Văn thư là gì? Nhiệm vụ của nhân viên văn thư
BÀI LIÊN QUAN
Thủ thư là gì? Những công việc thường ngày của một thủ thưCác ngành văn phòng hiện nay thu hút giới trẻGiải đáp “Nhân viên văn phòng học ngành gì?”Văn thư là gì?
Văn thư là các công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, gửi và tiếp nhận văn bản, quản lý dữ liệu, sổ sách, con dấu của cơ quan, đơn vị, tổ chức đó.
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, bộ phận văn thư hành chính phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ. Đồng thời thực hiện một trong số những nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác hành chính tại đơn vị.
Tại các doanh nghiệp thì nhân viên văn thư sẽ làm những công việc trong phạm vị quyền hạn và trách nhiệm của mình tùy theo đặc trưng, mô hình tổ chức hoạt động của từng doanh nghiệp. Đây chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tùy theo sự phân công công việc trực tiếp từ cấp trên.
Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn thì thường sẽ không có bộ phận văn thư riêng biệt, mà do bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác hành chính.
Nhiệm vụ của một văn thư là gì?
Soạn thảo, ban hành văn bản
Bạn cần phải nắm rõ yêu cầu hình thức, thể thức từng loại văn bản, soạn thảo dự thảo, trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt và ban hành. Công tác soạn thảo văn bản cần đáp ứng tính cấp thiết của tình huống, đảm bảo tính chính xác về nội dung cũng như hình thức của văn bản.
Quản lý các tài liệu và văn bản khác
Trong quá trình hoạt động, cơ quan, tổ chức sẽ cần ban hành, trao đổi công việc bằng văn bản. Đây là cơ sở để thực hiện hoạt động truy xuất dữ liệu sau này khi cần thiết. Văn bản đến và đi phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao ngay trong ngày chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Các văn bản có mức độ khẩn thì cần được ưu tiên đăng ký, phát hành và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Mọi văn bản đều được cập nhật trạng thái gửi, ký nhận, xử lý kịp thời theo tiến độ hực tiễn.
Lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Nhân viên văn thư cần tiến hành lập, quản lý hồ sơ theo danh mục do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành. Quy trình gồm mở hồ sơ-> Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ -> kết thúc hồ sơ.
Người có trách nhiệm cần đảm bảo hồ sơ được cập nhật đầy đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, tránh bị thất lạc.
Sau khi cập nhật đủ, người lập phải rà soát lại, loại bỏ các văn bản nháp, văn bản trùng lặp, xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ. Đồng thời điều chỉnh lại các thông tin liên quan đến tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp trước khi kết thúc hồ sơ.
Quản lý và sử dụng con dấu
Người làm công tác văn thư có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Con dấu phải được bảo quản an toàn và chỉ được phép chuyển giao cho người khác khi có sự chấp thuận của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Khi ban hành văn bản, văn thư cần đáp ứng các tiêu chuẩn về sử dụng con dấu như phải sử dụng dấu mực đỏ, chỉ được đóng dấu, ký số lên văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. Khi đóng dấu lên văn bản cần đảm bảo dấu đóng chìm lên 1/3 chữ ký của người ban hành.
Những văn bản có phụ lục, tài liệu đính kèm, con dấu được đóng trên văn bản chính và đóng dấu trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
Những kỹ năng, tốt chất cần có đối với văn thư là gì?
Qua khái niệm “văn thư là gì?” đã nêu ở mục trên, chắc hẳn bạn đã hình dung được công việc của một văn thư. Để có thể làm tốt với vai trò là một nhân viên văn thư, bạn cần đáp ứng các tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn như sau:
Về đạo đức
- Có bản lĩnh chính trị vững vàng, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp Việt Nam, bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của nhân viên văn thư, tuân thủ quy định của pháp luật, sự phân công của cơ quan quản lý
- Trung thực trong công việc, tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao, không ngừng nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn.
Về trình độ chuyên môn
Muốn hoạt động trong lĩnh vực văn thư, bạn cần được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành này, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công. Ngoài ra, bạn cần có khả năng nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ trong quá trình làm việc.
Đồng thời tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc. Tư duy logic, biết phán đoán các tình huống trong công việc một cách nhanh chóng.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn của mình, biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc hợp lý.
Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng là những yếu tố không thể thiếu khi làm công việc văn thư. Bạn cần biết cách ghi chép nhanh, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm, sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel,... Đặc biệt cần có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người, phong thái, giọng nói tự tin và thuyết phục.
