Cách gửi mail ứng tuyển chuyên nghiệp thu hút nhà tuyển dụng

Gửi mail CV là gì?

Gửi CV ứng tuyển qua mail là hình thức thay thế cho cách làm truyền thống như ứng viên phải đến tận công ty nộp CV hay gửi thư tay như trước. Đây được coi là một phương pháp hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí của cả phía tuyển dụng cũng như ứng viên. Hiện nay, hình thức nộp CV qua mail đã được hầu hết các doanh nghiệp, công ty áp dụng.

Vậy nên, dù muốn hay không người ứng tuyển trước khi đến công ty để phỏng vấn trực tiếp cần gửi mail CV cho đơn vị tuyển dụng. Do đó, các bạn ứng viên cần biết cách gửi mail CV ứng tuyến  sao cho phía nhà tuyển dụng không bỏ qua hồ sơ của bạn.

Khi gửi mail CV ứng tuyển cần những gì?

Cũng giống như viết CV xin việc, gửi mail xin việc cũng cần trình bày ấn tượng và chuyên nghiệp. Trước hết,  bạn cần phải có một bản CV hoàn chỉnh với đầy đủ những nội dung cần thiết. Tiếp đó bạn cần phải có mình một địa chỉ email riêng dùng để gửi CV cho nhà tuyển dụng. Bạn nhất định phải tìm hiểu thật chính xác địa chỉ email chính thức nhận hồ sơ ứng viên của doanh nghiệp ứng tuyển để tránh gửi nhầm nhé!

Nếu thiếu bất kì bước thực hiện nào trong trình tự gửi mail thì chắc chắn thư của bạn sẽ bị bỏ qua hoặc bị loại ngay từ vòng hồ sơ.

Hướng dẫn cách gửi mail ứng tuyển

Trình tự đầu tiên của quá trình gửi mail ứng tuyển đó là bạn cần phải tạo CV xin việc hoàn chỉnh. Hãy tạo một bản CV xin việc hay, ấn tượng của riêng bạn đã nhé!

Lựa chọn mẫu CV xin việc qua email

Nếu bạn là sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc viết CV xin việc thì bạn có thể lên internet để chọn các mẫu CV có sẵn. Có rất nhiều mẫu CV xin việc dành cho các đối tượng ứng viên và các công việc khác nhau. Hãy lựa chọn một bản mà bạn ưng ý và hợp lý nhất để sử dụng.

Khi đã chọn được mẫu CV ưng ý nhất, bạn hãy bắt tay vào công đoạn tạo CV trực tuyến. Trên các website tìm việc hiện nay đều có sẵn mục tạo CV online bạn có thể chọn sử dụng để tiết kiệm thời gian. Sau đó tạo CV theo trình tự thông thường để có một bản CV hoàn chỉnh trước khi tiến hành gửi cho nhà tuyển dụng.

Cách gửi mail CV ứng tuyển chuẩn

Cách gửi CV ứng tuyển qua email trên điện thoại thông minh hay trên máy tính đều tương tự như nhau, phải đảm bảo được các tiêu chí về nội dung:

Tên email

Tên email là tiêu chí đánh giá đầu tiên mà bạn cần phải lưu ý trước khi bắt tay vào viết mail xin việc. Bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình khi chọn tên email, đừng sử dụng những email kiểu girlcute2525@gmail.com hay tuandeptrai55@yahoo.com… mà hãy sử dụng các email có bao hàm họ tên của bạn, ngoài ra bạn có thể thêm các phần mở rộng khiến bạn tự hào như lĩnh vực chuyên môn, trường đại học hay quê quán…

Tiêu đề mail xin việc

Đối với tiêu đề mail trong hồ sơ xin việc, bạn cần phải lưu ý 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng yêu cầu bạn phải ghi tiêu đề mail theo form có sẵn

Thông thường trong bản mô tả công việc, các nhà tuyển dụng sẽ hướng dẫn cụ thể ứng viên gửi mail đến địa chỉ “xxxx@gmail.com” với tiêu đề “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Công ty” hoặc “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển  – Ngày tháng ứng tuyển” hoặc một tiêu đề khác. Việc của bạn đó là làm đúng theo hướng dẫn thay vì tự sáng tạo tiêu đề cho riêng mình. Tham khảo ngay cách dùng gmail đăng nhập trên máy tính và điện thoại ngay tại đây nhé.

Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không yêu cầu về tiêu đề mẫu email xin việc

Trong trường hợp này, bạn nên tham khảo một vài yêu cầu của những công ty khác. Về cơ bản thì tiêu đề mail xin việc thường đặt giống như trong tình huống 1.

Nội dung của email ứng tuyển

Về mặt nội dung của mail bạn sẽ phải cho nhà tuyển dụng thấy được bạn là ai, tham gia ứng tuyển với vị trí, vai trò nào và có năng lực phù hợp với vị trí đó ra sao, bản thân sẽ thể hiện điều gì để đảm nhận tốt vai trò đó!

Hãy mở đầu bằng “Kính gửi”

Bạn đang gửi email cho một tổ chức, một nhà tuyển dụng có thể lớn tuổi hơn bạn, bạn hãy dùng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng với họ. Trong nhiều trường hợp các nhà tuyển dụng dễ tính và bạn có thể dùng “Dear” thay vì “Kính gửi”.

Nếu người nhận là cá nhân cụ thể thì viết: Kính gửi Anh/chị – phòng ban

VD: Kính gửi chị Nguyễn Thị X – Bộ phận nhân sự

Nhưng nếu không có đối tượng nhận cụ thể thì hãy viết: Kính gửi Bộ phận – tên Công ty

VD: Kính gửi Phòng Tuyển dụng nhân sự – Công ty A

Cách viết nội dung email ứng tuyển

Trong nội dung email ứng tuyển, bạn có thể tham khảo cấu trúc sau đây:

Câu 1: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, trường học, chuyên ngành…

Câu 2: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải ở đâu (nơi bạn biết đến tuyển dụng).

Câu 3: Tóm tắt ngắn gọn một kỹ năng hay kinh nghiệm mà bạn cho là phù hợp nhất với công việc ứng tuyển.

Câu cuối: Bạn đính kèm CV và Cover Letter.

Gửi lời cảm ơn để kết thúc mail.

Định dạng file khi gửi

Các file đính kèm cần thiết trong email là CV xin việc, đơn xin việc… Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng để bạn chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Hãy chú ý định dạng file PDF tránh việc để file dạng Word khi truyền tải qua PC khác có thể dẫn đến tình trạng lỗi font chữ khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Chữ ký

Với một chữ ký chuẩn sẽ cần có các thông tin cá nhân của bạn như: Họ tên, số điện thoại di động, còn một vài thông tin khác cũng có thể bổ sung như skype hay website cá nhân,… Những thông tin này sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu cũng như lưu trữ thêm các thông tin về ứng viên.

Những lưu ý khi viết email xin việc

Hãy lưu ý một số vấn đề sau trong cách gửi mail ứng tuyển kèm CV để bạn luôn là ứng viên cẩn thận và chỉnh chu nhất trong mắt nhà tuyển dụng nhé!

• Bạn cần đặt tên file rõ ràng cho CV trước khi gửi mail để nhà tuyển dụng dễ lưu trữ hơn theo quy tắc: “CV – tên ứng viên – vị trí ứng tuyển”.
• Đính kèm các hồ sơ liên quan trong email gửi CV ứng tuyển cho nhà tuyển dụng
• Gắn dấu thư quan trọng để mail của bạn không bị gửi vào mục Spam
• Hãy sử dụng email có tên thật sự nghiêm túc để gửi CV ứng tuyển
• Biết cách tạo tiêu đề email sao cho thu hút, ấn tượng nhất nhưng cũng phải đảm bảo theo nguyên tắc nếu nhà tuyển dụng yêu cầu.
• Phần nội dung thư không được trùng lặp 100% so với bản CV của bạn
• Bạn nên trình bày ngắn gọn trong phần nội dung thư
• Tuyệt đối bạn không được quên lời chào hỏi với nhà tuyển dụng và lời cảm ơn khi kết thư.
• Ghi lại địa chỉ và cách thức liên hệ ở phần cuối thư.
• Trình bày thư khoa học và thận trọng với tất cả các lỗi chính tả.

Thư xin việc sẽ là điểm nhấn cho phần kỹ năng cũng như là kinh nghiệm của bạn, tạo cơ hội để bạn được nhà tuyển dụng chú ý. Trong thư xin việc của mình bạn có thể tạo sự khác biệt với các ứng viên khác vì thế hãy thật nghiêm túc thể hiện cá tính của mình nhé. 

Chắc hẳn bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm các kiến thức bổ ích liên quan tới cách gửi mail ứng tuyển và xin việc. Bằng những nỗ lực và cố gắng của bạn, hy vọng rằng “Cách gửi mail xin việc cho thật chuyên nghiệp” không còn là trở ngại quá lớn trên hành trình tiến tới công việc mơ ước của bạn.