Các ngành văn phòng hiện nay thu hút giới trẻ

Nhân viên văn phòng là gì? 

Nhân viên văn phòng sẽ làm các công việc cụ thể như các vị trí đón tiếp khách, hoàn thiện thủ tục giấy tờ hay lưu trữ thông tin, tư vấn pháp lý… 

Thuật ngữ “nhân viên văn phòng” trong tiếng Anh được gọi là “office staff“. Hiện nay, trong tất cả các lĩnh vực doanh nghiệp hay cơ quan Nhà nước đều không thể thiếu bộ phận này. Nhiều người vẫn gọi vui đây là các ”bảo mẫu” của công ty. Bởi họ chuyên trách các công việc cơ bản nhưng thiết yếu để vận hành tổ chức.

Các công việc nhân viên văn phòng hiện nay

Một số công việc làm ngành văn phòng phổ biến hiện nay được nhiều người quan tâm. Những việc được đề cập sau đây có thể là công việc bạn đã từng làm hoặc ứng tuyển. Bạn sẽ thấy những vị trí công việc văn phòng đều rất quan trọng đối với công ty. Nếu thiếu, công ty có thể sẽ không hoạt động trơn tru và hiệu quả được nữa. 

Lễ tân

Nhân viên lễ tân là bộ mặt của công ty và là người phụ trách quầy lễ tân. Họ có trách nhiệm đón tiếp khi khách đến và rời khỏi công ty. Bên cạnh đó còn hỗ trợ, giải quyết các khiếu nại, thắc mắc cho khách hoặc nhân viên công ty. Ngoài ra là quản lý thông tin và dữ liệu liên quan đến khách hàng (thời gian check in-check out hay thông tin cá nhân,…) 

Không chỉ có khách sạn mới có lễ tân, ngay cả các công ty, tổ chức lớn đều có sảnh đặt bàn lễ tân ở ngay cửa vào. Mục đích giúp hỗ trợ cho nhân viên và khách hàng nhanh chóng khi cần. 

Hành chính

Nhân viên hành chính thực hiện các công việc với mục tiêu kinh doanh chung như đón tiếp khách, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,… và theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác… Một số đầu việc lớn có thể tóm lược lại đó là: 

+ Quản lý hồ sơ giấy tờ

+ Soạn thảo quy chế làm việc, làm bảng lương thưởng hàng tháng

+ Đón tiếp khách khi cần thiết

+ Quản lý tài sản và thiết bị chung cho công ty 

+ Lưu trữ hồ sơ nhân sự

+ Các công tác hậu cần khác

Kế toán 

Kế toán là người ghi lại các giao dịch tài chính và tính toán số liệu kinh doanh liên quan đến hoạt động của một doanh nghiệp. Đây là công việc nhân viên văn phòng “hot” với mức lương hấp dẫn. Các chuyên ngành chính của kế toán hiện nay có thể kể đến là kế toán kiểm toán, kế toán ngân hàng, kế toán tài chính. 

Cùng là nhân viên văn phòng nhưng kế toán viên sẽ chuyên môn hoá hơn so với 2 công việc nêu trên. Các nhân viên kế toán sẽ chuyên trách về sự hình thành, biến động của tài chính trong công ty. Từ đó phản ánh ở 2 mặt đó là tài sản và nguồn vốn. Quy trình kế toán bao gồm tóm tắt, phân tích và báo cáo các giao dịch tài chính cho các cơ quan giám sát và cơ quan quản lý, tổ chức thu thuế. 

Trợ lý kinh doanh 

Trợ lý kinh doanh còn gọi là Sale Admin hay Sales Assistant (SA). Đây là vị trí công việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. SA là bộ phận chính, cùng với đó là phối hợp với những bộ phận liên quan để nâng cao doanh thu cho công ty. 

Trợ lý kinh doanh là việc làm văn phòng nhưng năng động và đòi hỏi nhiều kỹ năng chứ không hề nhàn hạ như mọi người nghĩ. Ngoài những kiến thức về kinh doanh, kinh tế, người làm SA cần phải thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp tốt cũng như tinh thần teamwork cao… 

Đó chỉ mới nêu qua một số công việc văn phòng, bạn đã thấy được sự đa dạng của nhân viên văn phòng. Đấy là các vị trí đảm nhận nhiều công việc khác nhau, từ quản lý tổng quát đến chuyên môn, từ các công việc bàn giấy đến teamwork năng động đều có.

Muốn làm các ngành văn phòng cần học gì? 

Học gì để làm nhân viên văn phòng đang là thắc mắc của nhiều người. Bởi công việc văn phòng rất đa dạng, có nhiều ngành học liên quan đều có thể đảm trách. Dưới đây là một số ngành học phổ biến để bạn tham khảo. 

Quản trị văn phòng

Theo bảng xếp hạng của tổ chức U.S. News Rankings (Mỹ), Quản trị văn phòng đứng trong top 100 vị trí tốt nhất. Quản trị văn phòng là một ngành học liên quan đến thực hiện giám sát, đánh giá. Họ đảm bảo rằng quá trình làm việc của văn phòng tổ chức luôn đạt hiệu quả. 

Ngành học này đào tạo các kiến thức cơ bản về nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, quản trị văn thư, hành chính văn phòng tại các đơn vị, cơ quan và doanh nghiệp…

Quản trị nhân lực

Quản trị nhân sự là chuyên ngành trau dồi kiến ​​thức, kỹ năng cơ bản về quản lý nhân sự thông qua thực hành. Vì con người là nòng cốt trong việc hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Chuyên ngành quản lý nhân sự còn giúp cho sinh viên có thêm kỹ năng quản lý điều hành và quản trị, đồng thời biết cách đánh giá, đào tạo nhân sự.

Cùng với các kiến thức chuyên môn vững chắc, hiện đại, người học còn có khả năng thích ứng với môi trường kinh doanh quốc tế, trong điều kiện làm việc áp lực cao, năng động, sáng tạo, quan hệ giao tiếp tốt và có khả năng tự lập.

Kế toán 

Như đã nói phía trên, kế toán là vị trí công việc cần có chuyên môn. Ngành học cung cấp nhân lực cho vị trí này đó chính là Kế toán- kiểm toán. Nếu theo học hệ đại học, thời gian đào tạo sẽ là 04 năm và sẽ ít hơn nếu bạn học hệ cao đẳng. Trong thời gian đó, để trở thành nhân viên kế toán, bạn sẽ được học những kiến thức từ cơ bản đến chuyên sâu. Ví dụ như các kiến thức về thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, hiệu quả của hoạt động kinh doanh thông qua các nghiệp vụ kế toán như: tính toán chi phí, lập dự toán, phân bổ ngân sách và quản lý doanh thu theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp…

Ngoài các kiến ​​thức cơ bản, nói chung, sinh viên kế toán còn sở hữu các kỹ năng khác, chẳng hạn kỹ năng giao tiếp và kỹ năng lập kế hoạch.

Quản trị kinh doanh 

Vị trí quản trị kinh doanh thường được ví von như các tổng quản của doanh nghiệp. Bởi họ có khả năng bao quát tốt và vốn kiến thức rộng. Nhờ chương trình đào tạo, ngoài kiến thức quản trị cơ bản còn trang bị cho sinh viên kiến thức chuyên sâu về điều hành, quản trị marketing, quản trị nhân sự và quản trị tài chính…

Do đó, lợi thế nổi bật của sinh viên quản trị kinh doanh khi ra trường là có thể linh hoạt đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau. Từ quản trị nhân sự, quản lý tài chính và logistics… đến chăm sóc khách hàng, truyền thông hay marketing… và tất nhiên, bạn cũng có thể tự khởi nghiệp!

Cơ hội việc làm với các ngành văn phòng

Nghề nghiệp ngày càng đa dạng thì cơ hội việc làm văn phòng cũng đa dạng không kém. Trong định hướng phát triển của nền kinh tế tri thức thì việc làm văn phòng cũng trở nên hot hơn bao giờ hết. Bởi lẽ, các doanh nghiệp đã và đang mọc lên ngày càng nhiều với các hình thức kinh doanh ngày càng đa dạng.

Điều này kéo theo việc tuyển dụng nhân sự cho các ngành văn phòng cũng vì thế mà đa dạng không kém. Những nhân viên ngành văn phòng có cơ hội việc làm và cũng như doanh nghiệp, các công ty trách nhiệm hữu hạn, xí nghiệp có cơ hội chọn lựa và tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cho mình. 

Tuy nhiên, cạnh tranh công việc ngày càng gay gắt, nhất là khi việc làm văn phòng ngày càng có nhiều người muốn gắn bó. Bởi vậy để tận dụng các cơ hội việc làm cho mình bạn không chỉ cần chuẩn bị kiến thức, kinh nghiệm và năng lực bản thân mà còn cần phải chuẩn bị những kỹ năng mềm đặc biệt là CV xin việc theo ngành nghề để chinh phục nhà tuyển dụng. 

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về ngành văn phòng hiện nay, hy vọng đã đem tới những thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.