất của Checklist trong trường hợp này là giúp cho các nhân viên kiểm tra nắm được tổng thể chức năng và đánh giá được các mức độ thành công hay lỗi của đoạn code đó. 

Một số mục đích sử dụng của Checklist trong việc kiểm thử đang được người dùng thực hiện như: 

• Checklist là công cụ giúp đảm bảo các yêu cầu của client được đảm bảo trong quy trình kiểm thử đồng thời giúp người dùng kiểm soát được yêu cầu được đảm bảo thực hiện mà không xảy ra lỗi. 
• Checklist giúp đảm bảo rằng phần mềm đang hoạt động được kiểm tra với mức độ cần thiết theo quy định, đảm bảo rằng phần mềm được rà soát thực hiện với mật độ cần thiết. 
• Checklist sẽ giúp các tester đỡ phần nào áp lực trong việc rà soát và quên lỗi rà soát trong quá trình thực hiện công việc. 

Đây là một số lợi ích nhỏ của Checklist được sử dụng trong việc kiểm thử các code đang hoạt động hiện nay. Trong lĩnh vực này, Checklist vẫn có vai trò chính trong việc kiểm soát công việc thực hiện và giúp người dùng dễ dàng rà soát, kiểm soát tiến độ, tiến độ thực hiện công việc.

Ưu, nhược điểm của Checklist mà bạn nên biết 

Từ những ứng dụng cũng như mục đích sử dụng checklist trong các ngành nghề điển hình, ta thấy ưu điểm vượt trội của checklist là hỗ trợ công việc của người dùng. Checklist là công cụ giúp đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và mang tính chuyên nghiệp cho các quá trình hoạt động của doanh nghiệp. 

Việc xây dựng checklist sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp kiểm soát và sử dụng nhân lực hiệu quả. Mỗi nhà quản lý nên xây dựng một bản checklist dựa trên cơ sở công việc, quy mô làm việc để đưa ra danh sách thực hiện sát nhất. 

Tuy nhiên, Checklist cũng có những mặt hạn chế mà chúng ta không thể không lưu ý là sự phụ thuộc quá mức vào công cụ này có thể cản trở hiệu suất khi xử lý tình huống quan trọng về thời gian. Vậy nên bạn cần biết áp dụng sử dụng nó một cách hợp lý. 

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ kiến thức xoay quanh câu hỏi Checklist là gì và những lợi ích mà nó mang lại. Việc sử dụng Checklist có ý nghĩa quan trọng giúp bạn kiểm soát được công việc và quản lý thời gian hiệu quả. Chúc bạn sẽ lập được danh mục Checklist để quản lý tốt công việc của mình.